论大数据在行政单位档案管理中的运用

高军英

摘要：为了适应大数据时代的需要，更好地履行国家行政管理职能，行政单位应在档案管理工作中充分认识大数据的含义及重要性，结合实际需求积极探索在日常工作中运用大数据的有效途径，以促进自身档案管理方法及技术的创新，确保最大限度发挥档案的价值。

关键词：行政单位;档案管理;大数据

随着互联网和大数据技术的高速发展，现代档案资料不断趋于电子化及数字化发展，通过数字形式存储的电子档案更便于利用。然而随着电子档案数量的快速增多，行政单位的档案资料呈现出大数据的特征，档案工作体系不完善、档案信息的挖掘程度及利用率偏低、档案数据面临安全隐患等问题越来越突出，严重制约单位档案管理的改进和优化，急需加强对大数据的运用。

一、大数据简述

大数据又被称作海量数据、海量数据，主要是指在特殊时间依托常规软件进行信息的收集、整理，为单位的运作奠定坚实基础[1]。大数据的特点主要包括：海量性，数据信息存储量极大，通过互联网实现信息采集，进而形成数据之海;多样性，无论是信息的格式还是内容都是多种多样的，经常以图片、音频、视频等形式出现;快速性，即数据信息的生成和处理都很快;真实性，因为真实的信息关联到决策支持，保证数据信息的真实性和高质量。在大数据环境里，行政单位的档案管理业务范畴有进一步的扩展，行政单位内部的各个业务中心和部门的人员均会涉及档案管理工作，随着大量工作数据和信息被保存，需要正式建立大数据管理思想，满足档案发展要求。

二、大数据运用于行政单位档案管理的重要性

从大数据在各行各业的广泛应用及发展来看，将其运用于行政单位档案管理也具有至关重要的作用。一方面，有助于行政单位坚守为民服务的宗旨。党的十九大明确指出政府要积极转变职能，不断简政放权，提升自身的执行力、公信力，打造为民服务、令人民满意的政府。而档案部门是行政单位的重要服务窗口，更应时刻牢记为民服务的宗旨，多角度、全方位思考提高档案管理技术水平的方法，大数据就是其重要选择之一[2]。另一方面，有助于行政单位稳定持续发展。大数据是数据的集合，随着行政单位的档案信息来源越来越多、传播速度不断加快，单位档案人员凭借大数据的优势特点能够实现对档案信息价值的深度挖掘，在提高档案工作效率的同时体现档案信息的利用价值，奠定单位制定科学决策的基础，从而满足单位发展需要。

三、在行政单位档案管理中运用大数据的途径

（一）加强制度建设，完善档案工作体系

一套完整的档案工作体系是行政单位运用大数据管理档案资源的基础所在，有利于明确分工，实现集中管理、责任到人。这就需要单位档案人员完善并遵守档案管理制度，使档案管理有章可循。

首先，要基于大数据保证档案管理工作的连续性，依次将信息录入计算机系统，减少工作量。其次，整合工作内容，通过重新制定制度，利用大数据技术去繁就简，借助大数据的优势力量开展关键工作[3]。因为在传统档案管理模式中，档案人员收集文件材料时不得不反复斟酌，对其内在联系加以分析，再层层分类和组卷，之后重新排列、编号、装订、装盒、存储。到了大数据时代，档案管理范围不断扩大，面临的技术要求日益提高，基于大数据技术改进工作方法势在必行。例如引入整合法，整合原本单位各个运作环节中分散的、分别由各部门完成的档案数字化建设内容，专门组建档案数字化工作小组，统一部署大数据的运用，提供档案智慧服务。或者引入简化法，帮助简化繁琐的文件材料整理工作，在档案数字化建设中投入更多力量，提供便捷档案服务。即运用大数据促成单位文件材料、档案资源在“云”中的存储、管理，实现智慧服务。再次，细化工作流程。如今行政单位的档案数量庞大，只依赖传统方式和人工力量难以完成任务，应再造档案业务流程，详细制定档案工作制度及规范，明确归档的部门和档案人员收集文件、整理文件的任务，让更多人参与档案工作;化整为零，帮助档案人员减轻工作压力;加强前端控制，在形成档案的部门及平台融入归档职能设计，依托网络信息平台的用户端、移动终端等推送单位档案资源，确保高效采集档案数据和信息。

（二）挖掘档案信息，满足档案使用需求

行政单位不是专业的互联网企业，在运用大数据进行档案管理的数字化和信息化建设时难免遇到问题，应结合实际记录档案信息的情况，定期调整，建立档案利用规则，确保在短时间里录入档案、分类管理档案、查询和使用档案等，实现对档案资料的充分开发，预防浪费。例如在单位档案使用模块加入关键词搜索功能，如果使用者需要精确定位某个档案，只需输入关键词就能快速查询。如果继续使用传统查询方式必然费时费力。又如数字化档案信息不仅有文字，还有图片、音频和视频等，档案内容丰富，记录大量数据和信息，满足使用者的多元化需求。

另外，在行政单位的档案管理中要创新技术，不断完善档案信息检索工具。从当前行政单位的档案管理情况来看，档案检索系统依旧面临检索范围狭窄、检索资源匮乏的问题，急需性能好、效率高的检索工具。所以要提供多样化检索工具，让使用者能基于不同目录检索所需档案;尽快建立本单位档案数据库，快速上传档案的二次信息、三次信息、全文信息，摆脱检索资源匮乏的局面;為使用者提供恰当的档案查询结果处理方式，因为档案使用者不同，其信息需求也不同，检索方法、检索习惯存在差异性，选择检索结果的原则自然也有区别，要根据使用者的需求挖掘档案资源，考虑其查询习惯，使其高效获取所需档案。

（三）促进信息共享，提高档案利用效率

在档案信息的使用中，除了挖掘资源、提高检索速度，促进信息共享也非常关键。通过使用行政单位的档案管理信息系统，同级档案部门及职能部门之间能共享档案数据信息，首先共享的应当是单位的基本运作信息，由相关职能部门按照自身履行工作职能生成的信息和档案管理部门基于数字档案生成的档案信息进行共享，发现单位某个职能部门信息不准确的问题，为顺利开展档案管理工作奠定基础。在职能部门需要查阅本部门的档案资料时，只需通过系统提出申请，由档案管理者确认之后就能查阅所需信息[4]。在上下级组织和相关单位、职能部门安装档案管理信息系统、设备之后，形成单位档案管理服务器，进而构建局域网络，如果遇到紧急情况要立即查询档案，使用者只需在部门系统终端提出申请，等相关部门的系统管理者根据权限通过审核，就能实现对所需数字档案的在线查阅。通过利用大数据技术共享档案信息，接收档案信息的职能部门和档案部门把对应信息存入数据库，预防对档案的重复审核，节省资源。

（四）强化安全管理，优化单位档案工作

行政单位的信息量很大，在运用大数据开展档案管理工作时应保护好档案信息的安全，预防泄露重要信息。这就需要档案人员在数字档案管理中要加强备份管理的落实，确保在丢失档案信息时能及时补救。同时要强化网络安全防护，预防病毒、黑客等入侵档案管理信息系统和档案数据库。例如行政单位要建立自身防御系統，由管理者定期检查，预防档案数据和信息在输出时被破坏，实现全网保护。档案人员也要努力提高大数据技术运用能力，提高系统安全等级，防止泄露档案信息[5]。例如运用数字证书、数字签名、指纹识别等保密技术保护档案信息安全，并且只要接触和使用档案管理信息系统、档案数据库的人都要加强约束，任何无关人员未经允许都不得出入中心机房，也不能接触档案系统终端设备。当经过许可能够查阅档案数据和信息时，应安排档案人员进行现场监督，预防有人通过截图或拍照的方式造成档案数据信息的泄露;如果查档人员对数字档案进行查阅，不能截图、拍照，只能手写记录，避免有人在网上恶意散播单位的档案数据信息，或向无关人员透露;还有行政单位各职能部门的人员、档案管理人员等，在利用档案数据库查询档案信息时务必要严格遵守规定，禁止随意更改档案数据，提升大数据档案管理的安全性。

综上所述，档案管理是一项专业的、系统性的工作，大数据在当今时代成为档案管理的重要部分，彻底改变档案管理方式，作为行政单位的档案工作者务必要顺应时代发展趋势，尽早树立档案管理现代化理念和大数据思维，坚持从制度建设、信息的挖掘与共享、安全管理等方面加强对大数据的运用，以不断提升单位档案管理规范化、科学化水平，进而提高档案管理服务效能，为行政单位做好行政管理工作提供可靠的支撑。

参考文献：

[1]滕玉波.行政事业单位档案管理的创新路径研究[J].兰台内外，2019（35）：28-29.

[2]杨永久.大数据时代档案管理模式变化研究[J].中国管理信息化，2018（01）：120-121.

[3]杨庆华.新形势下行政事业单位档案管理方式初探[J].办公室业务，2019（22）：127-128.

[4]顾凤来.浅谈大数据背景下的电子信息档案管理[J].信息记录材料，2018（05）：128-129.

[5]许兰香.浅谈大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].传播力研究，2019（08）：227.