企业档案信息开发利用工作的完善与优化

王巍

我国企业档案的开放利用工作虽然取得了不小的进展，但与信息社会的要求及社会、企业各方面的实际需要相比还有很大的差距，还需要进一步努力，重点应从以下几方面加以改进。

一、解放思想，更新观念，提高企業档案开发利用工作的主动性

1.破除开放档案信息危险论。过去很长的一段时间里，档案工作过分地强调为政治服务，档案信息的机密性被不适当地扩大和夸张，进而导致档案工作被神秘化。受这些思想的影响，至今仍有一些人、一些观点对档案信息的开发利用顾虑重重，担心开发档案信息会给自己惹出事端，缺乏开发利用档案信息的主动性。这种思想严重地阻碍了档案信息的开发利用，应当加以抛弃。我们应当看到，开发利用档案信息资源，不光是企业实践的需要，更是档案工作的根本目的，是档案工作者的职责所在。档案部门开发档案信息资源，是根据不同内容、区别不同的利用对象、以不同的方式进行的，只要认真执行政策，注意掌握好政策界限，开发档案信息就不会产生失密失控的危险。

2.克服重藏轻用的思想，树立藏用并重的态度。有的企业档案部门和档案人员在思想上存在着重藏轻用的倾向，主张档案部门只要保证档案的安全就行了，利用与否关系不大。表现在工作中重基础管理轻信息开发，将绝大部分时间和精力花在基础业务工作上。这种认识和做法是很片面的，其根源在于对档案部门功能和作用的片面认识，没有达到“确保档案的安全保存，便于社会各方的利用”这一档案工作根本目的和任务的完整统一性，不利于档案部门职责的发挥。

3.破除“档案信息无用论”。“档案信息无用论”也是企业档案开发利用工作中一个重大思想障碍。有的档案人员虽然长年从事档案工作，但却长期对档案的作用、价值认识不足，认为档案工作只是看门守摊，认识不到档案是一种信息资源，能够产生巨大的社会效益和经济效益。有了这种消极片面的认识，就不可能积极、主动、自觉地去开发档案信息资源。为此，必须坚决破除“档案信息无用论”，要通过档案信息开发利用产生重大效益的实例，大力宣传和牢固树立档案是一种信息资源、是一种巨大财富的思想，增强开发档案信息资源的自觉性和主动性。

二、优化企业档案信息开发利用的社会环境

档案开发利用是一种社会现象，它既有其自身的规律，又深受社会环境的影响和制约。影响企业档案信息开发利用的社会环境因素有多方面，包括企业档案意识、国家的法规制度等，目前制约企业档案信息的开发利用的主要因素是企业档案意识不强，对档案的认识还存在着一定的局限和偏见。改变这种情况的途径主要靠宣传，要大力开展档案宣传活动，强化企业的档案意识，扩大档案工作的影响，为档案信息价值与作用的有效发挥营造一种良好宽松的档案工作环境。

档案宣传的形式很多，主要有如下几种：①利用企业局域网站、广播、电视、报纸等公众传播媒介进行;②举办档案展览，传播档案知识;③档案业务报刊和期刊;④利用档案资料创作文学、影视作品，利用其艺术的感染力加强宣传。

档案宣传要善于抓住时机，与企业不同时期的中心工作紧密结合起来进行，形成阶段性的高潮;要注意连续性、经常性，起到潜移默化的效果。宣传工作还要做到普及性与重点性相结合，既要广泛面向企业，开展普及性的宣传活动，以提高整个企业的档案意识，同时，还应当有重点地根据利用者的不同层次开展针对性的宣传，提高他们利用档案的知识。通过及时有效的宣传活动，在整个企业形成一个企业需要档案信息，档案信息与人们的工作、生活息息相关的社会环境，从而强化企业档案意识，激发企业潜在的档案需求，进而主动利用档案，为开发企业档案信息资源开辟通道。

三、加强企业档案基础业务建设，促进档案信息资源的开发利用

加强企业档案部门自身的业务建设是促进档案开发利用工作的关键。应从以下方面着手：

1.丰富馆室藏，建立合理的档案信息资源储备。丰富的档案信息资源是有效地开展开发利用工作的前提，合理的馆藏体系既指档案信息要有一定量的要求，又指档案信息要有可靠的质的保障，因此馆室藏建设必须坚持质与量的统一，做到质与量并重。针对企业档案部门馆室藏的现状，在馆室藏建设中目前重点要改变馆室藏单一的问题，实现馆室藏结构的优化。

2.建立科学的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是档案部门广泛、充分地揭示档案内容，迅速、准确地向利用者提供档案的主要途径。检索工具的质量直接影响到档案检索中的查全率、查准率。检索工具越科学、精细，对档案信息的揭示就越全面、越准确，查全率与查准率就愈高;反之，对档案信息的揭示就不充分，查全率与查准率当然就难以提高。

所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的案卷目录、全引目录、专题目录等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统。计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理;而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。

3.各种开发利用方式综合运用，拓宽档案信息的传递渠道。档案部门应综合运用并改善各种可能的服务手段与形式，除做好查档接待、提供档案原件利用外，还要为档案信息寻找新的输出渠道，如档案史料汇编、举办档案陈列展览等。要建立起档案信息的网络，使档案信息在更大的范围内得到利用，使档案信息的开发利用更充分，更有效。

我们坚持调查研究，确立实用、可行的编研课题，做好经常性的资料汇编工作，满足企业生产经营各项管理需要。公司档案人员自己编研或与有关部门合作完成了《科研成果汇编》、《安全经济指标分析》、《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《征地文件汇编》、《徐州发电厂大事记》等，都成为了管理人员日常办公离不开的工具，深受工程技术人员的欢迎。努力扩展档案编研的深度和广度，我厂首台20万千瓦机组和12.5万千瓦机组增容降耗重大技术改造完成后，及时收集资料，组织专门班子编写了《徐州发电厂#6机组技术改造综述》及《追求卓绝—徐州发电厂4号机组现代化技术改造纪实》两本书，对整个改造工程从方案确定到改造后的技术经济性能进行了全面资料汇总，其中既有纵向、横向的对比分析，又有对改造后机组技术经济效益的评估，被厂内及集团系统内管理人员认为极具权威性。

笔者公司展示本单位三个文明建设成果的荣誉陈列室已建成，2006年2月正式开放，恍然间，陈旧的历史历历在目，重现昔日的辉煌风采，荣誉陈列室里的奖杯、奖状、奖牌、奖章等，记录公司一路风尘与荣耀，把历史真切鲜明地展现在职工眼前。

4.开展档案用户研究，加强开发利用的针对性。首先，档案部门可通过科学的预测分析，总结和掌握不同的时期、不同利用者需求的内容和规律，再针对自己馆藏的实际，搜集、准备好可能大量利用的档案信息，加以必要整理。其次，要加强对利用者需求特点与心理的研究，树立良好的职业道德，通过优质服务创造一个和谐、宽松的利用环境，消除利用者的心理不适，使利用者能静心利用档案信息。再其次，要开展利用辅导，提高利用者利用档案信息的能力与水平。由于大多数利用者缺乏档案知识，对馆藏内容和利用不了解，所以对其进行利用前的辅导显得非常必要。档案馆室要配备有丰富的咨询服务经验，熟悉馆藏和检索工具的使用方法的人员，了解利用者的有关情况，有针对性地向其介绍馆藏档案的内容和利用工作中的注意事项，介绍档案检索工具的使用方法，提高利用者自主地利用开发档案的能力。

四、加快现代化技术手段運用于档案信息开发利用工作的步伐

先进技术手段的应用可具体从以下两个方面入手。

1.普及计算机使用知识，实现档案管理现代化。现代信息革命对档案部门提出了挑战，不掌握和采用新的技术和手段，档案部门就不能适应社会发展的要求，势必要被时代的大潮抛到后头，因此，要大力加强对档案工作者计算机运用能力与知识的培训，尽快实现档案工作的现代化，跟上时代前进的步伐。

2.运用现代通讯技术，实现信息传递网络化。计算机技术和现代通讯技术完美结合的因特网，为档案信息的传递提供了快捷的通道，可以实现信息的大量、实时和安全的传输，现在的关键是要研究档案上网可能出现的相关问题，妥善地予以解决，加快上网的步伐，使档案信息尽早在网上“安家”。

笔者公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

（作者单位：国家能源集团国华徐州发电有限公司档案室）