现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用

杨祎

【摘要】国企档案管理工作是国企管理工作中极其重要的一个环节，其主要是因为在国企管理工作之中，档案是一切的基础，如果档案出现了问题，那么就会直接导致国企的相关工作没有依据和凭证，所以档案管理工作的建设是当前最重要的内容。但是最大的问题就是，我国当前的国有企业的领导对于档案管理工作的重视程度不够，从而引发国企档案管理工作效果不佳的情况出现。为了彻底的解决这种情况，最好的办法就是在国企档案管理工作之中，增加现代化的管理手段和服务方式，从而有效的提升国企档案管理工作的效果。针对此类情况，则本文将从当下国有企业档案管理的现状及问题入手，全面展开现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用。

【关键词】现代管理  服务方式  国企档案管理

一、当下国有企业档案管理的现状及问题

（一）档案质量管理

在这个信息爆炸的时代，国有企业需要保存和处理的文件档案也日益增多，如何在数量大幅增加的情况下保证档案的质量成为首要问题。企业的发展通常伴随着活动内容的增加，一些业务的扩展和行业的跨界合作也让日常经手的档案文件种类、数目激增，如果不能保证这些文件档案的管理质量，在后期项目落地或者有新工作需要进行参考时，一是查阅起来较为麻烦，二是资料很可能产生遗失，为公司带来不必要的损失和麻烦。

（二）档案的进一步开发利用

很多国企确实比较注重档案的管理，但大多数只是遵照质量管理文件执行，具体档案管理起到什么作用并没有受到足够的重视。如果对档案的管理仅仅只停留在简单的整理、编目上，则档案就失去了其管理的价值，我们应当知道档案对于企业未来发展起到的不可或缺的重要作用，提高档案利用率，对档案作进一步的开发利用将有助于企业挖掘和分析出资料背后的潜在价值，帮助企业规避风险。

（三）档案管理人员的素质有待提高

电脑已经成为了每个企业必备的电子设施，但许多国企中并未将档案管理与现代科技手段相结合，一方面是企业领导未意识到电子档案管理的必要性和重要性，另一方面则是因为档案管理人员的素质水平普遍不高，不能对电子设备有效利用。随着电子设备的普及，许多重要文件资料都开始以电子档的形式出现，如果档案管理人员素质和专业水平达不到档案电子管理要求，企业则无法正常与社会、市场进行接轨。

除以上问题外，当下国企档案管理还存在着诸多亟待解决的问题，包括档案科目分类不合理、未建立科学的系统性的管理模式、信息化管理不完善等。

二、现代化管理手段与服务方式的应用

（一）充分认识国企档案管理现代化的必要性

受传统档案管理思维的影响，一些国企管理档案的方式方法依然遵循老旧思想，难以在管理手段和服务方式上进行有效提升，从而造成了落后的档案管理与企业对档案信息日益增加的需求之间的矛盾逐渐凸显。无论是国企高层还是从事档案管理的人员，都必须及时转变观念，意识到企业档案管理现代化的必要性和紧迫性，提升档案管理效率，为企业长远发展和健康运营提供保障。

（二）利用先进技术手段进行国企档案科学化管理

引进现代化手段有助于实现国企档案管理信息化，其中包括利用数据挖掘技术对档案资料进行深度分类、归档和分析;利用数据存储技术对档案资料进行有效储存，免去人工存档所耗费的时间与精力;利用数据安全技术对储存数据的输入与输出进行管理，保证企业资料信息的安全;利用数据检索技术对已存档的信息资料进行随时随地的清查与阅览，极大地提高了档案检索的效率等。这些技术手段的应用为国企档案管理提供了一个有效的管理平台，在传统管理方式方法的基础上实现了信息化发展，同时也增加了企业资料的信息载体方式。

（三）提升工作人员整体素质水平

国有企业档案管理工作一直以来最大的问题就是 工作人员的素质存在一定的问题，这种情况出现的原因主要是因为国有企业档案管理工作中，为了更好的节约人力成本，往往不会进行专业人才的聘用，导致很多的国有企业档案管理工作人员 自身都不是专业人才，能力上无法满足国有企业档案管理工作的需求，从而让国有企业档案管理工作效果较差。为了充分的改善这种情况，则当前最重要的工作内容，就是要努力的提升国有企业档案管理工作人员的素质。一般分为两种办法：第一种办法就是在国有企业档案管理工作中，进行相关的人员培训。国有企业对自身的员工进行全面的培训，从而确保员工的能力可以满足国有企业档案管理工作的需求。第二种办法就是猎头招聘，这主要是因为国有企业档案管理工作中没有高端人才，所以需要国有企业使用猎头招聘，来精确的获得人才，这些人才的能力较强，可以帮助国有企业做好档案管理相关工作。但是猎头人员一般价格高昂，需要慎重衡量人员价值和实际付出。

三、小结

综上所述，我国的国有企业档案管理工作存在的问题比较严重，其核心主要是国有企业的档案管理工作在工作过程中呈现出工作方法和手段老旧的情况，根本无法满足当前国有企业对于的档案管理管理工作的需求。这种情况下，国有企业档案管理工作的更新已经势在必行，为了更好的解决相应的问题，则需要在国有国有企业的档案管理工作之中增加现代化管理手段和服务方式，从而提升国有企业档案管理工作的效果。同时，现代化管理手段和服务方式的 融入也让国有企业档案管理工作的人员需要做出改变，其自身的能力需要适应现代化管理手段和服务方式才能更好的完成自己的工作。针对此类情况，则本文提出了上述内容，详细的阐述了现代化管理手段和服务方式内容，希望我国的国有企业能够谨慎的参考 ，从而提升国有企业档案管理工作的效果，促进国有企业的发展。但是需要注意的是，本文提出的内容均为参考性的内容，想要获得较好的效果，则需要按照实际情况进行调整。

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