档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究

刘郁兰

摘 要：档案管理是相关单位部门内部的基础工作环节，同时也是单位运行过程中不可缺少的工作环节，档案能够为相关单位的运行发展提供可靠的参考依据，由此可见，档案管理的重要性不言而喻。而相关单位部门在开展档案管理工作的过程中，需要注重提高工作效率与质量，其中信息化建设则能够实现这一工作目标，如何能够推动单位档案信息化建设，实现信息化的管理，是相关单位需要深入思考的重要问题。

关键词：档案;信息化管理;信息化建设

当前社会正处于大数据时代之中，相关单位若想使得自身的档案管理工作获得长远的发展，就要做到与时俱进，紧随社会时代的发展趋势，进行档案管理的信息化建设，转变以往传统的档案管理理念，合理改进传统的档案管理工作方式及模式，实现档案管理的数据化，这样能够让档案管理工作变得更加高效，而档案信息化的建设，也能够为工作人员的信息管理提供更大的便捷性。

一、档案信息化的概述

1.档案信息化的涵义

所谓的档案信息化，就是指相关档案管理部门借助数据压缩技术、电子扫描技术以及多媒体技术等多种信息技术手段，将传统的纸质、微缩以及声像等各种类型的档案，转化成为一种数据化的信息，使其能够在计算机信息系统中得以存储，进而实现在互联网环境下的有效传输。这种电子数据格式本身非常容易识读以及迁移，且也符合国家电子文件的标准要求，数据化的信息其载体也变得多种多样，人们可以借助不同的电子产品，对这些数据化的档案资料进行浏览阅读，打破了时间与空间上的限制，同时也提高了相关档案资料的利用率，使其自身的实际价值得到充分的发挥。

2.档案信息化建设的必然性

对于档案信息化而言，其自身是当前科技发展的必然趋势。在传统的档案管理工作中，纸质的档案存在诸多不足，比如，纸张容易损坏、借阅不够便利等，如果将这些纸质档案资料转化为电子数据，则能够缩小纸质档案资料的体积，减少空间的占用，同时也会让查阅变得更加方便，而且数字化的档案资料也更便于携带。另外，人工操作的档案管理方式比较繁琐，一旦人工管理出现问题，则会造成纸质档案资料的损坏，档案资料的完整性将难以得到保障，而数字化的档案信息则不会轻易受损，除非是受到网络病毒的攻击或者是黑客的侵入，这也需要相关管理部门加强对档案信息系统的安全防护，确保档案资料的安全性。因此，可以说，档案管理的信息化建设是非常有必要的。

3.档案信息化资料来源

第一，相关办公系统及其他信息系统中生成的，具有一定保存价值的文本文档、图片等多种原生电子文件，应该借助信息设备将其导入并传输到相对应的档案信息管理系统之中，同时还要鉴别这些文件的价值及安全性;第二，对于众多纸质档案资料信息的数据化转换，是数据化档案数据库建成的重要信息来源。相关档案管理者会借助多种信息技术，对纸质的档案资料进行转化，并且在将纸质档案予以数字化的过程中，工作人员也需要对其进行科学的排序，确保信息内容转换的准确性，避免出现表述错误的情况，否则就会影响档案资料的真实性，使得转换的数据化档案信息能够与纸质档案中的内容相一致。

二、档案信息化管理及信息化建设的重要作用

1.有助于档案管理工作成本的节约

对于相关单位部门而言，开展档案信息化建设及管理工作，能够减少档案工作中不必要的资源浪费，实现节约资源的环保目标，这样更有利于档案管理工作的可持续发展。在传统的档案管理工作中，需要相关档案管理人员耗费大量的时间以及纸张，对各类档案信息资料进行撰写以及整理，这种人工管理档案的方式很容易出现失误，如漏记或者漏写档案信息等情况，使得档案管理工作的开展受到不良影响，而且纸质的档案资料在查找过程中也需要花费很多时间，且查询起来也比较繁琐，从而导致传统的档案管理工作在开展过程中耗费了很多人力及物力等资源。

而档案信息化的建设与管理，则能够将纸质的档案资料转化为电子形式的档案信息，这样也就减少了纸张的使用，也节约了纸张这一物质资源。另外，档案信息化管理，还能够改善传统人工管理的模式，有计算机代替了人工档案管理，节省了人力资源，此外，档案管理人员还可以通过专门的搜索引擎，在计算机档案管理系统中查找出相应的档案资料信息，节省了大量的时间，这些都使得档案管理的工作成本得到了极大的节省。

2.有助于档案管理工作效率的提升

信息技术在档案管理工作中的有效应用，能够实现纸质信息向数据化信息的转化，这样能够让档案管理人员不必再花费大量的时间去整理纸质档案，这样就能够使其节省出更多的时间，去进行档案信息的维护、补充等等，从而让档案管理工作的整体效率得到极大的提升。另外，档案管理人员能够借助信息化的管理系统，让所有的档案资料变得更加有序，这也更方便管理人员的查阅，其中搜索引擎的使用，还能够提高档案管理人员的搜索速度，将其从繁琐的纸质档案的查询中解脱出来，在极大程度上提高了查询效率。而且运用信息技术对档案资料进行处理之后，只需要一个或者两个工作人员就能够完成后续的整理工作，进而促进档案管理人员工作效率的有效提升。

三、档案信息化建设工作中存在的问题

1.档案信息化的建设工作具有分散性问题

相关单位部门在开展档案信息化建设工作的过程中，经常出现信息重叠的现象，究其原因，主要是因为相关单位在构建信息化的档案管理系统时，没有实现单位内部各部门之间的信息共享，这样就会使得单位内各部门之间无法实现相关信息资源的互通，从而导致信息出现分散性，这对于档案信息化管理工作的开展是极为不利的，相关档案管理人员在借助信息化系统，对相关档案进行管理时，就有可能会出现两条及以上的重复信息，这样就会影响到管理人员对档案信息的正确判断，进而会对整个档案管理工作产生不良的影響。

2.档案信息化的建设工作具有异构性问题

部分单位在将接受到的档案信息转移到数据库的过程中，容易出现信息异构的问题，进而造成了大量数据信息在来源方面的差异，其中档案信息的不同数据结构，也使得一些文件的属性出现问题，有些电子档案甚至产生出了特殊的文件形式，导致这一电子档案难以实现信息兼容，以至于出现了打不开的情况，这也使得整个档案信息化系统的信息结构变得更加复杂，不仅致使档案信息的处理工作难度有所提升，还浪费了人力、物力等多种资源，降低了整个档案信息化管理工作的效率。另外，这种异构情况也会对计算机中的档案管理数据库造成不良的影响，使其自身的储存压力有所增加，同时也提高了信息系统的维护负担，增加了档案管理人员的工作量。

3.档案信息化的建设工作具有滞后性问题

相关单位在借助信息技术以及相关电子技术手段，进行档案信息化的建设时，需要对纸质的档案信息进行数字化的转变，这样既能够让档案信息变得更加有序，还能够借助查询计算机目录的方式，快速查找出相关档案资料信息。不过，相关单位在进行档案信息化建设工作时，不应该只注重信息技术在这一工作中的应用，还要注重档案信息化管理体制的完善，还有档案管理人员自身的业务能力及素养。当前，一些单位中还存在着归档不及时的现象，導致不少档案资料信息出现缺失问题，而录入到信息化管理系统中的档案信息也缺乏完整性，从而对整个档案信息化建设产生了较大的影响，延缓了档案信息化建设的工作进程。

四、档案信息化管理及推动信息化建设的有效途径

1.对档案信息化管理的设施进行完善

相关单位若想开展有效的档案信息化管理工作，同时加快档案信息化的建设进程，就要保证完善的硬件设施条件，若是缺少相应的信息化设备，档案信息化的管理工作将难以顺利开展。基于此，相关单位需要加大对信息化设备的投资力度，积极引进档案信息化管理工作所需的各种设备，其中最重要的设施就是计算机，然后就是各类辅助设施设备，如打印机、扫描仪等相关信息设备，这些都是信息化档案工作开展的重要载体，缺一不可，单位在购置齐全相关设施设备之后，还要聘请专业的信息技术人员，结合档案管理的实际情况，为单位建立一套完善且具有较高安全性的信息管理系统，使得管理人员能够快速的将纸质档案信息录入到相关信息系统之中，并实现档案信息的分类管理，这也让档案查询工作变得更加方便，进而推动了档案管理信息化的建设。

2.实现档案信息资源的有效共享

相关单位若想推动档案信息化的建设，提高档案信息化管理的有效性，就要转变其自身传统的档案管理理念，促使档案管理人员提高自身的责任意识以及服务意识，同时还要对传统的档案管理模式进行科学合理的改进，在引进信息技术的过程中，还要配备相应的信息管理体机制，确保信息化的管理工作能够顺利开展。另外，档案管理人员还要对档案资料信息进行及时的整理，保证档案信息的真实性，与此同时，相关单位还要建立信息共享机制，借助信息技术建立单位内部档案信息的共享平台，使得单位内部的各个部门能够查阅所需档案信息，这样也方便各部门对档案信息的了解，有效避免了重复性档案资料的上传，也减少了信息重叠现象的发生。

3.确保档案信息化管理的质量

第一，相关档案管理人员在进行档案信息的归类以及形式转化工作时，需要严格遵守相关规章制度，确保每一个工作环节都能够达到相关质量标准，尽最大可能避免工作中的失误，在每一个工作环节结束之后，还要进行认真仔细的检查，一旦发现其中存在问题，就要对其进行及时有效的更改，确保信息化档案文件的储存质量。第二，作为档案管理工作人员，要主动提高自身的业务能力，拓展自己的知识面，多学习档案信息管理的相关知识，积极提高自身的信息技术操作能力，保证档案信息化管理工作的质量。第三，相关单位还要加强对信息化档案的安全管理，注重信息系统的维护以及更新，加强对信息系统的防护力度。随着信息化程度的提升，信息泄露的问题也变得越来越常见，因此，相关单位在开展档案信息化管理的过程中，需要科学应对病毒的侵害以及网络漏洞等多种安全问题，避免档案信息的泄露或者受损。基于此，档案管理部门需要做好档案信息的备份工作，同时还要对信息管理系统进行升级，提高信息数据库的安全性，相关部门还可以设置安全性较高的保密系统，提高系统的安全防御能力，这样既能够保证档案信息的安全性，也能够保证其完整性。

4.建立完善的信息化管理制度体系

相关企业单位若想提高档案管理信息化建设的有效性，使其能够在档案管理工作中发挥出积极作用，则要建立相应的信息化管理体系，发挥其自身的指导作用，保障档案信息管理的安全性与规范性。相关档案管理部门需要全面掌握档案管理信息化建设的整个过程，对于其中存在的问题也要予以了解，明确问题产生的原因，以此制定出相应的应对措施以及规范条例，借此加强管理人员之间的协调合作，提高档案信息化管理工作的有效性。另外，相关单位企业还要根据信息化的档案管理流程，制定出相对应的信息化管理制度，促使档案管理体系的完善，使其能够与整个档案信息化管理模式相符合，有效指导信息化档案管理工作，发挥出信息化档案管理模式的实效性。

基于此，相关企业单位要结合信息化管理流程，制定合理的考核机制，对档案管理人员进行定期的考核，将档案管理内容及信息化操作流程都融入到考核内容之中，同时还要考核档案管理人员的工作绩效，确保其能够遵照相应的管理条例，对档案资料进行规范化的信息管理操作，减少档案管理工作人员操作过程的失误情况，提升他们的工作积极性，进而促进其工作效率的提升。此外，还要结合信息化的管理流程设立专门的工作岗位，并配备专业能力及素养都比较高的工作人员，明确岗位的具体工作内容、责任以及权力，实行责任管理制度，确保处于这一工作岗位的管理人员能够承担起相应的责任，也能够合理利用手中的权力，有效开展信息化的档案管理工作。

五、总结

通过上述分析，信息技术在档案管理工作中的有效应用，既能够提高档案管理工作的效率，还能够确保档案信息的安全性以及完整性，为查阅档案信息的人员提供了极大的便利，因此，相关单位需要加强对档案信息化建设的重视，并结合实际情况采用多种方式，实现档案的信息化管理。

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（作者单位：衡东县荣桓水电站）