大中专毕业生档案管理存在的问题及对策

石岩

【摘要】大中专毕业生档案是衔接大中专毕业生与社会用人单位之间的中心枢纽，是执行毕业生档案存放、劳动关系转换和人员输送的关键交驻点，如何有效地提升大中专毕业生档案管理水平，在促进人才科学流动和优化人力资源配置方面起着不容忽视的作用。本文拟从提高人力资源服务部门对大中专毕业生档案的重视度，对大中专毕业生档案管理制度的完善，合理规划档案室布局与档案存放策略，大中专毕业生档案优化提升和提高档案室整理等五方面提出优化改进措施。

【关键词】大中专毕业生;档案;管理;问题;对策

随着我国经济的飞速发展，市场经济对人才需求的加速，如何规范管理大中专毕业生的人事档案，对促进人才推荐、交流、发现起着至关重要的作用。如何改善和提高大中专毕业生档案的管理水平是人力资源服务部门面临的重要课题。

一、大中专毕业生档案管理中现存问题

（1）对大中专毕业生档案管理的认知度不深。由于档案室不产生直接经济效益，在我国大多数人力资源单位的决策领导层容易将档案室仅仅当作服务于人力资源服务的辅助性部门，认为档案室工作流程简单，技术含量低，没有将档案室在优化人才供应链管理上的作用提升到战略高度，造成工作重心偏失。而大中专毕业生档案是人事档案的主要组成部分，但部分用人单位对员工的人事档案管理不够重视，基本上是兼职管理，认识不到档案的重要性，存在着无所谓的思想。档案管理人员的缺失及单位对人事档案管理不够规范，造成员工调离、办理失业登记时，档案关键材料缺失的现象时有发生。

（2）大中专毕业生档案内容不够完善和健全。大中专毕业生档案的内容核心是记录学生在校表现、政治面貌、社会关系、专业成绩、作风品质等资料，是对大中专毕业生的求职输送以及用人单位招收人才的重要信息载体，而验收入出档案室配送是档案管理的基础工作与重要环节，必须严格遵守操作流程以确保档案室的人员信息与数据的一致性与准确性。但是由于部分高职院校为了就业率，会出现不按真实的需求情况，造成人才与岗位不相应的缺陷，进而直接影响人力资源部门大中专毕业生安置的管理。在一般招聘市场中导致大中专毕业生信息与用工单位需求不一致的原因也主要集中不按需求办理企业招聘业务。

（3）档案室布局规划及存储策略不到位。部分人力资源服务部门的档案室规划不到位导致档案室部分功能的缺失，此外人力资源服务部门的大中专毕业生档案种类繁多，所学专业、求职需求不一，并且随着市场需求的不断变化，大中专毕业生专业频繁地发生变更，档案室存储策略的规划与管理不到位易造成档案室内大中专毕业生档案存放混乱、堆积，以致影响提用效率甚至人才输出质量。

（4）档案室现场整理水平低。大中专毕业生档案中专业种类众多，所学专业、求职需求不一，为提高档案室容积利用率、加快大中专毕业生档案周转速度和维持良好的作業效率，需要做到不间断的整理活动以达到持续改善的目的。在我国人力资源单位中，对档案室的整理活动容易停留在表面，仅将整理理解为定期对档案室现场进行清理打扫，保持档案室现场的清洁干净即可，而没有将整理的内涵贯彻到日常的工作中，并且由于整理活动在短期内无法为人力资源服务工作带来较大的改善与效益，往往在持续地执行过程中会遇到阻力，导致档案室现场水平无法提高。

二、改进大中专毕业生档案管理水平的对策

（1）提高企业对大中专毕业生档案的重视程度。对于市场用人单位来讲，大中专毕业生是企业生产和创新能力的来源。企业首先需要弱化大中专毕业生档案“物”的概念，强化大中专毕业生档案等同于“资源”的意识，使企业的决策层认识到大中专毕业生档案资料信息就是企业的“资源”，从企业层面体现并强调大中专毕业生档案管理工作的重要性;其次，在大中专毕业生档案业务运作方面，要给予必要的支持，以确保企业的相关部门配合人力资源服务单位的档案工作流程。档案室是人才供应链的末端操作执行单位，企业的招聘计划、大中专毕业生档案管理方式、人事制度通常会左右档案保管单位的业务，除去档案管理自身的管理漏洞，档案保管单位所暴露出的问题往往是由前端单位的流程、制度不明确造成，企业领导层必须提高大中专毕业生档案在人才供应链环节中的地位，重视人才档案管理环节问题的现象，以保证人才招聘这一中心枢纽稳定有序，进而以点带面，推进人才供应链的整体改善。

（2）严格执行大中专毕业生档案流程及规范。在大中专毕业生档案管理工作中，存档、提档是最基本的工作内容。不管对于哪一种档案收集类型，都需要严格执行信息录入齐全、数据信息与人员信息一致方可办理，对于手续不全、信息错误、材料缺失等情况，必须拒绝办理入档，避免信息从入口即有错误。此外，反馈至大中专毕业生毕业院校及时处理，采用倒逼的方式改善前端的作业状态。对于大中专毕业生档案提档或查阅，必须严格执行无手续不出档案室、提档信息错误不出档案室的原则。除了严格执行档案存、提流程，也必须杜绝领导层面对档案室作业的不合理调度，不允许大中专毕业生档案以非正常状态存、提档案，保证档案室作业的制度化与流程化，确保档案室存大中专毕业生档案数据与信息的一致性。

（3）合理规划大中专毕业生档案存放和优化提升策略。大中专毕业生档案需要遵循人才市场岗位需求种类;大中专毕业生的特长、专业等原则，采用合理的存储策略。根据档案数据统计中人才供、需差别情况联合人才培训部门，有的放矢的共同改善符合人才市场实际需求的人员培训工作，减少人才市场中供、需不符的现象，让大中专毕业生进入企业后有用武之地，让企业引入可用人才。此外，档案室需结合遵循大中专毕业生毕业时间原则规划存放，提高档案的提查效率，优化大中专毕业生档案的保管方式。

（4）提升大中专毕业生档案整理水平。首先人力资源服务单位的领导层要提高对档案室日常整理管理重要性的认识，加深档案管理工作人员对整理工作的理解;其次要建立整理工作方法与规章制度，强化监督检查与奖惩;最后持之以恒、持续改善，抓日常、抓细节，让档案管理人员养成良好的自觉性改善意识，最终达到提升档案管理目的。

综上所述，大中专毕业生档案作为人力资源服务单位的重要组成部分，改善优化其管理水平是保障市场经济的重要举措，笔者依此提出了具有可操作的五项措施，为改善大中专毕业生档案的管理水平提供了参考。然而，随着人才需求的精益化、创新化以及人才市场的发展需要，采用先进的信息技术、自动化管理方法等将必然成为未来大中专毕业生档案管理的主要发展和改进方向。