浅析档案管理工作中存在的问题及解决对策

赵小茗

摘 要：档案是一种文化，是对人类文明信息进行记录的一种比较前卫的科学方法。而且整个社会文明和科学知识的传承与发展，都与档案管理水平息息相关。档案管理是档案管理机构为了人们能快速的查阅所需资料建立的一个便捷桥梁。科学的档案管理，能有效的促进档案管理模式的发展。

关键词：档案管理;高效;思考

档案管理是一种信息管理形式，它不单单是对档案进行收藏和保存，同时也要对档案进行收集和分类，确保用户更快速简便的进行信息检索和档案的查阅。档案管理资料是随时都在增加的，对于档案管理的机要人员来说，档案资料的数量是相当大的，所以他们的工作量也可想而知。并且档案的管理是对资料的更改和分类的途径，里面有很多的细节工作都是有重复性的，所以对他们工作的准确性和管理档案的工作效率要求都很高。如果不能确保档案的确切性，所需人员不能搜索出需要的正确资料，那档案管理也失去了它的意义。

档案管理体制的运用，是所有相关部门的建立和治理界限的划分。各方面的体系和准则。自新中国成立以来，社会主义市场经济代替了以往的计划经济，这样的经济变迁对我国的整体发展有着及其深远的影响。同时也推动了我国每个行业的整顿与改革。档案管理体系在我国的行政管理体系中必不可少。新中国成立以来，档案管理工作就被我国行政部门提上了日程，受到了当合国家的重视，并对档案管理体制进行了多次改革，每次改革都有力的推动了档案事业的发展。

一、当前我国档案管理的现状

上个世纪七八十年代我国就已经设立了档案管理体系，也是国际上最早用信息化管理档案的国家之一，由于社会的迅速发展，信息化技术的发展也不甘示弱，档案管理方式的改革和数据进化的进程也越来越快，档案管理对人民大众的服务体系也日益完善，档案管理体制也比较稳定可靠了。我国档案管理系统的建立以社会主义计划经济体制为基础，并且与同统一的的计划经济体制相融合。新中国成立后，国家还处于茫然时期，档案管理体制也没有得到集中的管理状态。就当时我国国情来看，国家正处于一塌糊涂的境地，只有高度集中才能积极调动现有的一切资源，推动我国社会主义的整体发展的步伐。在行政管理体制的重要组成部分里就有档案管理体制的存在，因此我国的广大民众对此不容忽视。

二、关于档案管理的问题因素

1.档案管理不被大众和领导重视。当今社会很多人对档案管的认识过于片面，还没有意识到档案管理对我們的生活所产生的重要影响。在当前人们的心中，档案机构是一个无关轻重的单位，无所谓有或没有。其次就是行政部门的各级领导对档案管理在行政管理中和对公民合法权益进行保护的可行性并不认可，对档案管理的意识比较薄弱。有的领导认为只要能把经济建设的发展搞好就行，档案工作就无关大局。正因为档案管理工作还没有完全被大众认可，档案的管理工作才没有的向更好的方向发展。

2.档案管理的法律法规不尽完善。档案管理对整个社会的规范性比较多，档案管理还保障了整个社会公民的合法权益。关于档案管理的法律法规给予广大群众权利和义务是法律规范档案管理的核心内容，法律主体享有权利也必须承担义务。但是，现有的法律法规对在档案管理中参与的私人企业、档案中介的团体和个人等社会和市场主体的权利和义务建立的不尽完善。不能有效激发社会主体、市场主体和公民参与档案管理的积极性，不利于激发各档案管理主体参与协同治理的内在动力。

3.社会公众对档案管理认识比较片面。社会档案意识就是要求人们对于档案和档案的管理工作的认知和重视程度的高低。更是对一个国家和地区的社会文明成度的一个衡量标尺。目前我国公民对于档案管理的认识在一定程度上还处于萌芽阶段，认为档案跟自己的生活挂不上钩，直接忽略了档案在我们生活中存在的重要性。作为与我们大众生活息息相关的民生档案，民众自身要学会利用档案管理的程度和效率，来反映社会人民对档案管理的认识程度。目前有许多人认识不到档案管理存在的优势和在我们生活中的作用，对档案的储存，利用档案管理解决生活中存在的问题认识还不够高。所以，只有在民众把档案运用到我们的生活中，才能真正感受到档案管理对于我们生活的重要性。这就需要档案管理的工作者进一步的加大档案管理的宣传，并适时地对民众进行指导，从而提高整体社会的档案管理意识。

4.管理不够灵活，设备比较落后。科学技术在不断发展，高新技术也在不断的研发与推广，许多新生事物不断的涌现出来，这就意味着档案管理的形式和内容不不在单一，档案的领域也进一步扩大。但是，还有很多部门的档案管理系统比较传统。有很多档案管理部门尤其是比较低级别的档案工作室，相应的硬件设备不够齐全，也可能没有相应的软件工具，更没有专业的应用人才。档案管理部门因没有应用计算机和网络技术的条件而不能更好的进行档案管理工作，这样就导致了档案工作的宣传力度不够广，不够大。由于档案管理工作在社会上的影响不够大，大多数人对档案管理工作的了解不够全面。而档案管理工作对整个社会群体所产生的社会效益和经济效益，还没有被大众所接纳。很多人普遍认为档案管理机构就是保管一些资料，是一个无关痛痒的单位。所以，要想促进档案管理工作的发展，档案管理部门一定要改变传统的工作方式，并且通过各种变革，加大档案管理工作的宣传力度，促使档案管理工作能得到人民群众的理解和支持，与此同时还要提高档案管理者自身的档案管理意识，使之深入大众，深入社会的各个层次，使得档案管理工作能有效开展开来。

三、对档案管理问题的对策分析

1.加强档案管理意识，拓展服务领域。要想改变以往的档案管理方式，就要把知识经济当做核心内容，把档案管理工作的主要内容转换为知识经济和各种事业的发展提供高质量的服务日程上来。做到知识经济与档案工作的共同进步。在提高行政机构档案工作整体效益的同时，要把企业和科学事业单位作为重点，从而使档案管理工作稳定发展。

2.完善法律法规，使档案管理制度有效开展。档案管理多元主体的协同治理必须在法律的框架内进行，出现的各种问题也必须通过完善法律制度来解决，这也是依法治档的必要途径。值得庆幸的是，在社会的不断发展中，我国对档案的法律法规的设定也在不断的改进和完善，档案行政部门在社会群体中的协调、监督和指导作用在其中明确的体现了出来。同时还要鼓励信息化产业和研究单位积极参与档案的管理和新系统的研究和实施，以实现共同推进我国档案的信息化和现代化建设的最终目标。

3.加大档案宣传力度，提高社会群众的档案意识。档案的管理利用反映了檔案社会意识的高低，“以人为本”是档案管理利用的重点内容，同时也社会档案意识的重点，档案管理在社会上能否得到重视与档案部门和档案工作者有着直接的关系，而国民档案意识的高低却直接反映了档案管理在社会中的作用价值。档案工作者和民众档案意识的相互影响也会促进档案管理的发展。所以要提高社会人民对档案管理的意识程度，首先要提高档案管理人员对档案工作的重视度，档案管理工作看成重中之重。再有就是基于档案管理人员是与人民群众直接接触的群体，更是直接反映了档案管理机构在外的形象，而且为档案管理工作形象的传播有着重要的作用。档案管理者的服务素质是否良好，会对公民对档案管理工作的认识有着一定的影响。因此，我们的档案管理人员要时刻树立自己在公民心目中的良好形象，积极有效的对档案管理工作进行宣传。在对待服务对象是要做到得心应手、认真细致、温和耐心的为人民讲解，摆正自己的思想位置，全心全意的为人民服务。最后，档案管理人员是档案管理机构的中心人物，提高人民群众的档案管理意识对促进档案管理利用的发展有着及其深远的影响。档案管理者自身业务水平和思想素质的提高，保障了对人民群众的服务质量和工作效率。与此同时，人民群众也要提高自身的档案管理意识，密切的关注与自己有关档案管理情况，按照档案管理制度的要求和过程进行查询和运用。两者之间的相互沟通与配合就能够推动档案管理的发展和利用，从而使档案管理能更好的服务大众。

4.加强对社会公民档案信息化的思想教育。档案管理机构人员的档案主观思想和适时地接受最新档案管理思维的意识必须要进一步加强，要通过对档案法律法规的守法意识、对档案信息的保密素质、宣传能力，并随着社会环境的变化及时的更新档案管理机构的软硬件的基础设备，广泛进行档案数据资源的收集，从而使档案信息的管理向更好的法展方向发展。

四、结论

通过对档案管理法律法规的不断完善和档案管理部门对档案管理工作的不断改进和重视，我国的档案管理事业和对档案的保密工作都取得了前所未有的成就，并有力的促进了档案管理工作的全面发展。我国档案管理体制的发展必须以现代化行政改革的要求为出发点，并能与现代化公共行政运营方式相融合，按照科学发展的方向指导档案管理的创新，建立社会主义经济体制的档案管理系统，保护群众的合法权益，更好的服务大众。

参考文献：

[1]肖辉娟.关于我国档案管理体制改革的研究[D].华东师范大学，2010

[2]陈 菲.民营企业档案管理模式研究[D].广西民族大学，2013

（作者单位：洮南市退役军人服务中心）