高校档案数据馆员的能力需求变迁与拓展

桂小红

摘 要：大数据信息时代，通过分析高校档案数据馆员能力需求发展概况与变迁，阐述高校数据馆员面临的机遇与挑战，通过发现问题从而驱动创新，指明高校数据馆员面对新形势、新问题，从外部联系、管理机制、数据素养意识、培训内容等方面提出数据馆员职业技能提升的方向和途径。

关键词：数据馆员;能力需求;职业技能提升

大数据时代，高校档案馆（室）作为高校文献信息服务中心之一，每年新归档电子档案数量激增。既包含传统意义上的电子文件、图表、声像等，又包括新兴媒体如微博、微信、各种APP等，多元异构，分布广泛。国家档案局14号令当中明确阐述“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档”。但是“档案信息化建设与大数据、人工智能时代的要求还不相适应”，这些都对高校档案数据馆员的能力需求提出挑战。在高校档案工作中，我们尝试通过数据馆员能力需求发展变迁来发现问题从而驱动创新。

一、高校档案数据馆员的能力需求发展概况与变迁

1.档案的基本管理活动流程主要包含收集、整理、保管、鉴定、统计和利用六个主要环节，简言之是“收”“管”“用”。传统的档案管理活动对“人”的依赖程度颇高，主要体现在对档案管理人员的工作经验的依赖性;档案管理人员对档案管理流程的熟悉程度，影响档案收集的完整性，档案管理人员的仔细程度影响档案统计数据的准确性。我国高校档案管理部门基本属于附属的服务部门，对高校档案管理人员的定位是“辅助专业技术岗位”。传统档案管理对档案工作人员的专业要求不高，可替代性强。档案检索方式主要依赖纸质目录，汇编，全宗指南，卡片索引等。档案管理员对档案数据主要处于“被动”状态，既来之则安之。

2.高校数据管理水平不一，差異较大。高校数字档案馆建设过程中，由于标准不统一，软硬件资源配备不齐全，高校数据馆员匹配不均。各高校档案管理系统，面对高校各职能部门的科研管理系统、教务管理系统、财务管理系统等，各自为政，望“数”兴叹，对接不畅，存在电子档案归档难，凭证效用低的问题。同时，高校档案管理平台的设计人员对档案管理流程和本校档案馆藏特点特色差异理解偏差，导致平台功能兼容通用、共享性存在困境。

3.高校档案数据管理在高校档案管理各环节中相对薄弱，高校档案工作人员自身素质有待提高。现有高校档案专职管理人员很多是转行从事档案管理工作，档案管理水平和档案数据素养意识先天不足。在个人档案数据管理技能培养过程中存在安于现状，知识储备更新慢，数据素养缺乏。后期个人职业技能拓展和提高路径狭窄。档案管理人员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因素之一。

4.现有高校档案管理体制约束因素。高校档案部门缺少学校领导的足够重视，跨行业，跨领域，跨学科沟通交流学习缺乏。高校档案馆的工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的配合。高校档案管理制度虽然明确“四纳入”“四参加”“四同步”，但在实际工作中，高校档案数据收集归档如同其他纸质档案归档收集一样，存在滞后，卡壳现象。高校各职能部门所形成各类型档案，要及时通过高校档案数据馆员收集、加工、整理、审核及入库，需要各职能部门档案负责人牵头，相关部门兼职档案员紧密配合，建立一个有效畅通的档案管理信息化运行机制，才能把工作做好。

二、新时代高校档案数据馆员工作的机遇与挑战

1.高校档案馆作为高校信息服务中心的一部分，面临着档案双轨双套制转移到单轨单套档案保存管理挑战。高校档案数据馆员必须应对海量数据。这里的数据既包括高校教学研等实际工作中形成的原始数据及其衍生数据，也包括利用现代信息手段管理档案形成的数据，类似于数据版的全宗卷。高校档案分类法明确高校档案分为十一大类，相对其他档案而言，种类较为明确、单一。对档案数据进行收集、分类、整理、编目、存储、开发和提供利用，激发和挖掘档案数据的价值和魅力，需要档案数据馆员的能力转型和提升，从而实现对各类档案数据进行监控和监管，发现档案数据涉及的事物发展的规律和趋势。

2.高校数据馆员面临着档案数据应用方式、数据隐私与安全，数据监管的挑战。高校档案数据馆员的重要组成部分，尤其是高校兼职档案员应该以各部门实时发生事件的数据流作为电子档案归档对象，实时采集动态数据，实时分析与鉴定，实时存储，保证档案数据全生命周期可控。高校数据馆员在保证电子档案本质属性的前提下，进行适当人工干预，二次加工，比如统一命名，统一格式，进入档案管理信息平台。

3.高校数据馆员面临着档案数据全流程控制、全智能服务的挑战。高校档案产生也通过云计算、微服务等技术实现，档案数据存储除了通过纸质载体、光盘、磁盘等物理存储，还通过云存储、区块链技术实现。这样一个高校档案馆几十年、甚至百年以上的全部馆藏信息，通过数字化的手段，存储在电脑里。高校数据馆员通过全流程控制，充分发挥前段控制的价值，确保档案管理规范，逐渐建成数字档案馆，进而形成智慧档案馆。最终，高校档案馆除了面向在校全体教职工，其他可公开档案，也可面向社会很方便地进行查阅。档案数字化，目前主要通过档案高速扫描实现。文字信息图文识别提取准确率大大增强，尤其是视频模块有重大突破。这些新媒体新形势都迫切要求高校档案专职数据馆员迅速武装自己，灵活运用数据采集、挖掘、存储、开发、安全等相关技能以及数据版权、隐私、法规、伦理等相关知识，成为具备优秀的团队合作能力和沟通能力的高素质综合性人才。

三、高校档案数据馆员职业技能拓展方向与途径

1.高校数据馆员需要培养全面的数据素养意识。即高校数据馆员拥有数据的全面感知、收集、分析、共享意识，专业的数据分析评估能力和数据管理服务与推广能力。“快”“准”“狠”地根据用户需求、工作有效性，迅速组成有效数据集合。高校档案数据馆员，以每年归档信息为基础，从标准、流程、数据三个方面来设计，形成“物理分散、逻辑集中”的档案数据中心，通过数据挖掘，提高档案数据利用率。其次，高校数据馆员应充分运用全面的数据素养意识，关注数据的完整性，谁拥有数据，谁能使用数据，数据在多大范围内能共享等问题，能够围绕某一专题，对原始数据进行综合、归纳、分析、筛选，提供反映规律性、本质性的信息。李中清的《破译中国精英教育的生源密码》就是通过北大为代表的学籍信息数据库统计分析而取得的成果，这是高校数据馆员努力与前进的方向。

2.高校数据馆员能有效分析数据，妥善处理好档案数据素养与文化素养的关系。“数据是结构化、理性的、冰冷的，而人文意味着抽象的、模糊的”（吴三均教授）。由于完全剥离了数据所处的具体环境，同时，数据分析集群研究会排除重要的个体特征，非场景化的研究逻辑缺乏人文关怀。这就激发高校数据馆员职业技能拓展中持续加强文化素养，熟悉馆史、校史，积极参与，服务学校中心工作和发展大局，进一步宣传校园文化和档案文化，扩大学校的知名度，支撑学校双一流建设。高校档案是高校文化的重要组成部分，高校档案事业的发展，不仅有利于了解高校的过去，也有利于指导高校建设的现实实践，甚至引导高校的未来发展。挖掘馆藏档案优势，打造特色档案文化要紧紧围绕高等院校办学理念和办学指导思想，及时发布档案工作动态，制作音视频服务广大师生，让数据与文化深度融合。

3.理顺档案管理体制，做好顶层设计，为高校数据馆员创造可行性空间。这就需要出台相关配套制度，“遵循统一领导，分级管理，安全可控，充分利用的原则，明确责任主体，加强能力建设，促进开放共享。”（国办发[2018]17号，《关于印发科学数据管理办法的通知》）。例如公开高校各立档部门数据集的目录，强制要求进行数据公开和共享;设立奖惩考核制度;建立预算制度，从预算角度推动数据共享，打通“数据壁垒”，活化并输出合规、有效的信息数据。实时加入高校整体信息化、智慧化校园规划发展计划，确保多平台之间，尤其是高校办公系统、教务系统、财务系统之间的数据互通，业务互联。加强高校档案数据运行所需的软硬件设施等条件的投入，确立归档电子档案质量控制体系。增强高校数据馆员的职业认同感，明确数据馆员的角色定位，逐步构建数据馆员共有的态度、价值、知识、信念和技能，促进数据馆员职业的良性发展。

4.开展不同利益相关者机构合作与交流，多途径培训提升高校数据馆员的职业技能。国务院《职业技能提升行动方案》（2019-2021年）“要促进劳动者、培训主体、政府三方积极主动参与”，高校数据馆员可积极主动参加高校开设的相关培训课程或者在线公开课程。其次，通过参加针对性强、实效性强、培训周期短、中高级提升精英培训等短期培训，谋求职业院校、企业、社会培训机构开展技能培训，积极主动更新数据馆员的知识机构，改变高校数据馆员边缘化的颓势。再次，可以选择岗位轮换以及定期组织高校馆际之间、部门之间、部门内部业务交流学习，促进业务素质提升和知识共享。最后，通过推行数据馆员职业资格认证制度和职业技能大赛，增强高校数据馆员职业的整体适应性。

5.高校数据馆员选择正确选择培养路径，确定科学的档案知识模块，重视数据馆员档案专业理论知识的培养，实践性和创新性的培养。应重点关注信息技术（计算机操作系统、程序语言设计、网站开发实例）、多媒体技术（摄影技术、PHOTOSHOP应用、视频编辑和合成）、经济法律管理（知识产权法、社会调查研究方法、应用统计学、组织行为学）、档案专业知识（档案学概论、数字档案馆建设实例、信息检索教程、科技档案管理、档案保护技术）、档案法制、专业外语，能够熟悉利用spss、stata、SAS等统计分析软件，掌握数据可视化分析软件，从而增加数据馆员在感知技术、数据仓库、数据搜索、数据挖掘与可视化等领域的知识积累。

6.高校数据馆员职业技能提升最终目的和方向归结为档案信息个性化服务创新。以用户档案知识需求为导向、为用户提供综合集成的数字档案资源并以解决用户问题的集成服务。《长三角地区一体化发展三年行动计划（2018-2020年）》“异地查档，跨馆出证”让档案查询不再“跑断腿”。高校数据馆员可借鉴公共档案馆综合服务的优点，开展馆际间合作，开发高校档案综合利用平台，在高校档案查询利用率高的领域，如学籍档案、招生录简表、学历学位认证等开展一站式服务。

四、总结与建议

大数据、人工智能时代，高校档案数据馆员对专业能努力、学科背景以及综合素质要求非常高，岗位职责贯穿整个数据生命周期。高校档案数据馆员应顺势而为，迅速成长，积极拓展面向实践需求的多元化学习模式，开展不同利益相关者的机构合作和交流，借助本校科研机构与档案馆数字资源的优势，增强数据馆员的自信心，以适应人机协同、跨界融合、共创分享的智能时代，为高校领导和管理者提供前瞻性、精准性的信息，发挥档案更大的价值。

参考文献：

[1]李宗富.大数据背景下我国信息资源管理模式研究[R].第四届全国情报学博士生学术论坛，2014

[2]楊雪梅.试析高校档案信息化的问题和对策[J].职业技术，2014

[3]解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016

[4]崔宇红.学术图书馆数据馆员职业发展状况的调查与分析[J].图书情报工作，2017

（作者单位：滨州医学院）