信息时代下企业档案管理分析

摘 要 在企业生产经营中会产生大量数据，企业档案管理工作复杂，在信息化时代，传统的档案管理模式逐渐暴露出很多弊端，应积极采用信息化技术提升企业档案管理水平。对此，本文首先对企业档案管理的重要性进行介绍，然后对企业档案管理信息化建设内容进行分析，并对信息时代下企业档案管理创新要点进行详细探究。

关键词 企业档案管理;信息化;创新

引言

现如今，市场经济体制不断改革，市场竞争形势越来越激烈，很多企业已逐渐意识到加强档案管理在促进企业经营发展方面的重要作用。但是，在信息化时代，企业档案管理方式单一，很难充分挖掘档案信息的利用价值。基于此，必须强化企业档案管理创新，适应信息化时代档案管理工作要求。

1企业档案管理的重要性

在企业不同经营时期的各大经济活动中，均可产生大量档案资料，并且还包含各类经济活动过程中的资金收支情况、人事变动情况等信息数据，通过广泛收集各类档案资料，并做好档案归档整理，便于管理人员详细掌握企业人员分配情况、岗位结构形式、经营现状等，进而根据档案信息合理规划企业未来发展战略。在当前的市场经济环境中，企业档案信息更新速度不斷加快，必须高度重视档案管理工作，采用信息化技术创新档案管理模式，确保档案资料的公正性和真实性，并做好信息档案保密管理，充分发挥档案资料的应用价值，为企业经营决策提供可靠依据[1]。

2企业档案管理信息化建设内容

2.1 信息化基础设施建设

在信息化时代，企业档案管理工作基础设施建设内容主要包括档案数字化的设备以及信息系统，通过加强基础设施建设，能够为档案管理信息化的实现奠定基础。另外，还应构建信息化管理网络，档案信息化管理设施主要包括网络设施、安全设施、存储设施等。

2.2 信息化档案资源建设

在企业档案管理中，档案资料的收集整理工作至关重要，要求加强信息化档案资源建设，广泛收集各类电子文件，并采用数字化处理方式。传统的档案载体主要包括纸张、录像、照片等，在档案收集整理中，需通过人工方式完成档案管理，工作人员工作量大，并且容易出现失误。在信息化时代，档案管理智能化设备逐渐普及，通过合理应用信息化技术以及智能化设备，加强信息化档案资源建设，才可促进档案管理信息化发展。

2.3 信息化规范建设

企业档案信息化管理规范主要包括技术规范、业务规范以及管理规范等，在对档案资料进行收集归档以及存储管理时，均应将各类信息化规范作为重要依据，严格控制档案管理各项工作内容，充分发挥各项规范对于企业档案管理信息化的指导作用[2]。

3信息时代下企业档案管理创新要点

3.1 加强档案管理信息化设施建设

为了提升企业档案管理信息化水平，首先需准备完善的信息化设施，具体包括网络设备、服务器、扫描仪、数码相机等，要求对各项信息化设施的使用性能和质量进行检查。在使用过程中，还应注意定期升级更新各类信息化设施，确保其能够在企业档案管理信息化中发挥重要作用。

3.2 充分利用档案资源

在企业经营发展决策中，应合理利用各类档案资源，使得管理人员能够准确把握经济活动基本规律，明确企业未来发展方向。在信息化时代，在档案管理工作创新中，应在最大程度上发挥档案资源的作用，使其能够为企业经营发展提供依据。对档案资料进行科学合理的利用是实现档案资料价值的重要方式，因此，必须高度重视对于档案资料的开发以及合理利用，将其作为企业经营发展的重要信息资源。为了充分开发档案资料，并实现档案信息资源共享，要求广泛收集各类档案资料，并做好整理、鉴定以及存储管理，对不同档案进行分类处理并合理编目，结合实际需要编制检索工具，构建完善的检索体系，在查找和利用各类档案资料时，能够利用检索工具快速准确找出档案素材。

3.3 创建档案管理服务平台

在信息化时代，为了促进企业档案管理工作水平的提升，要求对企业档案管理形式进行优化创新，广泛收集企业经营发展中的各类信息数据，并采用信息技术创建数据化档案管理服务平台，通过档案管理平台发布档案信息，同时对各类电子档案进行存档管理。另外，还应注意对档案管理业务流程进行优化调整，在档案管理中，不仅需高度重视档案资料收集以及存储，同时还应关注电子档案的完整性以及安全性管理。除此以外，数字化档案管理平台具有扩展性，可根据实际需要将其与企业自动化办公系统进行有效结合，便于对各类电子档案进行自动归档处理，通过利用数字化、智能化档案管理模式，创建档案信息管理系统，可对各类档案资料进行完整记录和合理配置。

3.4 加强档案信息化安全性建设，培养技术管理人才

在对企业档案资料进行信息化管理时，在互联网环境中，档案资料的风险因素比较多。对此，必须加强信息化档案管理安全控制，在档案储存设置、查阅密码、身份审核等方面，都必须强化档案安全管理。加强档案室硬件设施安全管理，合理设置权限，采用企业内部网络录入档案资料，并且各类档案仅供内部员工使用，对于档案资料需采用加密方式进行存储，同时还应做好档案数据备份。在企业档案管理信息化中，人才力量至关重要，企业应积极引进并培养网络安全管理人才，组织档案管理工作人员进行专业培训教育，使其能够明确意识到档案信息化管理的重要性，掌握档案信息化管理要点，在日常工作中灵活应用信息化技术，提高档案管理工作效率和质量[3]。

4结束语

综上所述，本文主要对信息时代下企业档案管理工作要点进行了详细探究，在信息化时代，传统的档案管理工作逐渐暴露出很多弊端，通过利用信息技术进行档案管理，能够有效提升档案管理工作效率，实现档案资料数据共享。要求加强信息化基础设施建设，广泛收集各类档案资源，并做好信息档案资源存储管理，培养优质的档案管理人才，使得信息资源能够为企业经营发展提供可靠依据。

参考文献

[1] 徐晓兰.信息时代档案管理工作的实践与创新[J].丝路视野，2017， 4（21）：160.

[2] 王丽丽.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].科学技术创新，2017，2（16）：293.

[3] 李阳.关于信息时代下档案管理工作的创新探讨[J].祖国，2017， 4（1）：88.

作者简介

汤雨薇（1990-），女，渝武人;学历：本科，职称：档案助理馆员，现就职单位：重庆市武隆区交通工程有限责任公司，研究方向：档案管理、行政管理。