高校学生管理工作信息化建设存在的问题及其对策

刘奇志

摘 要 高速发展的信息技术在高等院校的学生管理工作中，可以为师生双方提供便捷的数据管理方式以及良好的沟通和反馈，这种信息化的管理方式能够极大地提高学生管理工作的效率。但系统缺乏统一的规划和设计、开发及使用效率低下以及没有合理的绩效评价机制等问题，导致信息化系统在学生管理工作中难以取得良好的效果。

关键词 高校 学生管理 信息化 问题 对策

Abstract The rapid development of information technology in the management of students in colleges and universities can provide teachers and students with convenient data management and good communication and feedback， which can greatly improve the efficiency of student management. However， the lack of unified planning， design， development and use of the system is inefficient， and there is no reasonable performance evaluation mechanism， which makes it difficult for the information system to achieve good results in the management of students.

Keyword colleges and universities; student management; promotion of information technology; problem; countermeasure

0 引言

高等院校在开展学生管理工作时可以利用信息化技术在学生的学籍管理、安全保卫、招生就业、考试管理等多个方面提高工作效率。但是，理念方面的缺失以及资金技术投入不足等情况导致高校在信息化建设方面暴露出缺乏统一规划、开发及使用效率低下等问题，只有分析原因并找到对应的措施才能为师生提供更好的信息化服务。

1问题分析

1.1 缺乏统一规划

高等院校通过信息化、数字化的方式开展学生关注力工作可以数据的填写、保存以及更新等方面取得良好的便捷性，同时学生也可以通过信息化的平台与老师以及学校的其他管理部门建立良好的沟通和反馈机制。但是高等院校在学生管理工作的信息化建设方面常常因为缺乏统一规划而造成不同学院以及不同部门之前独立开发与维护的局面。这种各自为战的建设方式导致其开发的信息化系统在页面样式、代码风格、各部分之间的关联度以及数据共享等方面都难以取得良好的效果。学生管理工作涉及招生就业、学籍管理、教学管理、党建团建等众多方面因而需要信息化管理系统能够将多种管理功能集成在一起。缺乏统一规划必然会导致最终开发的系统在浪费大量人力及物力的情况下还不能取得良好集成性和兼容性。[1]

1.2 不能完全满足使用需要

其一，高等院校在发展过程中往往由于招生规模的变化、人才培养方向的调整以及学生管理方法的变化等原因逐渐产生出新的应用场景。如果不对学生的信息化管理系统进行升级和改造就难以有效地适应学生管理工作的变化及其新的应用场景。不少学校在信息系统建设完成之后就在后续的升级改造方面缺乏足够的动力，从而造成其系统不能完全满足使用的需要。其二，有些高等院校在信息系统的开发和升级过程中没有对各个部门的管理需求进行充分调研进而造成其系统设置的场景不能完全满足现实需要 。[2]

1.3 开发及利用效率低下

学生管理信息系统的建设需要开发人员在进行充分的需求调研之后对其系统进行整体的规划从而促进系统的开发机维护效率。但是各个部门各自为政的情况导致其开发的系统在学生信息方面不能实现互联互通，极大地降低了软件开发的效率且在后期使用和维护中也非常不方便。例如，不同部门开发的系统往往都需要在学生登录上去之后对其身份信息进行识别，如果每一个部门都建立一个自己的学生身份信息的数据库以及身份识别方案就会造成资源的浪费和效率的低下，完全可以让各个部门公用一套身份信息的存储系统且每次识别学生身份时都从这一套系统中读取数据。

1.4 缺乏信息保护

理念及制度方面的缺失导致不少高校在信息化建设过程中没有将学生信息的保护当作一个重要的设计考量。例如，在信息化建设的过程中没有将系统的安全防护水平进行有效的规划和设计，而仅仅是依靠一些非常常规的安全防护措施来维护网站的安全及学生的信息，而这种程度的安全防护水平对于一些网络黑客难以起到有效的防护。另外，有些系统在开发过程中没有根据用户的角色设置合理的权限从而也有可能造成学生的信息泄露。此类问题的发生并不是因为技术上达不到，最主要的问题是在相关信息系統的设计和开发阶段没有将其考虑进去。 [3]

1.5 缺乏绩效评价

有不少学校在开展学生工作的信息化管理时没有对系统的效率以及师生的使用情况进行有效的绩效评价，这种管理模式会导致系统的使用情况得不到有效的反馈且其后续的维护和升级也会因此而失去目标。通过绩效评价的方式对信息系统在学生管理工作中发挥的作用进行考核并以此为根据对系统进行升级或者优化是非常重要的管理措施。

2对策措施

2.1 理念更新

高等院校的管理者在主持信息系统的开发及维护过程中应该从长远的角度出发对系统的设计进行有序地规划，并且从观念上对学生管理工作的信息化建设提高认识。首先，学生管理工作涉及学籍管理、教学管理、安全保卫、党建团建、招生就业等多个方面，学校在进行信息化系统的建设过程中应该从全局出发对系统进行统筹设计和规划从而避免各个部门各自开发造成的资源浪费、功能重叠、兼容困难等问题。其次，在信息系统的建设过程中应该通过充分的调研来设计出符合实际需要的场景并在学生信息的保护以及系统绩效评价方面进行足够的规划和设计。最后，随着学校招生规模的扩大、管理方法的变化以及其他情况的发生，信息化系统可能不能够完全适应这些变化进而对学生管理工作的开展造成负面影响，因而需要在后续的管理中不断对系统进行优化和升级 。[4]

2.2 优化组织结构

在高校学生管理工作的信息系统建设中经常会出现不同学院、不同部门之间各自开发自己的系统且相互之间在信息共享、系统兼容方面做得都比较差。这一问题的解决不仅需要学校的管理者改变原来的工作理念，还应该设立专门的组织机构对相关工作进行统筹管理从而做到工作职责落实到人。首先，学校可以根据自身的情况成立专门的工作组织来具体负责信息化系统的信息收集、系统设计，不同部门以及不同的学院里也应该由专人对各自的学生管理需求进行汇总和分析并上报到校级的工作组。将建设工作统一到一个组织机构下来管理有利于将后续的设计和开发工作进行统一安排。 [5]

2.3 优化流程

通过信息系统管理学生工作实际上就是将工作内容以流程化的形式内嵌在软件系统中。一方面，系统设计得过于复杂会导致管理者和学生在使用过程中难以获得良好的体验进而有可能降低系统的使用率。另一方面，系统流程设计如果不能完全满足管理工作的需要也可能造成系统作用效率的下降。从软件设计和开发的角度来看，对系统的流程进行优化既可以降低开发和维护的成本又可以为师生提供良好的使用体验。例如，在业务流程的设计中尽可能对不同部门、不同院系的共性进行提炼从而有助于设计出信息共享的系统，如果各个部门和院系都提出一套功能差异很大的业务需求就会大大增加系统的复杂性并对维护升级工作形成挑战。

2.4 技术支持

首先，信息化水平的提高需要学校在相关的硬件方面给予足够的投入。例如，有些学校在饭卡充值的过程中还需要相关人员收取现金然后再通过机器读卡充值，学校可以从商业公司中寻求更好的、更加便捷的解决方案，可以将微信、支付宝之类的无现金支付方式引入到相关的充值活动中从而避免学生排队的问题。其次，有些高等院校本身具有很强的理工科专业优势因而可以将其自己研发的技术应用到学校的信息化建设中。例如，学校可以利用自行开发或者商业公司开发的物料网技术在学校的食堂管理、图书馆管理、宿舍楼安全管理方面发挥作用。最后，在学校的各种宣传工作中就可以利用现在非常流行的新媒体技术来开展工作。

2.5 开展绩效评价

开展绩效评价是检验高校的信息化系统是否能够满足学校发展的需要以及开展学生管理工作的需要。第一，在绩效评价中首先要将信息化系统中的基础设施使用情况作为一个重要的评价指标。例如，校园网的覆盖率、网络故障率、网络速度以及信息系统在学生管理工作中的覆盖面和普及率等。第二，学校应该对信息系统在学生管理工作中的使用情况进行全面的评估，最主要的是通过绩效评价活动对其在日常管理中发挥的作用以及存在的不足进行全面的把握进而对系统进行优化进而避免其沦为一个华而不实的工具。

3 结束语

社会进步的发展方向决定了高等院校必须重视利用信息化技术来开展学生管理工作，日常的学生管理工作中暴露出信息化系统在统一规划、实用性、信息共享等方面还存在一些问题，因此需要从思想观念、組织制度、流程设计等方面对其进行优化。

参考文献

[1] 谢雨初，俞磊，刘文龙等.高校学生管理工作信息化建设的探索与思考[J].信息记录材料，2019（3）：151-152.

[2] 顾学会，倪冬梅.网络环境下的高校学生管理工作存在的问题及对策[J].学园，2017（22）.

[3] 杨欣欣.民办高校学生管理工作信息化建设现状及对策[J].明日风尚，2018（13）.

[4] 刘菁.浅谈高校学籍档案信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，（09）：8-9.

[5] 蔡茂.新时期加强高校学生就业工作信息化建设的分析[J].人力资源管理，2016（10）：92-93.