医院档案中声像档案管理探讨

宋文春

【摘  要】医院档案作为医院各科室资料留存、信息共享、数据统计的重要载体，声像档案作为医院档案的重要组成部分，凝聚了诸多宝贵的医疗信息、分析数据、工作构想及实施方法，不仅能够推动医院业务发展，帮助管理人员及时发现日常工作中存在的问题，还能有效促进人民健康事业发展。本文简要概述了医院档案中声像档案管理的重要意义，探讨了声像档案数字化的具体工作原理，就当前工作存在的不足进行了分析，在此基础上有针对性地制定提升策略，以此提高声像档案管理工作效率与质量。

【关键词】医院;声像档案;管理

引言

医院档案管理工作，通过运用文字、图片影像等资料客观真实的纪录医院的经营活动，包含医院的医疗技术、卫生管理、科学研究等医院管理和运行的各个方面，对于医院的生产经营具有重要的作用。为此，医院的领导者要重视医院的档案尤其是声像档案的管理工作，要科学运用这些有价值的医疗资源，从而提高医疗服务质量，提升患者满意度，促使医院更好的发展和经营。

1.医院声像档案管理概述

（1）医院档案管理工作内容。医院档案管理类目复杂，涉及医院管理和运行的各个方面，以及医院诸多操作实务，呈现出业务档案形式各异的特点。其中声像档案作为医院档案的重要组成部分之一，能够将医院各类工作信息分门别类，以照片、音频、视频等多种载体形式留存下来，与文字说明相结合提高资料信息存储质量，以非常重要的历史价值来记录各类疾病的治疗与应对，措施与手段，提供可靠的参照依据。

（2）医院档案中声像档案的重要作用。科技发展推动了医疗卫生档案事业的进步。照相机、摄像机等拍照设备及移动通信设备的普及应用，使得照片拍摄、音频录制变得愈加方便，人们也乐于将重要活动用声像制品的形式进行保存，声像档案的发展大行其道。声像档案相较于纸质档案而言的特有优势是以图片、声频、音频的形式记录事件发生时间、地点、场景、现象等相关信息，能够准确真实地还原事件始终，空间感、时间感更为强烈。随着照片、音频、视频种类的不断增多，活动记载内容的逐渐丰富，在档案管理中加强声像档案管理显得尤为重要。特别是对医院声像档案工作而言，采用科学的档案管理流程、合理的档案管理体系有助于医疗工作人员总结经验教训及科研成果的长久保存，也可以为后期的医疗工作开展、资料信息核查提供便利。

2.当前医院档案业务声像档案管理中存在的问题

（1）管理模式及保管条件有待提高。磁性、感光材质是医院声像档案广泛使用的数据存储载体，相较于纸质档案而言，它们更容易受到温度、湿度、光照、磁场等外界条件的影响，因此医院声像档案必须存储在特制库房中。在进行档案归档、提取工作时也需要依据存储材制的物理特性采取特定保管方式、制定适宜保管策略。就目前情况来看，我国大部分医院档案管理部门对于声像档案的管理意识相对薄弱，没有依据材质特性专门健全管理制度、完善管理条件。存储条件较差导致的音频视频磁化、照片底片失真、磁盘光盘受损等不良情况时有发生，由此导致重要信息丢失、保管数据遗漏。有些医院的声像档案摄录部门与存储部门独立分开、各成体系。摄录部门错误地认为纸质档案更具保存价值，没有意识到声像档案的重要性，声像资料录制不规范，提交不及时，由此导致数据遗失、信息延迟等情况出现;存储部门受到管理资金、管理意识限制，没有依据声像档案特殊性对库房存储环境进行合理设计与控制，这也在一定层面上增加了声像档案受损概率。

（2）信息收集整理工作亟待规范 。纸质档案作为信息存储的主要载体和传统保存手段，在档案学研究过程中已经形成了与之相匹配的保存体系及管理流程。声像档案由于使用时间较短、更新换代较快，很多医院管理部门并未形成较为完备的管理体系和相应的管理措施，这也在一定程度上加大了声像档案管理难度。声像档案收集整理过程中不规范是影响医院档案管理效率的重要原因。以照片归档工作为例，通常情况下需要将打印照片、电子照片一并归档，但是由于医院档案管理部门没有对其进行严格规定与管理，导致摄录人员并未将所有格式的照片全部上交。音频、视频档案的归档工作也存在诸多问题，有的摄录人员并未就医疗救治相关工作的整个流程进行摄录，在提交声像档案的时候没有对档案规格进行编辑整理，使得录像残缺、音频不清的情况时有发生。

（3）声像档案格式不够统一。照片、音频、视频作为声像档案的主要形式，能够将医疗业务生动形象地记录下来，为方便查找、保存与共享，需要以规范格式进行摄录、存储。医院日常管理中由于涉及工作较多、人员配置有限，常常是由非专业人员进行声像档案录制工作，由此导致照片、音频、视频的角度、像素及存储格式存在差异，严重影响了医院声像档案的管理质量及效率。由于声像档案提交格式不一致，使得医院各部门间不能及时查看、互通重要资料，无法实现顺畅的声像档案数据资料共享交流，严重影响了声像档案的利用效率。

3.医院档案业务声像档案管理提升建议

（1）健全管理制度，加强声像档案培训。健全声像档案管理制度，是确保医院档案管理工作顺利开展的基础。医院各部门需要严格依照档案管理规章制度行事，依据声像档案特点强化资料摄录、格式编辑、数据整理、分类归档、保管存储、检索查阅相关工作的管理。档案管理部门要严格依照规定开展档案管理，将主题、内容相关的声像资料编号整理，并按照类别、问题、事件的集中编制方式进行分类和汇总。应结合医院档案工作特点，定期不定期组织档案管理人员针对资料摄录、格式编辑、档案管理相关内容进行培训学习，督促管理人员掌握先进声像资料录制技巧、声像档案管理模式，以此确保声像档案管理制度落到实处。

（2）细化检索目录，提高档案利用价值。档案管理最终要服务于业务发展，声像档案管理的最终目的在于为医院档案工作提供高质量的档案材料，以此提高医院档案工作的质量与效率。医院管理层需要加强声像档案管理的资金投入力度，为档案管理部门配置计算机、扫描仪、媒体资源管理器等相关电子设备，并依据工作业务涉及范围建立档案资源数据库，方便医院声像资料的录入归档。业务上，要依据医疗工作类别、内容差异进行分类整理，建立以事件、时间、地点、人物等关键信息的精细化检索目录，以此提高档案资料的查阅、调取效率;技术上，要借助计算机网络技术实现与其他医院档案部门、新闻媒体单位的信息交流与共享，通过线上查阅、数据编辑的方式提高声像档案的利用效率。

（3）统一声像格式，改善档案保管环境。医院档案管理部门需要依据规章制度对声像档案资料进行筛选甄别，将不同格式的声像资料利用相关技术整理为统一格式，以此提高声像档案保存质量与效率。要提高档案保存条件，依据声像档案物理特性改善档案保管环境，要控制好库房温湿度条件，购置使用特制防磁柜，要做好遮光处理并配置足够的灭火设备，对声像档案按规定进行复录、转存和数字化处理，避免档案损毁;声像档案存储材料含有氧化铁、粘合剂、聚酯等易燃物質，在控制温湿度的基础上，还需配置足够数量的防火设备;声像资料按照规定需要定期进行复录、转存或倒带，录像资料需要每隔4年进行倒带处理，每隔10年进行复录处理，光盘资料需要每隔4年进行转存处理;声像资料还需进行数字转存备案，以此规避可能出现的档案资料损毁情况。

参考文献

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