城建档案安全体系建设问题探讨

孙亮

摘 要：国家档案局继2008年提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”建设的主导思想之后，2011年5月又提出了“建立确保档案安全保密的档案安全体系”，构成了当前档案工作主体发展思想。三个体系建设，是当今我国档案工作顺应党和国家方针政策应运而生的实践体系。建立档案安全体系的提出，是新形势发展的需要，是在“两个体系”建设的基础上又一项战略性部署。城建档案作为一个国家一座城市社会发展的重要战略资源，是再现历史、服务现实、书写未来的决策依据。社会的巨大变革使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透和融合，必将激发人们对信息交流与合作的渴望。但同时也给档案信息安全带来了新的隐患，城建档案信息安全保障问题日益凸现。因此，结合城建档案特点，有针对性地建立城建档案安全体系是城建档案工作的重中之重。

关键词：城建档案;安全体系建设;城市管理

一、引言

随着城镇化进程的加快，城市规划建设工作取得了很大的成就，城市管理水平有了显著提升，同时导致城建档案的数量激增，城建档案管理工作面临新挑战，管理工作中一些问题逐渐凸显。而档案的实体安全和数据安全管理成为整个城建档案工作的重中之重。积极分析和探讨城建档案管理中的难点，加强档案安全体系建设提上了日程，研究相应的解决措施，以提高城建档案的安全管理水平成为今后一个时期城建档案工作的关键问题。

二、城建档案安全体系建设现状

（一）档案安全意识和主体责任落实还不到位

从石家庄市来看，目前，该市的档案安全意识还不牢固，安全主体责任还不明确，“安全第一”往往只限于口号却没有实际行动和具体措施，意识不强、责任不明、思想麻痹、心存侥幸，加之档案人员岗位变动频繁，少数单位在档案安全上疏于管理，安全责任不清，措施落实不力，极个别单位甚至明知档案可能面临危险却漠然处之，不积极采取必要的应对措施，造成安全管理工作存在明显漏洞。

（二）档案安全制度“上墙”却未“落地”

安全制度重在执行，否则再好的制度也形同虚设。尽管大多数档案馆（室）按照要求制定了档案安全工作制度，但对制度的落实依然不到位。例如在库房管理方面，非档案人员可以随意出入档案库房，档案出入库没有进行详细登记;在库存档案管理方面，对库存档案底数不清，账物不相符，破损档案不能及时抢救维护;在安全设施运行使用方面，没有设施日常检查记录，致使安全设施带病运行，严重危及城建档案安全。

（三）档案信息安全存在隐患

信息化技术在档案管理中的大范围应用，带来一定的信息安全隐患。一是对档案内容进行数字化加工，存在一定的安全风险，这主要是因为数字化加工人员来源复杂、流动性大、良莠不齐，批量档案带出库房去数字化加工场地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技术的日新月异，给城建档案的信息安全带来新的挑战。因为网络的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻击造成信息风险，加之相应的信息安全措施不足，安全手段的更新滞后于信息技术的发展。三是存储介质的局限性，数字存储和网络存储设备有很大的局限性，电子档案的长期保存有很大的制约性。四是数据异地异质备份未开展或不能及时开展，导致城建档案数据无法实现异地共享，或者保存方式单一化，一旦发生意外事故，档案安全性不能很好得到保障。

三、加强城建档案安全体系建设的有效策略

（一）着力健全机制，切实提升城建档案安全管理效能

要对档案文件的生命全程实现“不间断”防护。通过各种措施来严密监控档案文件自形成伊始的存储、处理、传输与利用过程。建立安全防范和应急处置机制，提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备;建立应急反应机制，着眼应对最复杂、最困难局面，做好多种情况处置准备;建立善后恢复机制，明确对受损档案的抢救修复办法;建立训练检验机制，定期组织各种防灾应急演练，切实提高临险处置能力。

（二）把好关口，全面做好城建档案安全风险防范治理工作

城建档案馆和建设单位档案室要重点把好档案安全风险“五大关口”。一要把好档案方针政策和标准规范贯彻执行关，避免因方针政策和标准规范贯彻落实不到位影响档案安全;二要把好城建档案收集归档关，牢牢抓住收集归档和移交接收两大关键点，做到城建档案“应收尽收”“应交尽交”;三要把好城建档案安全管理关口，确保档案实体的完整安全;四要把好城建档案数字化安全管理关，避免档案数据在数字化及其后期管理过程中失泄密或者不当扩散;五要把好城建档案开放利用关，避免超权限、超范围利用档案。

（三）人员管理机构建设

人是信息系统的主体因素，也是信息系统安全管理的对象，人员的安全管理十分重要。石家庄市城市建设档案馆结合工作实际，建立规范有序、运行高效的工作人员聘用审核、日常考核及培训机制，通过严格的奖惩机制保障制度的有效实施，让工作人員负有高度的安全意识，能够在既定工作机制下开展工作，从而实现以制度管人、以管理促安全。

（四）居安思危，强化城建档案安全应急处置反映能力

城建档案馆和建设单位档案室要依据《档案工作突发事件应急处置管理办法》等要求，制定重大事件、重大事故、重大灾害档案安全应急管理制度和应急预案，确保档案安全受到威胁时能够得到优先抢救和妥善处置。要突出应急预案的前瞻性、实用性，最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害。要按照应急预案要求，组织相关人员开展经常性的演练，确保在危急情况下能够正确果断地采取应对措施。

（五）以人为本，努力打造专业的城建档案安全队伍

不论是科学的制度、完善的措施，还是先进的技术设备，都需要人去落实、去实施、去操控。人是档案安全的第一要素。只有解决人的问题，档案安全才有保障。城建档案馆和建设单位档案部门要积极开展形式多样、内容丰富的主题教育和培训活动，通过法规业务学习、模拟演练等形式，切实提高相关人员档案安全能力水平，提升事故防范和处理能力，为城建档案安全提供人才队伍保障，确保城建档案万无一失。

（六）强化安全管理意识

加强城建档案的安全体系建设，首先要强化安全管理意识。城建档案管理单位需要提高对档案管理和安全管理重要性的认识，树立“安全第一”的思想，强化安全管理意识，充分认识到城建档案安全管理的重要性。城建档案管理单位需要克服安全管理存在的问题，消除侥幸心理，将档案安全管理当作档案管理工作的重点，采取多样化的措施，保证城建档案的安全性。

四、结语

总之，随着社会的发展和科技的进步，影响城建档案安全的因素会越来越复杂。城建档案安全事关重大。我们必须把安全保密作为城建档案工作第一要务，要抓住要害处，防在关键点，确保城建档案长久安全。城建档案安全体系建设，就是要采取主动防御的策略，尽可能消除可能发生的各种安全隐患，防患于未然。为此，只有建立系统科学、运行高效的城建档案安全体系，才能确保城建档案资源体系和利用体系建设真正发挥作用，进而全面推动城建档案事业健康、协调、可持续发展。

参考文献：

[1]周晓清.试论图书馆档案管理工作的创新与发展[J].信息记录材料，2018，19（10）：170-171.

[2]史昊.城建档案数字化管理浅析[J].城建档案，2018（10）：11-12.