数字档案在现代档案管理中的应用研究

雷智均

【摘 要】随着信息技术的快速发展，在现代档案管理中对计算机技术有了进一步的有效应用，这也给档案信息的完整与实效性提供了基础保障，也非常便利于档案信息的有效资源共享。通过计算机技术来构建数据终端并完成相应的数据管理工作，是现代档案管理中有效提升档案信息安全性的重要途径之一。数字档案在现代档案管理中的应用主要是通过计算机技术来将档案管理制度进一步完善，并提高档案信息管理的安全性，相关工作者要认识到这一现状，并推进数字档案在现代档案管理中的应用，为相关企业经济效益带来更多有力支持。

【关键词】数字档案;现代档案管理;应用

现在档案管理中应用数字档案也是信息技术快速发展的必然结果。随着社会的不断发展信息档案管理工作也日益繁重，因此现在档案管理工作也更需要注重工作效率与档案信息的安全性。而数字档案符合时代发展要求，对现代档案管理工作制度进行深度完善，并准确的提高了档案信息安全性，这为现代档案管理信息处理工作提供了极大的便利，本文通过数字档案对现代档案管理的意义以及切实应用进行简要概述，接着对数字档案在现代档案管理中的有效应用提出相应措施。

一、数字档案对于现代档案管理的意义

1.1数字档案推进了现代档案管理工作的资源共享

数字档案是通过计算机技术去建立一个数据信息库，而这一数据信息库其储存以及信息量都非常大，这也为今后的档案管理工作提供了更大的发展空间。针对于现代档案管理工作的目的而言，是为了将早期信息进行有效整理与利用，这是为了便于为今后的信息查找以及制定相应决策提供数据依据与借鉴，而数字档案在现代档案管理中的应用可以使信息被用户高效利用。打破了传统档案管理工作的信息储存方式，其储存量与储存空间也有了进一步提升，使档案信息的利用度得到有效提升，实现了档案信息的最大程度资源共享，这也减少了档案管理人员不必要的琐碎工作，全面提升了员工的本质需求。

1.2数字档案提升了现代档案管理工作效率

在信息化技术不断发展进步的今天，网络已经成为我们日常生活中学习和沟通的重要途径之一，在现代档案管理工作中，应用数字档案可以实现资源的快速搜索与查询，相关使用人员可以通过登录网址，来对自己想了解的档案信息进行快速的查询，这样也提升了现代档案管理工作人员的工作效率，减少了在档案管理工作上对人力物力的投入。通过数字档案技术可以让现在档案管理工作人员从以往复杂繁琐的工作中得以解放。在数字档案通过提前锁设定好的程序，以关键词或者代码等方式进行信息的查找与搜寻，可以快速获取相应信息。但这些信息的获取前提是需要档案管理工作人员对前期方案进行收集整理并进行有序编目等基础数据的录入工作，还有后期的文件扫描工作等，这相比于传统的档案管理工作有着非常大的便利。

二、数字档案在现代档案管理工作中的应用要求

将数字档案在现代档案管理中进行应用，首先需要做的工作是将现代档案的相关数据以及资料进行有效的收集整理，并将其扫描录入到相应的数据库内。在进行数字档案的实际使用过程中，也需要对数据库内相应的资料进行定期的整合以及实时更新，通过不断的综合档案信息来进一步构建更加完善系统的数据库内容体系。在数字档案中，通过数据库的系统建立来满足使用单位对档案管理工作所提出的实际需求，并帮助该单位提供数据的依据以及借鉴。但是在这一过程中非常值得注意的是，数字档案数据库的建立必须要从实际需求着眼，杜绝无目的盲目模仿所建立起来的数据库，因为数据库其本质是为了获取某部分信息的目的所存在的。要针对于相关单位的需求建立数据库的数据栏以及检索条目等信息，这样才能真正有效的帮助相关人员快速的获取想要的知识信息。基于以上对数字档案建立的要求，想要在在现代档案管理工作中的得以应用，在建立数据库的同时还需要，相关信息技术的专业技术人员对数据库建立做好技术支持，像软件的研发与设计方面，这样才能为数据库建立后的后期工作提供硬核保障。

三、数字档案技术应用于现代档案管理中的有效策略

3.1针对档案管理需求，健全相关制度要求

时代的发展督促着每一行业的提升进步。在信息日新月异的当下，信息资源也成为每一行业的竞争要素，现代档案管理工作也有了更重大的意义。数字档案在现代档案管理中的应用也是标志着这一行业向信息技术的迈进。通过数字档案来进行现在档案的管理工作，首先必须建立完整系统的档案信息管理制度，在原有的数据基础之上，根据不同单位对档案管理的需求，来进一步对原有制度进行改进与完善，从而使得该单位的现代档案管理更加科学系统化，这不仅保障了信息管理工作将进一步规范化，也推进了信息档案管理工作的未来可持续性发展。其中在档案管理制度中涉及到了档案信息收集以及归档制度还包括档案的利用以及保管制度等，在档案信息的收集过程中要保证档案信息的时效性以及信息的完整性，在其他信息的管理环节之中，要对档案信息进行定时的更新以及及时补充，这样才能保证使用单位的档案信息时刻处于安全期准确的状态。并需要注意将档案管理工作制度落实在实处，在实际工作中有赏也有罚，让每一位工作人员时刻保持积极态度，确保数字档案技术在现代档案管理工作中得到有效應用。

3.2提高档案人员安全意识与职业素养

数字档案的应用也提升了现在档案管理工作的危险性，可能会时刻面临着信息的暴露以及缺失。因此在进行档案信息的管理工作中，务必要确保档案信息的完整与安全性，特别是对于有影响性的文件与资料，在档案信息管理中要分级对待，采用数字档案中的加密技术，对于数据库中不同级别的信息资料进行加密设置。另一方面，数据库还需要安装杀毒软件以及入侵检测防火墙等安全设备，通过相应技术来保障系统的安全性，对于档案管理人员也需要进行层层筛选培训，要掌握一定的信息技术，并能够熟练进行档案管理工作也需要有较高的道德品质确保信息不会外露。工作人员也需要对存在的风险，有一定的应对技巧，能够及时作出弥补方案，确保档案系统的正常运行。

结束语

在新时代中，相关档案管理人员要勇于迎接时代机遇的挑战，考虑现今档案管理工作中的过程，加以改进，直面存在的问题风险，积极探讨解决策略。并学会将时代的产物融入到档案管理工作中，促进他管理工作的快速成长，能够为现代化的企业或者单位作出更大贡献，保障现在档案管理工作能够快速稳定发展。

参考文献：

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