论山西焦煤人力资源信息系统中标准化存在的问题

吴昌

【摘 要】近十余年来，人力资源信息系统大面积推广运用，极大变革了企业人员薪酬乃管理方式。2015年，山西焦煤开始研发人力资源信息系统，2017年该系统投入使用，逐步推广，越来越多的影响着基层工作模式、行为以及成效。然而，该系统作为集团人力资源信息化的初步探索，不可能一蹴而就达到令人满意的高度，还存在不少失误和遗憾。笔者作为下属公司人力资源业务工作者，发现部分标准化字段分类不符合国家规定的标准，或者缺失必要的标准化，不能基本满足实际工作需要，觉得有必要把这方面经验教训仔细学习、反思、总结好，亡羊补牢，为往后的信息标准化道路积攒方法和智慧。

【关键词】标准化;人力资源;信息系统

正文：

我国关于标准化的定义见于《标准化工作指南第1部分：标准化和相关活动的通用词汇》（GB/T20000.1—2002），对“标准化”的定义是：“为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。”

2015年，山西焦煤集团审时度势，开发了人力资源信息系统，把人力资源管理工作从人工推进到信息化时代。笔者在享受信息化成果的同时，也看到该系统受一系列原因影响，还存在很多问题，本文就山西焦煤人力资源信息系统中标准化方面存在的问题，展开论述。

一、出现的标准化的问题

（一）标准化缺失。很多上级已经规范的字段，没有进行标准化设计。例如，健康状况，我们可以标准化填报“健康”、“一般”、“较弱”，如果缺失标准化的字段，或者说字段没有标准化，职工按照“优”、“良”等不规范信息录入人力资源信息系统，那这个信息系统就无法支持生成《干部履历表》等规定的表式。同样，在劳动合同模块，工作内容、工作地点、工时制度等大量法定必备条款规定的字段也是缺失的，模块有名无实，导致成为“鸡肋”，无法在基层劳动合同管理中起到基本作用，操作人员仍然要把劳动合同工作重心转移到可以实战、能接受法律检验的管理方式中去。

（二）自我标准化。口径承袭几十年形成的惯性思维，执行企业标准和地方标准，没有和国家法律、行业现行口径对接。例如，国家规定的用工形式有劳动合同制、劳务派遣、劳务外包三类，而山西焦煤依然沿袭农民合同制、临时合同制等二十世纪九十年代概念，很多制度消亡二十多年，主体对象早就消失。系统中诸如此类的问题，在产业、人员身份、工龄等字段上问题比比皆是，增加了系统学习的成本、输入的难度，也不能适应上级检查、司法举证的需求。这导致基层单位很多工作仍然需要借助传统的纸质、电子软件按时进行日常管理，再“转换”口径录入人力资源信息系统，增大了工作难度和工作量。

（三）标准化缺失关联性。很多标准化数据都是孤立存在，单打独斗，系统协同管理能力弱。例如，年龄字段对于订立劳动合同劳动者资格的限制，性别字段对于井下、有毒有害、繁重体力岗位的限制。近观某个字段确实是输入存储了标准数据，但纵览一个完整流程，信息之间没有建立相互对应、约束等逻辑关系，致使系统能够输入相互之间产生矛盾甚至违法违规的数据。人力资源信息系统如此设计，再加之各模块权限受到单位、处室、科室限制，形成数据壁垒，信息操作仍然需要耗费大量时间用于核对、沟通协调，这与开发该系统的初心是相互违背的。

（四）标准化没有推动自动化。很多字段没有基本的自动更新功能。例如，企业工龄，完全可以按照国家规定的累计合并计算方式，根据起始时间（或者还有中断起止时间），结合当前日期自动计算人员工作年限，可是当前系统中的工龄需要操作人员每年点一次，工龄才能增加一年。很多此类问题，违背了标准化、信息化、自动化之间关系的原则，标准化原本应当是推动数据信息化、自動化，如果系统最终不能解放操作人员部分脑力活动和双手，该系统最终仍然会沦落为“形式主义”摆设。

二、建议解决的途径

（一）弥补缺失标准，增强实用性能。人力资源信息系统不能在运用中总是缺东短西、捉襟见肘，应当综合各方面标准（见表1），按照实用、能用的原则，在标准化工作方面查缺补漏。

首先，要对国家标准、地方标准、行业标准、企业标准有明确的认识、收集、整理，例如，《人力资源和社会保障标准化规划（2011—2015年）》点明的工作条件、劳动合同、集体合同。把已经存在的标准搞懂弄通，胸有成竹。

其次，要针对内部管理和外部统计、检（调）查需要，全盘梳理自身需求。针对系统中缺失的标准字段和数据，要补充字段，明确标准，让数据真正服务并完整应用到劳动用工花名册、出勤表、职工履历表、人才报表等企业基本经营生产资料中去。

（二）对接各类标准，便于数据衔接。首先，标准化按照类型，分为事实性、强制性、自愿性三类标准（见表2），针对系统中不同的标准数据，考虑它的独立性、兼容性、互操作性、合法性、可重复性程度，最大化的与国家、行业、技术接轨，提升系统数据的兼容性，便于数据传输上报，避免数据转换甚至是人工换算的麻烦。

其次，企业把不同标准类型的数据按照主次轻重和自身实际情况结合，才能科学处理好社会标准共性和自身个性之间的关系，国家、行业、事实规定必须要严格执行的，严格执行;国家、行业公布标准规范的，结合自身意愿采用;国家、行业没有公布标准的，自己也可以结合实践的规律，对数据创建标准来细化。

（三）标准建立关联，实现协同管理。把人力资源信息系统的每一个标准化字段、数据，当做一个细胞、分子，融入到一个完整的管理流程，在独立的数据之间建立必要和有效的关联。例如，新招录人员分配至井下工作岗位，劳动合同模块中合同期限限制三年以上，社会保险模块增加井下意外伤害险，津贴中对应增加“夜班津贴”……。系统开发要根据业务操作的每一个步骤、流程，推敲下一步的必然、可能、不可能，让人力资源信息系统中没有生命的代码真正“活起来”，实现系统功能之间融为一体，标准化字段之间脉脉相通、因果联动。

（四）标准自动化改造，减少工作负荷。标准化是促进信息化和自动化的重要手段，随着数据在时间和条件的变化，人力资源信息系统能部分实现对标准化的字段进行更新等二次加工，或者进行操作提示，例如，更新连续工龄，计算年休假期限、测算退休减员补员等。把系统设计为具备主观分析、精确加工数据能力的“劳动者”，做到数据输入时，系统慢人一步，下个工作来临前，系统先人一步，减少基层操作人员的工作负荷，这样才能实现系统替代人工、解放生产力的重要目的。

三、结语

人力资源信息系统是人类发展生产、走向高度文明的帮手，不是人类安逸的理由。把系统中标准化工作做好离不开研发人员、人力资源工作者的智慧和汗水，也离不开实践中的维护、论证、总结和改进，越战越勇，越做越好，才能让标准化扎根基层、紧跟时代，助力山西焦煤集团经营管理登顶国内一流。