浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施

郑晶晶

摘    要：在科技进步的今天，各地区的事业单位对各方面的管理方法做出了相应的调整，尤其是事业单位对档案管理做出的改变。事业单位对档案管理方法不断做出改善，虽然相比于之前的管理进步了许多，但在调整后的档案管理工作中又有新的问题不断出现，若不解决这些问题，那么就会影响到事业单位档案管理的发展，并且，对这些新问题的研究及解决对事业单位来说也是一个新挑战。

关键词：事业单位;档案管理;问题;措施

近几年，在科技进步与大数据不断发展的背景下，我国各事业单位在档案管理方面做出了很大的调整，尤其是对档案逐渐进行信息化管理，这对有效管理档案带来很大的便利。但在具体对档案管理工作进行改善时会遇到各种各样的问题，为了使档案管理效率不受影响，现根据实际工作中事业单位进行档案管理时出现的一些突出性问题以及应对这些问题的解决措施作出详细的阐述。

一、事业单位档案管理工作中出现的突出问题

（一）对档案管理工作重要性认识不够

档案管理工作是事业单位管理中最基础的一部分，但也是被人们常常忽略的一部分，大多数人都不把档案管理工作当做非常正式的一份工作。但在实际工作中，这份工作更加需要档案管理员负责的工作态度，也需要档案管理员与单位中各部门工作人员之间的配合[1]。但在实际工作中，普遍存在的问题是，许多档案管理员只做好了对档案的看守工作，而忽略了这些档案自身存在的利用价值，甚至一些事业单位没有配备专业的档案管理员，对档案的整理归档等问题不重视，诸如此类问题还没有得到完善，使得一些重要档案没有得到规范的整理与归档。

（二）档案管理人员素质参差不齐

档案管理工作也需要专业人员进行管理，这样才能将档案的实际利用价值向其他部门工作人员展示出来[2]。但在一些事业单位，由于事业编制改革的原因，导致事业单位人员紧张，促使事业单位将一些年龄偏大，不具备任何专业水平的员工分配到档案管理工作中，在对档案进行整理时，无法将档案规范的整合归档到一起，并且在遇到问题时不能及时进行解决，因此，这在一定程度上限制了檔案管理工作的发展。

（三）档案管理的信息化水平不够

高科技的快速发展，使得我们生活中的点点滴滴都有信息化的身影[3]。在事业单位档案管理工作中，也逐渐的将档案资料信息化处理，但在现阶段，许多事业单位出现的普遍现象是，事业单位的档案信息化管理都只是运用一些管理软件对档案资料进行简单的编码排序，仅仅可以对档案进行一些简单的查询，并没有实现档案共享性与反复利用性，没有通过现在的互联网技术真正实现档案管理数字化、无纸化。相反，由于只是通过一些管理软件对档案进行简单的编码和检索，导致无法提高档案的利用率，降低了档案在事业单位各部门中的需求作用。

（四）档案管理收集归纳不全面

一些事业单位在对档案进行整理时，只对一些执法文件档案进行了整理归档，而忽视了对一般档案的收集整理，例如一些文字档案、影像档案等，诸如这些档案由于不重视而没有进行及时的整理收纳，当管理这些档案的员工因某种原因离职时，很容易导致这些档案的遗漏和丢失。若在后期工作中用到这些档案资料时，进行查找也是一件非常麻烦的工作，增加档案丢失风险，也不利于事业单位档案管理工作的全面建设。

二、 应对事业单位档案管理工作中出现问题的解决措施

（一）提高对档案管理工作重要性的认识

要做好档案管理这份工作，可以从以下三方面进行改善：第一是要对档案管理工作制度进行完善，建立起合理的制度体系，并按照规定严格执行;第二是要加大在档案管理方面的资金投入并定期对档案管理人员进行专业考核，做到人人重视，人人参与;第三是要明确档案管理人员中的分工情况，合理分配任务，将工作落实到个人，确保档案管理工作可以有效进行。

（二）加强档案管理人员队伍建设

在所有的工作中，工作人员只有具备相应的专业技能与职场道德才能把这项工作做好，档案管理工作也不例外。我国的科学技术在进步，带领着一系列的工作方式发生改变，档案管理也在紧随科技的脚步，因此要求档案管理员要具备较强的专业素养[4]。第一要对档案管理人员队伍进行专业的培训，提高整个管理队伍的综合素质;第二要保持档案管理人员队伍的稳定性，一个合格的档案管理员需要进行专业的培训，拥有较强的专业技术后才能胜任这一工作，若临时换成一些在档案管理方面经验较少的人员来管理档案，那么会大大降低档案管理的工作效率，因此减少档案管理人员的调动，以便于保持档案管理人员队伍的稳定性。

（三）加强档案管理信息化建设

信息化管理在事业单位各部门工作中已成为普遍现象。因此，加强档案信息化管理成为各事业单位的重点。其中最重要的办法是通过学习当代先进的技术与管理方法，合理改善档案管理工作，使之能够更好为人们所利用。

（四） 完善档案管理工作制度

档案管理在现在的工作生活中逐渐的得到人们的重视，因此，档案管理工作的发展前景还很长远，这就需要对档案管理工作制定详细的相关规章制度，根据实际工作和生活中人们对档案的需求，一是对档案管理工作作出相应的要求，例如在进行档案管理之前，需要对档案管理的相关实际应用进行分析研究，然后根据需求制定出切实可行的工作方案;二是对档案管理人员的要求，例如制定有关奖赏制度，激发档案管理人员的工作热情。通过这些措施可以帮助事业单位档案管理工作有序进行。

三、结论

现如今，档案管理在事业单位工作中的地位越来越高，因此，档案管理需要进一步的改善，现在事业单位在各个方面都在追求管理信息化与无纸化，这一目标要在档案管理中实现的前提就是首先要认识到档案管理对一个事业单位来说的重要性。在面临新挑战、新机遇时能够运用现代科学技术采取新的措施来坦然应对，不断完善档案管理体系，不断提高档案管理为人们带来的利用价值。根据分析得出的在档案管理工作中带来的问题以及解决措施，来提高事业单位档案管理的工作效率，使得档案管理工作走向可持续发展。

参考文献：

[1] 刘志春.事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2016，23（4）：185.

[2] 王玉香.浅谈当前档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].东方企业文化，2015（1）：150-150

[3] 李娟.浅谈事业单位档案管理工作存在的问题及解决措施[J].办公室业务，2018（28）.

[4] 尹凤伦.浅谈我国事业单位档案管理问题与措施[J].中国科技博览，2015（11）：104.