财务一体化系统对企业财务管理职能转型的作用

王晨旗 周帆 杨华 王汲沆

【摘要】目前，世界已经进入大数据时代，不会高效运用数据的企业势必产生大量“数据孤岛”，其中绝大部分数据孤岛分布在企业各个部门间，又以业财部门间、上下级机构间分布最为广泛。如何将数据高效运用，以消除或减少数据孤岛的现象，这是财务一体化的意义由来。文章在了解企业各类财务系统基础上，细致深入研究了ZJ集团目前财务一体化系统使用情况，探讨了财务一体化系统中数据联动方式，据此对财务管理转型的关键要点进行了分析，最终对如何促进财务管理转型进行了论述。

【关键词】大数据；财务一体化；财务管理；职能转型

【中图分类号】F275

一、传统财务系统局限性分析与财务一体化系统概述

（一）用友财务系统的局限性

用友财务系统是我国企业运用最广泛的财务软件，包括总账、应收应付管理、资金、资产、报表等财务运用，可以实现对财务的全过程控制。ZJ集团在财务一体化上线前也使用此系统，虽然有很多便利性，但是局限性也比较突出：系统稳定性较差；系统技术与管理构架较为死板，不能满足企业多变的需求；管理思想与成长期和成熟期企业需求相比，较为滞后；系统各应用间的相互契合度不是很高，数据串联性相对欠缺。

（二）ERP系统的局限性

ERP常用模块，主要有总账模块、应收模块、应付模块、现金管理模块、财务分析等，也是功能集成一体化的企业管理软件。ERP系统可以称为是一体化系统的原型，它有着其他财务软件不具备的许多优点，然而局限性也较为明显。首先，传统的ERP系统被看作是典型的联机事务处理系统。系统更注重的是通过大量数据来更新处理性能和提升系统的可靠性，业务的处理模式是专门针对事务处理系统而设计的，所以非计算机专业的管理层人员很难适应其独特的数据格式及描述方式，对于业务的查询和决策就会变得很麻烦。其次，ERP是事务处理机制，层次不同的管理人员对数据的要求不同，所以处理相关问题时，ERP要针对不同的使用者提供不同的数据，而ERP程序又将其作为日常事务处理，耗费大量系统资源。最严重的是，这些应用功能大多限制在各个模块内部，数据处理相对独立，不能形成一个有机统一的整体。

（三）ZJ财务一体化系统的概述

财务一体化的基本构想是，在包括网络、数据库、软件平台等基本组成要素的环境下，将企业财务管理中的三大流程，即业务处理流程、财务核算流程、财务管理流程有机融合，计算机的“事件驱动”概念被引入到流程设计语言中，整个系统的建立基于業务事件驱动的财务一体化信息处理流程，使业财融为一体。在这一指导思想下，系统可以根据企业的业务事件不同来合理筛选数据，满足不同的使用需求与使用动机。当业务事件发生时，系统利用预先设定好的事件驱动流程执行业务需求，记录并上传数据；系统根据业务事件的单据类型，遵循流程信息处理规则，将企业的不同类型数据集中于一个后台数据库，当需要信息时，具有数据使用权的各类“授权”人员，通过系统引擎自动获取系统整理后的各类所需信息。这种方式能在满足极大自由度与高效性的基础上实现数据共享，实时控制企业经营业务，让系统的财务控制职能真正发挥出来。ZJ集团于2018年开始试点，2019年在旗下子公司大规模上线财务一体化系统，这个系统组织架构，目前主要由主数据系统、核算系统（基于SAP平台）、预算系统、中台业务系统与报表系统等常用子系统组成。主数据系统主要作用是信息采集，它是基础性系统，所有财务信息与数据需求框架在此建立；核算系统主要是会计核算功能，数据主要来源是中台系统，其自身也具备数据生产能力；预算系统主要是各类预算性数据的前提填列，它控制着各类收支的预算前提；中台业务系统主要作用是业务数据的初始流入与执行；报表系统作为整个系统终端，汇总系统数据，据此出具财务报表。这几个系统相互联系，共同作用。

二、财务一体化系统数据抓取渠道与关联方式的探究

（一）财务一体化系统数据抓取渠道的探究

财务一体化系统的数据来源主要有两个，分别是主数据系统与中台业务系统，其中主数据系统主要功能是维护个体、客商与项目的基本信息，企业日常经营数据主要来源于中台业务系统。中台业务系统分为合同、报账、资金、税务、配置等五大模块，除了配置模块，其他四个模块都具备数据输入功能。合同模块维护合同数据与相关合同台账；报账模块涉及应收应付、物资管理等基础财会职能处理，这个模块日常产生数据量最大；资金模块主要涉及外部银行相关业务与企业内部资金相关业务等功能；税务模块涉及发票的开具与收入、税款计算与缴纳等涉税相关业务；配置模块主要执行对中台业务系统进行基础性维护功能。

（二）ZJ财务一体化系统数据关联方式的探究

ZJ财务一体化的数据关联主要在两个层次，第一层次，主要生产数据的中台业务系统四大模块间的关联。如报账模块的应收应付单据需要引用合同模块的数据信息，应收应付产生的发票录入又传入税务发票池，归入当期税务数据库，应收应付所需的付款事项又需要通过资金模块的结算单据实现。这个案例，形象说明了中台模块间的数据交叉关联，而这例子又只是财务管理业务的冰山一角。第二层次，财务一体化系统整体有机联系。我们沿用上一个案例，该案例的实现需要先通过主数据系统建立项目框架，然后通过中台业务系统进行收支，但是这笔收支又在预算系统的数据控制下，收支完成后，财务人员将该笔账务推送到核算系统，完成会计核算工作。本次业务所产生和引用的数据以及信息都汇总到核算凭证下，最终又全部汇聚到末端的报表系统反馈到报表层面。这个案例是简单的财务收支案例，整个流程涉及到财务跟其他数个不同的业务部门。数据需求部门可以通过中台业务平台实现数据的精确定位。管中窥豹，这种普遍性而又多样化的有机联系才是财务一体化系统的精髓。

三、财务一体化系统对财务管理职能转型的思考

（一）对相关工作人员的思考

针对企业业务部门工作人员而言，一方面，首先，极大消除了数据孤岛现象。中台系统将业务发起端前置，如商务合约部门录入合同与结算信息、物资部门录入物资出入库信息、普通职工填制报销单据等。这些数据初始输入都与后端财务核算系统紧密关联，集团总部也可以通过财务一体化系统实时监控汇总分析下属公司的财务数据；其次，通过财务一体化系统，业务部门与财务部门联系渠道多样化，沟通频率常态化，有助于降低企业运营成本和运营风险，化解业财部门隐形矛盾，提升企业运营效率。另一方面，财务一体化系统的实施，要求财务人员要具备较高的综合素质与管理观念，这就倒逼财务从业人员不断提升自我综合素质，加强与业务部门主动联系，树立企业整体理念，否则将无法与企业高速发展相适应，最终沦为企业淘汰对象。

（二）对财务管理和业务流程融合的思考

财务一体化系统加速了企业财务由会计与核算职能向管理与分析职能的转型。传统模式下财务部门只将财务数据化管理作为大部分工作内容，未能与企业生产经营过程进行有机结合，没有彻底融入到企业生产经营中，因而不能更好地为企业创造效益。财务一体化系统通过以下几方面将业财流程重组、职能重构：

1.落实基础会计核算职能。通过系统的强制性限制规则来规范会计做账方式，排除传统手工做账的随意性，减少低级错误的发生和人为干预数据的可能性。

2.建立基础财务数据支持保障体系。借助财务一体化系统，实现了对企业整体资金与财务状况的全盘掌控。据此形成基础财务数据支持保障体系，数据的来源更为广泛，支持更为有力，视野更为辽阔。完善了数据的自动化处理，可以有效提高数据实用性与准确性。

3.完善预算管控制度。通过预算系统既能有效推动企业完善全面预算管控制度，降低预算外事项发生概率与频次，积极发挥预算引领作用，又能让实际业务的执行有据可循，进行预算管理，保证企业决策拥有良好的预见性。

4.提升数据共享程度。财务一体化系统为企业建立财务共享体系提供了切实可行的渠道，为业务部门与上级部门的工作提供准确的数据保障，减少人为干预数据的可能性，提升数据共享程度。

（三）对财务职能架构体系的思考

传统企业财务职能架构一般分为三层：即管理决策层、财务核算层、业务执行层，三个流程的关系，如图1所示。

财务一体化系统的上线，改变传统企业的“上传下达”式财务职能架构，减少业务流转的层次，提高了流转效率，使数据得以快速传输，进而提高企业财务管理整体环节的运行效率。系统通过充分加强业务流程与财务之间的内在数据关联来达到业财融合的效果，具体实现过程，如图2所示。

企业财务职能体系的转变，主要表现为：首先，应尽量减少初级重复性会计核算人员、收窄管理层次，扁平化发展现有的组织架构。通过这种方式，实现财务业务工作流程的去冗。同时，把财务业务相关的权利，下放到财务一体化的组织结构中，可以避免线下层层审批上报所耗费的大量时间，不断提高企业的业财信息决策与传递效率，进而使企业整体财务管理得以高效运转。其次，组织架构的扁平化，通过将部分领导权力下放至一体化流程中，减少了相关领导人员的工作负担，只需在作出关键决策的时候进行处理和审核，从而极大地提升了业务处理的准确性和高效性，无形中提高了企业的运行效率。因此，财务一体化系统通过重塑企业财务管理的架构，使之趋于扁平化，这样不仅有助于通过新型架构大幅减少各层级管理人员工作负担，也有利于提高企业日常业务处理的工作效率，提升财务管理的灵活性、自主性、高效性。因此，可以预见财务一体化系统将在ZJ集团财务管理职能转型的过程中发挥重要作用，并为集团的高效发展奠定坚实的财务基础。

（四）对职能部门的监督思考

随着财务一体化系统的进一步推广使用，其在一定程度上改变了财务乃至其他部门的原有工作方式，因此，集团原有的监督方式和某些制度显然已无法适应财务一体化的管理需求。所以，一方面，要有财务管理部门和业务部门之间的相互监督协调，以此保障一体化系统的数据精确性和可靠性。另一方面，财务一体化系统因其固有的存储特性提升了数据流转的严谨性，人为可干预的空间较小，细小的数据错误都会层层关联持续放大，财务数据造假的风险性大大提升。

四、财务一体化系统在财务管理职能转型中的改进措施

（一）系统复杂程度高，前期适应期长

财务一体化系统，因其子系统多、组织结构复杂、相互关联密集，导致了财务一体化系统的使用门槛较高。这个门槛，既指的是公司门槛，也指的是工作人员素质门槛。所以，在初期使用对公司质量要求高，培训成本较大。再加上由于旧系统的使用习惯问题，导致工作人员前期对财务一体化系统的适应期会有阵痛。因此在系统全面上线后，集团可以考虑降低使用财务一体化的公司门槛，放开系统的灵活性，这也可以助推公司质量的提升，集团还应对初期培训效果进行总结筛选，编制成熟的手册，选出优質培训课程与案例，选派优秀人员去指导下属公司的上线与日常运行。

（二）系统稳定性有待加强，功能有待完善

财务一体化系统因上线时间短而集团公司数据处理量大，系统偶有崩溃现象；系统功能没有全面挖掘开发，有些流程较为繁琐，反而增加基层业财人员负担。这些硬件功能的迟缓将减缓财务管理职能转型，目前系统开发人员在加班加点完善系统，我们有理由相信待财务一体化系统全部稳定后会极大改变公司运营效率。

五、结语

随着财务一体化系统在ZJ集团的全面铺开，财务管理职能的转型正在发生，在此过程中，难免会出现不同程度的问题，企业应该更新管理理念，通过完善和优化财务管理策略，加强财务管理人员自身适应性。伴随企业不断发展，财务一体化逐步深入，财务管理水平稳健提升，精细化管理理念不断落实，最终实现企业财务一体化管理和财务管理职能转型。

主要参考文献：

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