区域档案数据中心建设的困境及对策探讨

邹玉珂

摘要：随着档案信息化的深入推进，区域档案数据中心建设如火如荼。本文主要分析了区域档案数据中心建设面临的主要困境，并相应提出了几点发展对策。

关键词：区域档案数据中心   档案数据   档案信息化

在当今大数据时代，随着信息化的深入推进及大数据技术的广泛应用，电子文件海量产生，档案部门保存的数字档案也越来越多，传统档案工作模式亟待转型升级，如何解决档案数字化加工、海量存储数字档案以及在线利用数字档案等问题？区域档案数据中心应运而生。区域档案数据中心可以理解为是一定区域内从事档案数据存储、维护、管理和利用的专门机构。区域档案数据中心成立的目的就是通过建立档案数据资源管理平台，实现区域范围内档案数据的整合与共享，更好地服务于经济社会发展。档案部门通过建立区域档案数据中心，不仅可以打破本位主义的部门界限，消除信息孤岛和数据壁垒，而且可以通过网络共享平台进行馆际联动，实施“一站式”远程利用服务，提供现行公开文件和档案信息的远程查阅服务，有利于实现区域档案数据资源的充分共享，从而有力提升档案数据的服务能力与效率。

一、区域档案数据中心建设面临的主要困境

随着档案信息化的深入推进，不少地区的档案部门在积极探索区域档案数据中心建设，如：湖南省湘潭市档案局于2012年6月率先在全国挂牌成立档案数据中心，这是一个全市范围内的区域性档案数据中心，负责对全市的档案数据的存储、维护、管理和利用工作。湖南省政府办公厅于2015年4月针对洞庭湖生态经济区建设专题档案资源数据库相关工作下发了相关通知，提出要基于综合档案馆建立三级档案（省、市、县）专题档案洞庭湖资源数据库。石家庄市也建立了《区域性数字档案数据中心》项目，该项目主要针对信息共享与数字档案管理。这些区域档案数据中心的建设，取得了不少成功经验，具有重要的现实意义。但总起来看，区域档案数据中心的建设，还面临一些发展困境，亟待进一步加强工作。

1.软件平台建设不完善

构建统一的软件平台，使各档案部门统一化的进行操作和管理，最终能够达成深度整合共享，这是构建区域档案数据中心的前提和基础。但在平台建设中，由于地区或部门档案工作水平参差不齐，缺乏档案馆间或市与区县之间的协作共享，全区域间没有实现统一系统平台的使用，因而容易出现数据挂接不上的现象，由于使用的不是同一个系统，即使是用的同一套标准也会出现移交时对接不上现象，并且如果档案馆频繁更换系统，在导数据时容易造成数据的丢失，费时费力且成本较高。不仅如此，区域档案数据中心的标准体系亟待完善。管理标准化贯穿于平台建设之中，无论是信息采集、整理、数据库建设、信息利用、出具证明等都需要一套既定的统一标准加以约束和规范，才能够保障档案满足信息化、安全化以及管理规范化的目标。而现实中这些相关标准体系比较缺乏。

2.数据资源利用不高效

对于区域档案数据中心而言，在使用的过程中必须要充分考量到广大用户们的使用体验，能否为人们所利用才是诸多功能里的重中之重，譬如说能否达到较高的效率，是否可方便，且价格低廉的使用。鉴于资源受限，故而区域档案数据中心在使用的时候还是存在着一些不足之处，主要凸显在以下三点：一是信息查询不准确。建设过程不够完善，不管是资源的质量、数量或者是结构的优劣均会影响到检准率和检全率。二是利用流程不便捷。对于社会个人用户或者社会组织用户来说，查阅档案需开具介绍信，或者用本人身份证登记，亲自到档案数据中心或安装此系统的单位去进行查询。三是响应机制不完善。在查询、利用的过程了倘若出现了问题，该中心本应在第一时间采取应急响应机制，高效解决问题。然而一些单位响应的意识较为薄弱，体制不够健全，针对问题的采集、处理及反馈都不够出色。

3.档案信息安全缺乏保障

由于不少单位的档案数字化工作采取招投标的方式，由第三方进驻档案馆内部场所进行办公，数字化外包过程给安全管理带来一定程度的挑战，包括数字档案与实体档案的安全问题，主要表现在：在数字化前处理环节，因为档案保存年限问题，部分档案的纸张已经变得很脆弱，在拆分时容易出现损坏;在扫描环节，需根据档案纸张状况选择适合的扫描方式，否则会经常出现卡纸的现象，容易对实体档案造成損坏;最后在档案入库时，也可能会出现不规范的编制页码或者存在页码丢失、不按要求装订档案等情况。一些单位未针对档案数字化管理形成健全的管理机制，导致档案馆的信息防护没有基本的保障机制，同时没有建立系统性的防护策略，未针对数字档案信息形成可靠的解决方略，仅有事后补救措施，等等。

二、加强区域档案数据中心建设的基本对策

1.抓好档案数据的整合与共享，增强档案数据的实用性

区域档案数据中心建设的初心就是为了打通档案数据流通的壁垒，实现档案数据的最大限度与最大范围的共享。为此，要切实抓好档案数据的整合与共享工作，将区域内各档案部门的优势或特色档案资源进行有机整合，然后通过网络平台进行共享，从而充分发挥档案数据的应有价值，实现资源优势互补，达到1+1大于2的目的。为此，需要做好以下两个方面的工作：

一是要以档案部门为本，制定区域内档案数据整合规划。通过规划区域内档案数据整合的范围、内容及具体要求，明确区域档案数据中心的档案资源布局。这是加强区域档案数据中心建设的基础性工作，也是最核心的工作。只有加强顶层设计，科学规划区域内各档案部门档案数据建设的范围及基本内容，才能实现彼此的分工与合作，优势互补。档案数据的整合程度关系着区域档案数据中心是否具有真正的价值，能否发挥应有的功能。

二是要以用户为中心，加强档案数据的共享工作。毫无疑问，档案数据整合的目的就是为了共享。为此需要树立共享理念，建立共享标准，开发共享平台，为用户提供简捷高效的检索利用系统，方便用户利用档案数据。