浅谈民办高校行政秘书素质及能力提升措施

摘要：随着高等教育教学改革的不断深化，很多高校拥有了更多的行政自主权。办公室作为高校管理与服务的核心部门，在内部起着承上启下沟通作用，肩负着信息传递的重要使命。而办公室行政秘书作为行政管理的安排者与执行者，更应认识到自身工作的重要性，其工作效率的高低直接影响行政管理的质量。在新形势下，高校行政秘书应当具备较强的业务能力、政治素养与服务意识。

关键词：行政秘书 管理 基本素养

中图分类号：D6  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2020）12-0215-02

秘书工作是高校发展与改革管理工作中重要组成部分，习总书记评价他们，工作苦、工作任务重、工作复杂;在工作中，应坚持马克思列宁主义、以科学发展观为指导，以新的理念新的思想新的战略方针。依法治校及平安和谐校园的构建，对学校行政管理工作特别是高校办公室提出了更高的要求。如何更高效地开展工作，如何高水平地服务，为学校领导提供参谋与意见等服务，获得更好的满意度，等等。本文分别从管理、政治、教育等领域出发，探讨提升高校行政秘书的职业素养与工作能力问题，以便做好秘书这一重要工作。

一、高校行政秘书角色定位与重要性

学校办公室的工作具有复杂、综合等特点，因其负责管理事情种类繁多，例如学校领导指示的传达、资料收集整理、大型活動组织安排，这些工作的开展均需要多方协同调节，这就要求行政秘书具有良好的沟通能力和应变能力，针对所接触的不同群体采用不同的沟通方式。以办公室行政秘书为例，不仅要有丰富的专业知识，而且要能更好地领会领导意图，帮助领导更好地完成工作;因此，秘书应通过精细化分配工作时间，合理安排工作内容，避免遗漏工作内容，按照工作的轻重缓急开展工作，以保证各项工作的顺利开展。

这种自律、精细化的管理可以使行政秘书自我能力不断提升，在日积月累中养成良好工作习惯，更好履行自身工作职责;更好地发挥桥梁与纽带作用，及时将教职工的意见反馈给校领导，从而使领导更及时地了解教职工需求，增强教职工的幸福感与满意度。

二、行政秘书工作面临的问题

1.工作任务过于烦琐

行政秘书是学校办公室精细化管理实施的主体，其素质与能力的高低会直接影响工作效率。例如，许多秘书在沟通时方式过于单一，没有根据不同的沟通对象采取不同的沟通方式，这也是影响沟通效果的主要原因之一。秘书的工作量大，且工作烦琐，导致有些人在具体工作的开展过程中存在消极怠工的行为，这既有自身原因，也有外部原因。民办高校，存在人员少、流动性大等问题，很多行政人员往往是身兼数职，这也是其工作出现厌烦情绪的原因之一。

2.工作方法欠科学

面对烦琐复杂的管理工作，应善于制定相应的工作计划，避免出现遗漏。不重视工作计划制定，便会导致工作出现偏差;如果没有详细的工作计划，工作的开展只是按照时间顺序进行，秘书在工作中就会处于被动地位，影响学校工作的开展。学校应开展合理的监督衡量机制，高校对于行政人员的考核更多的是出勤的考核，未将其工作效率、服务满意度纳入考核工作中，这就影响考核结果的真实性，也影响秘书的工作热情。因此，在具体工作中，应讲求科学的工作方法，学校应适当采取鼓励机制，以激发行政人员的工作热情。

3.自我认同感的缺失

秘书对自身工作角色的认知责任感对其工作能力的提升，起着极大的推动与促进作用。角色意识和自我认同感既是一种心理体验，也是一种心理认知过程。如果秘书在工作中对自己的角色没有明确认识，很可能导致责任意识欠缺，工作消极被动。所谓个人角色认知，是清楚知道自己在行政工作中的总体定位，做到心里有数，知道其岗位职责，不断强化自身对岗位的角色意识与工作责任感，保障自己在行使工作职能时，强化与规范自己的服务行为和服务态度，灵活获取处理工作所需要的信息。

三、行政秘书能力提升的优化措施

1.主观能动性的提升

高校在注重教师激励的同时，也应采用各种办法激励行政人员，例如鼓励并支持他们参加相关专业短期培训，更好地帮助他们完善工作方法与知识结构、沟通技巧与沟通手段;如果时间允许，可开展短期进修，让他们更好地与同行之间进行交流，通过沟通与学习取长补短，避免出现其他人工作中所出现的错误。这种短期进修更重要的是可以帮着他们增强专业认同感，明晰自己的不足之处。例如通过沟通与交流，了解其他同行的工作方法并应用到自己的工作中，扬长避短，将每日每周所做的工作时间截点进行标注，按照工作的轻重缓急去完成，以保障工作的顺利完成。学校在监督方面也应发挥其应有的作用，如了解行政人员的工作满意度及工作情况，对工作中所存在问题进行相应的调整，了解他们的需求，帮助他们更好地规划自己的职业生涯。

2.增加角色定位，强化服务意识

新时期高校行政秘书在牢记党的宗旨基础上，应更好地强化高校政治服务意识。学校办公室日常工作涉及教职工的隐私、重要机密文件、人事流动信息、上级批示等，这就要求行政秘书务必做好保密工作;这不仅是工作要求，也是一名行政秘书必须具备的职业素养，与同事不谈工作隐私、废弃的公文文件立即粉碎。在学校的行政管理过程中，学校办公室的行政秘书既有相关职能，也要有服务意识，妥善处理好各方面的关系。若想做好服务工作，必须全面了解秘书的服务对象。秘书的服务对象很广，既有教职工，又有校外服务人员，涉及的人员类型众多，有不同学历层次、文化素养;因此，秘书工作就带有复杂与多元化的特点，这就要求行政秘书既要具备一定的专业知识，又要掌握相关法律法规，了解上级领导部门新政策，具备应急事件、突发事件处理的能力。不仅如此，在日常办公中，秘书应对所面临事情影响范围、轻重缓急等后果进行科学判断，为每个服务对象提供的服务做好记录，做到有据可查，尽责、负责，从而提高管理服务的满意度。

3.加强自身素养提升

在自身素质提升的基础上，秘书必须具备高度的团队协作意识与精神，秉承突出学校特色、崇尚创新的工作理念，在工作中坚持实事求是的原则，积极开展理论学习，注重理论与工作实践相结合。俗话说，实践是检验真理的唯一标准，通过社会实践达到知识创新、工作创新、规范等目的，让秘书明确自身职责与义务，为高校相关事务的实施提供有力条件。讲究沟通方式与技巧。与其他行政人员不同的是，秘书在行政沟通中首先要理清思路、将所要表达的内容条理化，让领导很快明白你所表达的意思，抓住关键点，尽快进入主题;如实反馈，做到不添油加醋、无中生有;在与其他人员沟通时注意说话的态度和方式技巧，力求热情友好，做到“张弛有度”;在具体工作中也要勇于担当。以民办高校为例，行政人员编制紧张，因此当办公室人员出现空缺时，要勇于承担个人岗位职责以外的工作，或是帮助其他同事，分担工作任务，遇到学校重大或临时性工作时，要积极参与，这就要求在日常工作中与本部门或其他部门同事多交流、多沟通。

4.加强行政综合知识的学习

行政秘书工作量大，覆盖面广，这就需要培养他们多元化的业务技能，以适应工作特性，充分利用时间补充新知识，提高自身能力。行政秘书的基础工作即管理工作，应加强管理学相关知识的学习和研究，掌握现代行政管理规律与制度。同时置身于互联网高速发展的今天，高校的各项工作基本实现现代化与信息化;因此，我们更要与时俱进，提高信息管理和运用水平。公文写作也是行政秘书工作的重要一项，比如完成最基本的会议纪要、工作计划、总结的拟写、校对等。由于秘书工作任务繁重，很多公文的写作基本是照搬网络模板，长此以往，导致公文写作水平无法提升，公文的写作深度不够，无法结合学校实际，呈送的材料反复删减等情况出现。这就要求他们要夯实理论基础，从日常工作中研究公文写作方法，掌握其文体必要的词汇，阅读与学习上级部门下发的各类文件，学习遣词造句方法。

四、结语

综上所述，行政秘书的工作环境较其他岗位更为开放，工作对象复杂，杂事琐事多。工作性质要求他們具备严谨细致的作风。工作强度大、内容的枯燥乏味，容易导致他们心理焦虑等负面情绪的出现;因此，面对高强度工作，自身要摆正心态，增强自身抗压能力，强化心理素质，不断学习和扩充自己，让自身的素质稳步提升，更好地为学校发展贡献力量。

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责任编辑：赵世鹏

[作者简介]姚迪，长春大学旅游学院研究实习员，硕士，研究方向：高等教育管理与行政管理。