数字档案在学校档案管理中的应用价值

摘要：以探索数字档案在学校档案管理中的应用价值为重点进行阐述，以当下学校档案管理工作开展的具体情况为依据，首先分析数字档案和纸质档案的差异，其次从有助于进行办公文档管理、人事档案管理、财务会计档案管理等几个方面深入说明并探讨数字档案在学校档案管理中的应用价值，再次介绍档案管理数字化制约因素，最后阐述数字档案在学校档案管理中的应用思考，增强学校档案管理的实效性，旨在为相关研究提供参考资料。

关键词：数字档案 学校档案 管理 应用价值

中图分类号：G27  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2020）12-0221-02

档案管理是每一所学校管理体系的重要分支，也是评价学校管理质量的参考指标。而档案管理并非被动化的项目，却可以作用在各级各类管理工作中。也就是说档案管理能够促使学校内部其他项目工作的有效开展，也是学校各项管理工作的重要辅助力量。特别是在信息化社会，信息逐步发展成为重要的社会资源，怎样通过信息资源强化档案管理，值得管理者深入挖掘研究。新时期，档案数字化成为学校档案管理工作的必然趋势，数字档案对在管理中的价值，值得关注。

一、数字档案和纸质档案的差异

数字档案主要是依托计算机等先进技术，将以往纸质档案信息转化为数字类型的档案信息并保存在档案中。数字档案和纸质档案的差异是：首先，因为保存媒介不同，数字档案成本比较低，纸质档案的保存需要大量纸张。以一所拥有32名教职工、500名学生的学校为例，该学校每年需要整理的各类档案，如教职工的人事档案、学生档案、财务档案、办公文件档案等四百余份，按照一份档案200张纸计算，400份档案就是八百余张纸，纸张数量巨大。纸质档案还要面对因疏于防潮、防火、防盗、虫害以及自然灾害带来的不可挽回的损失。在单位搬家、整合归并、转运中，有可能丢失纸质材料。然而，数字档案引入高密度的压缩类型磁盘，把相关信息保存在“云”系统内，既节省空间，又节省管理成本。其次，数字档案补充数据信息更为便捷，借助计算机终端，能够随时记录数据，自动完成编目和归档，甚至是筛选及加工[1]，确保信息数据的完整性，迅速查阅计算机检索流程，提高档案管理的准确性。最后，数字档案打破纸质档案管理的时间与空间制约，在终端设备的支撑之下，不管是计算机技术还是手机，都能够随时随地地补充与更换档案，还能够在有急迫需求时调取档案;而纸质档案受地域、时间、空间等方面的限制不能及时供给所需。

二、数字档案在学校档案管理中的应用价值

一般来讲，学校档案主要包括办公文件档案、人事档案、学生档案、财务后勤档案，所有的档案信息都是学校在前进发展过程中保存下来的，体现了学校在不同阶段管理工作的基本情况。以往的档案管理只是归类及存放，在工作中凸显的意义不够明显，而数字档案恰恰补上了以往的短板，主要包括以下几个方面：

其一，有助于人事档案管理。大多数情况下，学校人事档案都是保存个人基础数据信息的[2]，局限在身份档案之中，然而针对教学和工作期间获得的奖励、成果等，不在档案信息中，缺少公正、公平性。而数字档案可以将其在平时工作生活中的成就记录在档案中，尤其是每年变化情况，设置相关的条件检索，通过数字档案加以证明。

其二，有助于学生档案管理。学校发展的常态便是一批学生走进，一批学生走出，学校的学生管理工作千头万绪，比较烦琐，班级层面、宿舍层面、学生个体层面的考评等，都应该归入学校管理综合档案[3]。然而部分学校依旧存在问题，总是趋于表面化地记录档案信息，学生毕业之后这些档案便消失不见，无法保证学生自身档案的完整性，而数字档案比较全面的、准确地保存在了学生档案中，对学生档案管理工作的质量奠定了一定的基础。

其三，有助于财务会计档案管理。基础建设模式的学校后勤工作档案也需要关注，财务会计的档案管理要彰显相应的技术规则与标准，尤其是财务会计准则，根据《会计档案管理办法》，会计档案保管期限分为永久和定期两类，不同的会计档案有不同的保存年限。有了数字档案，财务公开获得了诸多条件的支撑，有助于实效性的完成学校财务检查工作[4]。除此之外，档案管理不应该仅是多个类别的管理，还应该彰显学校发展情况，数字档案管理起到一定促进作用。例如：在上级检查或者学校发展的整体化评测时，数字档案能比较准确、便捷地提供数字信息，以PPT的形式展示上级单位需求的信息，进而凸显数字档案管理的效用。

三、档案管理数字化制约因素

院校档案管理中引进数字档案管理，在具体实施过程中也陷入一定的困境，多方面制约了数字档案管理的发展进程。具体表现在以下几个方面：

首先在档案管理思想与方式层面。目前，高校中档案管理引进数字档案已成为必然趋势，硬件设备在逐步建设，但是档案管理的思想相对滞后，系统化的工作模式尚未完全突破以往的手工操作局限性，工作模式得不到创新。数字档案管理便是通过计算机参与信息数据的管理[5]，若管理思想不够新颖，会影响数字档案效用的彰显。因此，使用数字档案要有明确的新的管理思想。

其次在数字档案的一体化管理层面。部分高校各个部门各自为政，设置特殊的要求，难以保证档案管理的统一性。各类高校具有相对独立的档案系统，涉及硬件组成设备与软件内容，学校自主购进硬件设施，使软件随之产生差异，各个档案室的内在关联難以被全面了解，也就是说数字档案在档案管理中的应用要以数字化统一性为基础。

最后是数字档案安全性与经费层面。现阶段部分高校的档案体系通过外包装加以设置，在一般情况下，系统会和校园网及其他类型网络关联，大多数的网络病毒会制约体系的安全性，且部分工作者自身的安全意识不够明确[6]，总会在日常工作中引进病毒，不利于数字档案的科学管理。除此之外，档案数据和院校日常工作息息相关，若被泄露，会造成无法弥补的损失，管理体系建设的经费不够充足，等等，都会成为阻碍数字档案效用发挥的重要因素。

四、数字档案在学校档案管理中的应用思考

高校要想最大化地提高数字档案在档案管理中的应用效果，势必要进行有效的方案设计;通过树立良好的管理思想，增强工作者的自身素养;引进档案安全管理意识，确保档案信息的安全可靠性;强调数据库开发，构建档案管理体系等，给数字档案的综合使用指明方向，致力于院校档案整体管理质量的提升。

1.树立管理思想，增强工作者的自身素养

明确了数字档案的价值之后，学校的档案管理要选择新颖的先进技术，会出现诸多新的管理思想与管理方式，这能体现与时俱进，也会带来一些问题。因此在学校引进数字档案管理思想的前提下，管理者要创新工作机制，确保其有效完成，并将其视为学校档案管理数字化的关键点。档案管理层自身的知识结构会影响档案管理效率，因此应该组建具备现代化先进知识和技能的档案管理队伍，吸取多元化的知识要点，不间断地参与学习活动，更新档案管理思维[7]。特别是档案管理中引进的信息技术，需要安排专业人员进行管理，以今后的学校发展趋势为目标，档案管理者要深入掌握先进技术，从而强化数字档案在学校档案管理中的应用效果。

2.引進档案安全管理意识，确保档案信息的安全可靠性

学校档案数据是重要的社会资源，与个人隐私及国家机密关联，特别是商业机密及行业数据档案，被利用的概率比较大，因此学校管理者要引进安全管理意识，提高信息安全素养。也就是说处于网络状态中，电子文件、信息的安全意识和技能要强化，对部分档案资料来说，档案信息安全是信息寿命的保障，若信息泄露，档案便会失去保存的价值。应树立安全管理意识，提升对应人员的信息安全素质，使其意识到数字档案管理的保密性，增强档案管理安全保障，使信息足够安全，进而体现数字档案在学校管理中的有效性。

3.强调数据库开发，构建档案管理体系

数字档案在学校档案管理中的应用，要以完整的数字化档案体系为基础。处理好电子档案问题，首先要形成档案信息库，把重要资料整理纳入数字档案体系，加以分类，并且备份处理，以免出现档案破旧影响完整性的问题，特别是部分档案被翻阅即将报废的现象。对于部分不能翻阅的档案资料，可以借助扫描以及拍照等形式，尽可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推广数字档案管理软件，在研发时期综合性地归纳与综合，积极创新[8]，要考虑到数字档案今后的利用效果。需要注意的是，学校要强化档案管理体系的建设，通过网络将相对分散的计算机体系连接起来，设置为服务器区域及客户机，作用在多个操作体系上，这样学校管理者可以任意调取档案资料，便于提高档案管理的质量与水平。

五、结语

综上所述，在学校档案管理工作中，要积极引进数字档案，赋予档案管理自动化及智能化。每一所学校都要给予数字档案高度关注，了解数字档案的价值，并且将其巧妙地作用在学校档案综合管理工作中，采取行之有效的措施，健全档案管理体系，如树立管理思想，增强工作者的自身素养，引进档案安全管理意识，确保档案信息的安全可靠性，进行数据库开发，构建档案管理体系等，从而为学校持续化的发展与规模扩大提供条件。

参考文献：

[1]赵洪来.浅谈新媒体环境下数字档案管理新技术的发展以及应用[J].办公室业务，2017（23）：73-74.

[2]孟庆楷.数字化技术在档案管理的应用价值[J].农村实用科技信息，2018（5）：10-11.

[3]赵洪来.浅谈新媒体环境下数字档案管理新技术的发展以及应用[J].办公室业务，2017（23）：73-74.

[4]刘越男，吴云鹏.基于区块链的数字档案长期保存：既有探索及未来发展[J].档案学通讯，2018（6）.

[5]周光群.数字化背景下城建档案管理实践探索[J].城建档案，2017（12）：14-15.

[6]潘红，林慕婵.数字化高校科研电子档案的组织管理与服务研究[J].办公室业务，2019（9）.

[7]章赫男，陆宏石.科技档案数字化在水利系统中应用的问题与对策[J].黑龙江水利科技，2019（7）.

[8]潘红，林慕婵.数字化高校科研电子档案的组织管理与服务研究[J].办公室业务，2019（9）.

责任编辑：赵世鹏

[作者简介]王丹，潍坊工程职业学院馆员，本科，研究方向：档案管理。