科研单位电子文件前端控制战略探析

付冉 尹青剑 严开

摘 要

在现代办公环境下，科研项目在业务系统中产生大量电子文件，档案管理对象发生了转变。为规避电子文件失管、失控和丢失等风险、确保科研项目档案管理与项目进展的同步性、提高档案在科研项目中的利用价值和创新支撑价值，实施科研项目电子文件前端控制战略是电子文件在设计、形成、维护三阶段进行安全、科学、规范管理的有效措施。本文通过对前端控制理念的分析与应用，明确前端控制战略在科研项目中的目标，梳理前端控制面临的问题，从顶层设计等思路分析探讨前端控制战略实施的要点。

关键词

科研单位;电子文件;前端控制;文件生命周期;文档一体化

中图分类号： G276                     文献标识码： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457 . 2020 . 14 . 60

0 前言

在知識经济时代的大背景下，随着现代信息技术高速发展，信息化在企业中不断深入推进，现代办公环境向着自动化、智能化、协同化、网络化转变。档案管理的环境由传统的人工方式转变为信息系统和网络环境，档案管理的对象由纸质文档等传统介质档案转变为电子文件。现代办公环境下，文件从形成到销毁或者长期保存，是一个连续的、完整的生命运动过程，由于电子文件动态性、可操作性以及可重复性等特点，档案管理的介入点必须要前置到电子文件的生成阶段，并对文件生命周期各个阶段进行全面控制。不进行前端控制将使得文件在归档前的活动规律与状态处于失控的状态。

前端控制理论产生的思想根源是由法国的C.诺加雷提出的。他认为档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。学者冯慧玲对前端控制进行了描述，“前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程”[1]。

“不谋万世者，不足谋一时;不谋全局者，不足谋一域”。文档一体化管理是电子文件管理的必然趋势，电子文件前端控制是文件全周期管理的重要一环和必要条件，是实现文档一体化的基础和前提。

1 实施前端控制的必要性

首先，科研单位目前处于计算机办公为主的现代办公环境下，电子文件在整个文件活动流程中都有遭到内容或载体被破坏或者丢失的风险。通过前端控制可有效地实施全过程管理，确保文件的档案属性不丢失。

同时，伴随科研单位信息化建设大步迈进，却缺少统筹规划，导致业务系统各自为政，信息孤岛现象严重，各信息系统中产生的大量电子文件不能进行统一的收集、整理以及归档利用。通过前端控制可以实现电子数据标准化，利于信息整合，便于管理和归档利用。

另一方面，对于科研单位的各项科研项目来说，档案的价值不仅限于归档文件这一份文件本身的价值，还需要借鉴或者查阅这份档案生成过程中某个节点该文件的状态，实施前端控制就可以完整的保留电子文件元数据，利于后期知识挖掘与再利用。

近年来，我国引进并消化吸收国际标准《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》（ISO 16175），旨在促进高质量数字文件的生成和保存。部分大型科研生产单位逐渐重视文档管理，特别是科研项目的档案管理工作需要与项目齐步走，通过前端控制来填补对电子文件全生命周期管理的空白。

2 电子文件前端控制战略目标

2.1 宏观目标

知识经济时代，知识是科研单位核心竞争力的体现，实施科研项目电子文件前端控制战略，就是要提高项目档案管理效率，确保项目档案质量，让电子文件在科研项目中发挥更大的档案价值。

2.2 微观目标

2.2.1 电子文件“档案化”

电子文件“档案化”就是要在文件生成阶段“立规矩”，将档案管理要求或者科研项目验收标准，预置到电子文件生成的业务系统中，在文件形成阶段建立标准统一、密切相关、互为保证的运行模式，在文件形成和维护阶段进行监督管理。确保现行文件的“四性”（真实性、完整性、可靠性、可用性），提高档案管理质量，确保项目验收阶段档案验收顺利进行。

2.2.2 归档“自动化”

通过对文件形成和维护阶段的规划、监督及管理，大大降低文件“末端”处理分析和信息挖掘的难度和工作量，简化档案管理人员整理、组织、著录等工作程序，提高归档环节的自动化程度，提高档案管理工作效率。

2.2.3 档案“信息化”

对科研项目来说，最大限度地开发档案价值，并以高效、便捷、易识别的状态提供利用，是档案管理工作的成效的体现，档案“信息化”是将档案提供利用、服务科研的基础。

2.2.4 文件档案“一体化”

文件档案“一体化”是从档案管理的全局角度出发，实现从电子文件设计、生成、维护到档案归档管理的全过程管理，确保电子文件内容的完整性、数据畅通性、元数据数据结构的一致性。

3 电子文件前端控制面临的问题

3.1 前端控制战略意识不足

前端控制是种理念，需要档案管理视角的大局观和战略高度，多数企业对档案管理仍停留在“末端”被动接收文件，出现了业务部门给档案管理部门什么样的文件，档案管理部门就收什么样的文件，至于是否符合归档要求？怎么提供利用？是否能够长期保存？等等问题都堆积成为了历史遗留问题，档案管理部门被动的管理“档案”。长此以往，由于对档案前端管理的失控，影响科研项目进度，无法提供及时便捷的信息服务，甚至阻碍科研创新的步伐。

3.2 前端控制管理制度缺失

传统档案管理流程中，没有对文件生成全过程进行制约，造成目前电子文件前端控制无章可依。前端控制过程的管理职责不明确、管理对象不明确、管理标准不明确，加上缺乏领导的支持，使得前端控制无法落地实施。

3.3 前端控制有效手段缺失

电子文件较传统档案在提高工作效率，提高档案利用价值、节约成本等方面有着显著的优势。但与此同时高度的信息化带来高速产生的大量的电子文件，对电子文件设计、形成和维护阶段，没有有效的手段进行科学管控。更重要的是，电子文件区别于传统纸质文件，存在许多可变因素，大大加大了文件失控的风险，前端控制需要通过有效的技术手段来确保文件的档案属性。

4 电子文件前端控制战略实施要点

4.1 运用可持续发展战略思维，从顶层设计出发进行前端控制

4.1.1 可持续发展战略

树立前端控制战略意识，要以档案管理与企业或机构共同发展为长远目标，提高文档管理工作效率与提高文档质量统筹兼顾。这就需要企业或机构领导层在重视企业发展的同时，同等重视档案管理工作，转变档案管理人员只能在“末端”被动接收和整理文件的旧观念，将前期文件策划、文件形成过程管控及文件归档全过程与企业或机构业务活动及生产项目同计划、同设计、同监督、同验收。

4.1.2 顶层设计策略

要有全局观和长远的角度去控制文件质量，只有全面分析、研究电子文件管理功能需求与流程重组方案，才能实施有效管理。在将有文件形成的企业活动或项目开展前，对文件的创建进行统筹规划，合理布局。对创建文件的人或部门进行鉴定和授权，对产生文件的事件、地点或部门进行布局，对形成文件的时间节点进行规划，对文件形成的业务过程进行设计。

科研项目设计过程中产生的电子文件的管理流程包括：策划、产生、送审、归档、整理、分类、组卷、保存、利用、统计、鉴定与处置环节。加强科研项目电子文件全生命周期管理，确保电子文件在归档、移交与接收、长期保存三个环节的真实、完整、可用和安全性。

4.2 制定统一的前端控制规则

制定完善的前端控制管理规章制度，企业或机构要由上至下贯彻执行，全体人员在相应环节参与文件管理。档案工作者要制定有关保存、整理和淘汰电子档案的原则和标准。

前端控制管理规章制度要包含以下内容：

明确电子文件前端控制对象;

编制电子文件四性检测技术方案

明确各类人员在文件管理过程中应履行的职责范围以及权限范围;

明确科研项目与档案管理同计划、同设计、同监督、同验收，档案管理人员应介入项目立项阶段对文件的各项因素进行约定;

明确各类人员在执行文件管理业务流程的操作标准与规范，确保电子文件规范、准确、可被计算机理解;

确立监督机制，明确奖惩措施。

4.3 控制点前置促进电子文件全过程管理

将归档阶段需要对文件的控制要素提前到文件创建阶段，在文件创建阶段就按照档案的属性的管理要求去限制和规范文件的形成，并完成部分属性的著录工作。控制点前置能确保文件的有效性和规范性，在文件形成初期就进行文件的登记，能防止文件的失控与失管，为归档阶段输送高质量的待归档文件。

在科研项目推行文件档案全过程管理就是要达到对档案工作的前端控制，使文档与业务流程紧密结合实现管理一体化、利用一体化、规范一体化，最终实现业务工作与档案工作信息共享的目的。

4.4 控制点由点及线，实现文件动态跟踪

对文件的某些监控点不能仅停留在某个流程节点或时间节点，而是应持续于整个或多个流程环节，由点及线扩展。原来只在某一个时间点上完成的特定环节在电子环境中可能需要在一个连续的时间段上持续完成直至跨越电子文件的整个生命周期。通过对文件的持续性管控，能确保文件的真实性和完整性，也有利于文件管理风险控制。

文件生成過程中所产生的活动或事务需进行相应的登记，确保元数据能随文件一并流转到归档阶段

4.5 嵌入四性检测技术保证前端控制质量

真实性、完整性、可靠性、可用性是确保电子文件档案性质的重要属性，对发挥电子档案的凭证价值、查考价值和保存价值具有重要意义。文件从形成、收集、积累、鉴定到归档利用，不同阶段都需要实行全程管理与前端控制，确保归档文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保证档案的质量。

预先在业务流程系统中嵌入“四性”检测技术，合理设置流程中“四性”检测控制点，随时反馈文件合法性，是文件前端控制质量的保证。也可以说，电子文件的前端控制是确保电子文件“四性”的最有效的策略。

在业务系统中生成的电子文件及其元数据经过检测，应一同流转到档案系统中，如图2所示。

4.6 档案工作者前端控制的介入

档案人员必须从文件形成的源头开始干预，才能保证归档阶段档案的质量以及现行文件的真实有效性。

对于科研项目，文档人员以项目主设人身份参与整个项目周期，对文件实施全程管理，在设计、形成、维护三阶段进行文档控制，全流程管理文件全生命周期。

4.6.1 制度制定与监督执行的角色

档案工作者要在前端控制过程中对文件生成、维护及归档阶段制定统一的标准和要求，并对各个流程进行监督。要在前端主动提出要求，而不是在“末端”被动处理不符合项的问题。

4.6.2 参与业务系统开发

根据消化吸收国际标准《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》（ISO 16175）在业务系统开发阶段在系统嵌入电子文件前端控制功能要求框架结构。将档案形成过程所需要具备的功能和要求嵌入系统中，使业务系统从开发设计的时候就为文件的生成注入了档案的基因。

5 结语

科研项目电子文件前端控制战略的实施，是在现代电子办公环境下对电子文件在设计、形成、维护三阶段进行安全、科学、规范管理的有效措施，这对档案管理工作者、科研项目管理者乃至整个科研单位的管理模式提出了新的要求。新办公环境下的科研项目档案管理应与科研项目更加紧密地结合，提高对前端控制的重视，不断完善前端控制手段，提高科研项目电子文件管理效率和质量。

参考文献

[1]冯慧玲.电子文件时代新思维“拥有新记忆——电子文件管理研究”摘要之六[J].档案学通讯，1998（06）：46.

[2]熊瑶，原月.固定资产投资项目档案的前端控制[J].北京档案，2018，NO.329（05）：36-38.

[3]王健.对电子文件形成特点的再思考——兼议电子文件前端控制战略的实现[J].档案学研究，2002，11：40-43.

[4]卢钰.电子文件管理的前端控制原则[J].兰台世界，2018，24：52-54.

[5]张红.重点工程档案管理中的前端控制[J].城建档案，2013，No.168（09）：44-45.

[6]徐维，管志宇.电子文件“前端管理”的来源及其他[J].档案与建设，2001，3：12-14.