基于ERP系统环境下的小微企业内部控制研究

摘要：随着经济全球化进程不断加快，企业经营面临的不确定性因素也越来越多，为了应对不确定因素给企业运营可能带来的影响，加强内部控制建设对于小微企业的生存发展显得尤其重要，实际操作的过程中很多小微企业管理者采用了ERP系统等信息化的手段，但相关内部控制体系建设不配套，甚至有些还错误地以为运用ERP系统等信息技术进行生产管理就是内部控制的全部，给企业带来更大风险。本文对小微企业在使用ERP系统的管理环境下内部控制建设存在的普遍问题进行深入分析，并提出具体对策，对于促进小微企业风险管理理念提升，加强内部控制建设与ERP系统的融合提供参考。

关键词：内部控制;小微企业;ERP系统

中图分类号：F279  文献识别码：A  文章编号：

2096-3157（2020）16-0042-02

随着信息技术的发展，大數据、人工智能等新技术的应用越来越广泛，ERP系统管理知识体系也不断得到完善。经济全球化让企业管理者越加认识到资源的优化配置可以给企业带来的效益，ERP 系统已经不单单是大中型企业的专属，也帮助了很多中小微企业实现信息化、一体化管理，使得小微企业的经营效率、管理水平有很大提升。但ERP系统在我国企业中的应用时间毕竟较短，特别是在小微企业中的应用受资源限制必然面临一些问题。引导小微企业加强内部控制建设，根据企业情况设置ERP系统流程、内控关键节点，可使ERP系统管理更适合企业需求，内部控制更加高效，资源配置更安全、更优化，维护企业健康可持续发展。

一、小微企业内部控制和ERP系统概述

1小微企业的界定及内部控制的概念

根据财税（2019年第13号）公告规定，小微企业一般是指年度应纳税所得额不超过300万、从业人数不超过300人、资产总额不超过5000万的企业。小微企业的内部控制，一般由小微企业所有者推动，由经营者与员工共同参与实施、为合理保证小微企业经营合规、资产安全和财务信息真实有效，在企业内部采取的分析、评估、控制、评价和调整等管理活动的总称。

2ERP系统概述

ERP系统是运用信息技术对供应链管理进行优化，应对市场对企业合理调配资源的要求，进而扩展到对企业运行模式进行优化，涵盖企业的产、供、销、仓储、人事、财务等各个方面，对企业资金流、物流、信息流进行整合的管理平台，对提高企业核心竞争力有明显的作用。ERP 系统高度集成的信息化可以使企业内部控制更高效，为企业生产管理提供的标准化管理流程，让内控管理人员能够清楚地从系统了解企业控制的全过程，按照风险导向原则从中判断关键管理控制点，加强内控管理工作的可操作性。内部控制的加强又可以使ERP系统更加与企业实际情况紧密相连，提高效率，促进企业经营目标的实现。

二、ERP背景下小微企业内部控制存在的问题

小微企业的管理一般是“一把手”工程，其内部控制存在的问题很大程度上受限于管理者的管理理念。

1管理者管理水平不高，内控信息化建设不系统

很多小微企业的管理者是从生产、销售转变而来，管理水平不高，企业的控制活动往往是随着企业出现问题需要改进时增补，不能形成比较完整的闭环管理，内部控制管理效率低。在上ERP 系统时，由于资源限制大多不会一次性上线功能大而全的全套ERP系统，可能是今天上线财务系统，明天上线进销存，后天又增补OA办公，分模块上线流程一般由职能部门负责设计、实施，更着重于服务本部门，对其他部门需求关注不够，易造成数据通用性不强，各系统之间的衔接不通畅，影响到ERP系统管理的全局性、提供信息的正确性，进而让很多小微企业管理者对 ERP 信息系统的作用不信服，对开展信息化管理持抵触情绪，不能发挥EPR系统在资源配置上的强大整合能力，也直接影响到内部控制信息的高效获取，不能及时反馈重要管理信息。

2管理人员素质不高、流动性大、参与企业管理不够

首先，小微企业财务管理人员一般人数不多，既懂得财务专业知识又具备一定信息技术知识的复合型人才较少在小微企业任职，当企业更新产品、转变经营模式时，ERP系统设置需要实时跟进调整，很多小微企业的财务人员只会操作财务软件，不了解ERP 系统设置对企业财务控制的影响，也就无法设置相应的内部控制管理流程，控制信息处理的准确性、合理性。

其次，小微企业人员流动性大，ERP系统操作流程刻板，需要一定时间熟悉才能掌握，频繁变动操作人员，容易在人员交接的过程中出现操作错误率升高的风险，不利于维护ERP系统操作的稳定性、正确性，影响系统基础数据的准确性，由此得出的信息也不能给企业管理提供正确的帮助。

最后，小微企业财务管理人员因公司对财务人员的职能设置影响对公司管理的参与，或因个人原因对参与企业管理意愿不强，对公司经营管理的参与度不高，直接影响财务人员对企业ERP系统关键控制点的掌控，不熟悉如何使用 ERP 系统完成企业财务控制目标，无法进行有效的内部控制，不能使用ERP系统得到准确的相关数据，保证财务信息的准确、及时，无法达成正确提供财务信息的任务。

3小微企业风险意识不强，信息安全性存在风险

很多小微企业经营者风险管理意识不强，较多关注企业内部生产、经营管理，对建立风险导向的内部控制意愿不强，相关的ERP系统关联设置不合理，数据保护控制薄弱，黑客攻击等都可能影响信息安全，信息的安全与企业的生存与发展息息相关，不安全的信息可能给ERP系统的管理带来风险，导致错误决策，影响小微企业的生存。

三、ERP 环境下完善小微企业内部控制的策略

1提升管理者管理理念，完善内控体系建设

企业的内部控制建设应该是由所有者或经营者负责推动，很多小微企业直接授权财务部门负责牵头及协调，管理层只是口头重视，这样对内部控制建设是不够的。只有管理层提升管理理念的全局性、系统性，才能根据企业自身的实际情况，推动多部门共同协作，借助各种信息化手段，对企业整体控制流程进行系统化的梳理，将ERP系统与内部控制体系有机融合，对企业ERP系统内设定的业务流程与企业实际经营情况进行配比，对管理过程中可能存在的风险进行评估，确定关键控制点、制定相应控制应对措施。在ERP系统中嵌入相关业务管理模块，通过其系统化的流程控制。促使部门协作，避免出现各自为战、互相掣肘，遇到问题互相推诿、贻误时机的状况，才能发挥ERP系统的数据协调能力，提高内部控制的自动化程度和效率，为内部控制提供强大的数据支撑，方便各种控制措施的效果的研究与评价，才能不断完善内部控制体系建设，保证企业健康持续经营。

2提升管理人员素质，完善内控制度建设

在ERP系统环境下，信息技术的高效运用，能使企业迅速形成自己的科学管理模式，在市场更具有竞争力。但各种新技术的运用、管理活动的有效进行都依赖于管理人员的素质。小微企业在自己的员工素质不高的情况下，可以根据自身管理需求实际，结合《小企业内部控制规范（试行）》引进专业人员对ERP系统与内部控制体系进行整合设计与运行的有效性评估，招揽在信息技术、财务管理、内部控制方面有专长的人才共同合作，根据管理层及各部门共同推动拟订的ERP系统与内部控制相融合的内控体系，整体规划，科学设计，制定出有效的、切实可行的内部控制制度。特别应该将ERP系统的操作指南包含其中，为增加可操作性，可以根据本企业管理流程摈弃大段的专业化描述，直接列出针对各岗位的简明扼要的操作流程以方便非专业人士学习掌握，并增加对因本企业情况嵌入的内部控制关键控制点的描述。同时在内部控制制度中增加保障ERP系统正常运行的内部控制措施的描述。在内控制度完善的同时，通过各种方式的培训增进员工对企业经营流程的系统化了解，务必让员工了解掌握相关的制度及操作，增加员工归属感，吸引其积极参与企业管理，发挥主观能动性，自主学习ERP系统等信息技术的运用，迅速融入并促进企业的科学管理模式，积极参与内控制度建设，树立全员参与理念;规范、合理、有效地对系统的日常运行进行维护与监控，保证制度的实施、监督审查实施效果，根据情况变化不断修正内控制度，提升小微企业管理水平。

3增强风险防控意识，降低信息安全性风险

风险管理对于每个企业来说都是非常重要不可或缺的。成本和技术决定企业发展快慢，而风险管理决定的是企业的生死。小微企业抗风险能力较差，在资源有限的情况下，小微企业对信息的安全性管理更应给予足够的重视，尤其应当认识到信息是企业的重要资源，认识到各种信息化手段极大地促进了企业的生产力，但大数据等新技术运用对企业经营亦带来新的风险，各种黑客、病毒的攻击可能都让大公司被勒索，认识到内部控制是保护信息资产非常必要的管理工具。小微企业可采取对IT职能内的系统开发、日常操作及技术支持职能相分离;明确会计系统与营业系统相关责任，确保责任恰当分离，交易授权在日常操作以外进行，操作员只负责处理;管理员只对操作员进行授权，避免未经授权者访问ERP系统;对数据进行加密，数据的传输必须得到授权;安装防火墙、病毒防护软件保护信息免遭入侵与破坏;定期备份数据，至少存放在三个不同的介质，并至少有一个离线介质等控制措施以保护数据不因病毒、自然灾害、软硬件故障、偷窃、人为破坏或变造等问题丢失、损坏、欺诈等内部控制措施保护信息及信息系统安全，维护企业持续发展。

四、结语

综上所述，小微企业在实施ERP系统管理的环境下，更要关注内部控制建设，通过树立风险管理理念、确定风险管理原则，整体梳理企业经营流程，关注重要控制点，对ERP系统的流程设计进行管控，对ERP系统的操作人員进行约束，发挥内部控制的监督管理职能，建立与信息技术运用相融合的内部控制体系，才能最大限度地维护ERP系统在资源配置，提升工作效率的有效性，保障小微企业的资产安全，效益提升和长期可持续发展。

参考文献：

[1]金冰冰基于ERP系统环境的企业内部控制研究[J].中国集体经济，2020，（09）：57～59

[2]李程程基于ERP系统环境的企业内部控制研究[J].现代商业，2020，（06）：182～183

[3]回世伟ERP系统环境下企业内部控制风险及防范策略研究[J].中国管理信息化，2019，（12）：54～55

作者简介：

付晴璐，供职于江西省海昏文化旅游发展有限责任公司。