城建档案管理数字化建设的探讨

宋云香

摘要：分析目前我国城建事业单位的城建档案管理工作开展情况，可以了解到其正逐步由单一的纸质档案管理朝着纸质、数字化档案联合管理的方向转变，以此实现档案管理工作的变革，促使常规档案管理工作开展期间出现的相关问题可以有效地解决处理，管理工作的质量与效率得到极大的提升，所以本文着重对于城建档案管理数字化建设的有效对策作了深入的探究分析，希望本文研究的内容可以为当前诸多城建单位城建档案数字化管理的有效转型与高质量、高效率管理工作的开展提供思路方法的指导。

关键词：城建档案管理;数字化;建设

城市建設在城市的现代化发展中发挥着关键作用，依托相关规划建设工作的良好开展，促使城市资源可以得到科学合理的利用、城市格局面貌逐渐趋于合理、人们的生产生活活动可以更好地开展，因此城建单位在具体开展工作期间需要对城市实际发展情况与规划建设情况进行完整、真实的记录，编制城建档案，以此为城市后续的规划建设工作有序开展提供珍贵的参考资料，确保城市规划建设工作可以保质保量的开展，由此可见城建档案对于城建单位相关工作开展产生的积极影响较大，需要城建单位可以在日常进行的城市规划建设工作开展过程中，对于城建档案加强管理，并且要顺应社会发展趋势，积极利用现代化的先进技术对档案作数字化管理，本文便对城建单位进行档案的数字化管理建设有效办法进行了总结分析。

一、城建档案数字化管理重要性

对于城建档案数字化管理的重要性进行总结分析，主要为有助于提升城建档案管理质量效率，由于城建档案属于城市多年规划建设的历史资料，具有极高的保存价值，但是城建单位搜集整理的城建档案非常多，管理难度较大，容易发生管理不良之下的档案遗失、破损或者被随意篡改等问题，而且以往整理的档案基本为纸质档案，大量档案的整理与管理工作的工作量大，使得档案管理人员实际进行档案管理工作的效率不高，最终导致城建档案的管理效果不佳，所以通过数字化的档案管理工作，便可以对大量的城建档案进行数字化的处理，管理人员的工作量显著减少，基于数字化管理的城建档案管理工作可以对城建工作进行时的全部资料数据进行完整且真实的录入收集，避免了档案资料丢失或被篡改等风险，促使档案管理工作质量提高，因此对于城建档案进行数字化管理，显著提升了此项工作的质量与效率;有助于增强档案利用率，城建档案属于非常重要的城市发展战略性资源，利用价值高，但是以往的纸质档案管理的寻找、查阅、利用程序复杂，很多时候还会出现档案无法找到、丢失情况，导致档案的实际利用率低，所以通过数字化手段对于城建档案加强管理，便可以为档案使用者提供档案利用的便利条件，促使城建档案的利用率明显的提高，使用者可以通过档案管理界面进行用户名、登录密码的输入，便可以对相应权限下的城建档案进行查阅与利用。

二、城建档案管理数字化建设措施分析

（一）重视城建档案数字化管理内容的宣讲工作

城建单位档案管理部门需要对数字化档案管理的相关内容作以总结，之后使用通俗易懂的语言，面向全体单位职工作以本单位数字化档案管理重要性、内容、方法及效果等的介绍宣讲，以此使得职工对于新时期的数字化档案管理工作有着非常多的认识和了解，促使城建单位职工的档案管理意识不断得到增强提高，在之后的工作当中可以积极配合档案管理人员做好各个环节的档案管理工作，而档案管理人员通过此项培训活动，可以良好的提升自己开展数字化档案管理工作的积极性与热情，能够在日常的档案管理工作当中通过多种路径进行数字化档案管理有效办法的学习研究，之后再将所学习的内容应用于本单位的档案管理工作之中，便可以确保此项管理工作效果和之前相比较有着非常大的提高。

（二）编制健全且完善的城建档案数字化管理工作制度

城建单位档案管理部门为了良好的开展管理数字化建设工作，需要结合数字化档案管理特点，进行相应管理工作制度的编制，以此通过制度当中的相关内容对于数字化城建档案管理工作作以指导，促使管理工作可以有序开展。总结分析新编制的数字化城建档案管理工作制度的内容，可知其中对于城建档案数字化管理范围、管理方法、管理标准、数字化管理注意事项、档案安全管理、管理责任制等内容作以了明确的说明，之后档案管理人员便可以参考制度中的内容开展数字化档案的管理工作，如果在管理期间发现相关的问题，要第一时间作出处理，尤其是数字化档案管理工作开展期间，极容易发生档案管理系统平台受到病毒、木马程序、黑客等恶意攻击所致的档案资料遗失、损毁、被窃取等问题，一旦发生给城建单位造成的危害非常大，所以需要管理人员有效做好新时期的数字化档案管理工作，利用新型的管理理念与方法提升档案管理工作开展的价值。

（三）做好数字化档案管理系统平台建设

城建单位需要在城市规划建设工作开展期间，对于数字化档案管理工作的重要性不断加强认识与把握，促使自身的数字化档案管理意识不断得到提升，之后可以为该管理工作的良好进行提供更多的资金、技术支持，可以委托具有软件开发专业水平的企业机构，来到本单位档案管理部门进行专门的城建档案管理系统平台的构建，促使档案管理人员在工作期间，可以将调查所得到的全部资料信息上传到系统平台之中，确保大量的资料信息可以得到完整的保存，发生遗失或者随意修改的风险小，并且城建单位档案管理部门要进行专门的档案管理室的建设，在系统日常工作期间加强对档案管理系统平台的管理，确保系统平台可以正常稳定的运行，降低系统平台运行故障风险，此外档案管理部门需要对数字化档案管理系统做好网络建设工作，不断提升平台的软硬件水平，促使系统平台的运行稳定性与可靠性强，档案信息遗失或者恶意攻击泄漏的风险得到了较好的规避控制。

（四）组建一支高水平、高能力的档案数字化管理团队

城建单位档案管理部门需要招聘一大批具有丰富的数字化档案管理知识与经验、较强的档案管理能力的管理人员，来到本单位从事专门的档案管理工作，与其他管理人员一道组成一支具备专业水平的管理团队，来对本单位日常进行城市规划建设工作时产生的大量档案资料作以有效的管理，避免再次发生人为因素所致的档案管理质量、效率等方面的问题，并且在这些优秀管理人员的带动下，使得本单位的其他档案管理人员可以转变固有的工作态度，促使自身的工作积极性与热情大大提升，可以和优秀的档案管理人员一道做好本单位的档案管理工作。同时档案管理部门需要定期邀请专门从事城建单位档案管理工作研究的专家学者，来到本单位对于全部的档案管理人员作以数字化档案管理知识、方式方法及数字化管理平台操作能力的教育培训，促使档案管理人员经过学习可以不断加深对于城建档案数字化管理的认识与了解，自身的数字化档案管理工作能力强，未来可以良好地完成本单位的数字化档案管理工作。

三、结语

目前城建档案管理工作开展期间的数字化建设工作非常重要，通过该工作可以为城建档案的良好管理提供保障，促使档案管理工作成效较之于以往不断提高，档案利用价值高，所以城建单位的档案管理部门需要高度关注城建档案的数字化管理工作，充分认识到该管理工作进行数字化建设的重要性，之后再使用本文所研究的策略开展城建档案数字化建设工作，便可以确保城建档案数字化管理工作有条不紊开展，获得满意的管理成效。