提高科技查新质量的优化方法与发展展望

闫永凤

(山东科技大学，山东 青岛 266590)

0 引言

科技查新是科技立项、成果鉴定以及申报奖励时必不可少的重要环节。它是针对科研项目新颖性作出评定的一项工作，具体是指委托单位向具有查新业务资质的科技查新工作站根据查新项目提供其科学技术要点和查新点，按照《科技查新规范》的流程进行操作，得到判断项目新颖性的报告。如何优化科技查新方法，提高科技查新质量，是摆在每一位科技查新工作者面前的问题。本文从科技查新工作的流程出发，逐一介绍了每一个环节以及影响科技查新质量的因素，并提出了优化方法；同时对科技查新工作的未来进行展望。

1 科技查新概况

1.1 内容与意义

我国科学技术部于2008年12月8日颁布了《科技查新规范》，其中对查新作出了明确的定义，即“查新是科学技术的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规范操作，并作出结论”。

分析该项规定中可以得出，科技查新的对象是查新委托人提供的科学技术内容。科技查新的手段是查新机构按照《科技查新规范》操作，检索出相关文献。而这些相关文献即为科技查新的依据。查新机构根据查询得到的相关文献与查新委托人提供的科学技术内容进行对比分析，确定其是否具有新颖性，这就是科技查新的分析过程。所以科技查新是通过检索出的已有文献的客观事实与项目的新颖性作对比而获得最终结论，因此它有别于文献检索、文章查重或专家评审。

科技查新可以针对一个项目或课题进行全面、准确的文献检索与分析，快速掌握国内外相关情报，因此科技查新可以为科研课题的选择或立项提供客观有效的依据。其次，在科技查新的过程中，查新人员会根据查新项目进行检索并获得大量的文献信息，这些文献信息在协助查新人员判断科研项目新颖性的同时，也为该项目科研人员的研究开发提供了真实可靠的信息与数据。此外，科技查新为科技成果的验收、鉴定、评估、转化或奖励等提供了准确客观的依据。

1.2 操作流程

为了确保科技查新的准确性、合理性和公正性，科技查新必须按照严格的规范流程进行。具体流程如下(见图1)。

图1 科技查新具体流程图

1)查新委托。委托单位在网上查新平台填写由查新机构拟订的查新合同，填写委托人的信息、查新题目、查新目的、科学技术要点以及查新点等。

2)受理。查新机构查看委托单位提交的查新合同，确定合同内容是否符合相关规定，重点针对其技术要点与查新点。如有问题，及时与委托单位进行沟通；确定无问题后，方可受理查新申请。

3)检索。检索是科技查新中最关键的一环，直接影响到查新报告结论的准确性。查新员通过查新合同中的技术要点和查新点初步确定检索词，并构建检索式。通过检索结果的数目与相关性，反复推敲，最终确定合理的检索词和检索式。

4)分析对比并形成报告初稿。查新员根据检索结果，索取文献原文。将相关文献的内容与查新项目的技术要点进行比对，以确定该查新项目的新颖性，并形成查新报告的初稿。

5)审核确定并形成报告终稿。初稿形成之后，需要经过查新机构的审核员进行审核。同时与委托机构联系确定，对查新报告进行合理的凝练和修改，以形成查新报告的终稿。

6)存档与备案。查新机构向查新委托单位提交最终的科技查新报告以及相关附件材料，同时将委托合同查新报告以及附件等材料进行存档和备案。

2 科技查新的方法与优化

2.1 查新点的分析与提炼

查新点是科技查新工作的根本出发点。检索词的挑选以及检索式的确定都与查新点有着直接关系。也就是说查新点是决定查新工作能否顺利进行的基础，也直接影响到对查新项目新颖性的判定。查新点是由委托单位提供的，是委托课题中的创新点，它可以让查新员快速了解该查新项目的查新要点，并提炼出检索词，构建合理的检索式。但是委托单位往往对于查新点的含义和作用并不明确，所提供的查新点不能体现该项目的新颖性。有些委托人将查新点当作课题意义或潜在应用，没有具有新颖性的实质内容。有些委托人将项目中的一些具体数值或常规技术操作作为查询点。另外，委托人对于查新点的数目存在误区，以为越多越好，这都给科技查新工作带来更大的难度。

要解决这个问题，需要查新员与委托人针对查新点进行深入的交流。首先查新员对委托人提供的查新点进行初步审核，如果发现其存在以上不利因素，应及时反馈给委托人，然后与委托人就技术要点和新颖性进行详细的探讨，以便总结出准确的查新点。

2.2 检索词的确定与技巧

检索词是科技查新的关系。检索词是查新员根据查新项目的技术要点和查新点提炼出来的关键词语。检索词必须准确地反映该项目的要点，使得查新员可以在众多的文献中找到与该项目内容相关的文献；同时检索词概括的内容一定要全面，避免相关文献的遗漏。

提炼检索词需要查新员具有良好的专业知识和较高的知识修养，同时还需要掌握一些技巧。检索词必须使用规范术语，不可使用地方化或口语化的词语、日常生活用语、委托人杜撰的词语或一词多义的词语。

必要时要采用中国分类号、国际专利分类表(IPC分类)以及化学物质CAS号等进行检索。在科技词语中，一物多名的现象经常存在，适当使用中国分类号、国际专利分类表等可以提高检索效率，同时保证检索范围的全面。比如针对查新项目“钾肥对大棚番茄维生素C含量的影响”，钾肥是一个统称，如氯化钾、硫酸钾、钾镁盐等，如果只用几个检索词肯定会造成漏检，而全部罗列钾肥的具体名称很难实现，这时就应采用钾肥对应的中国分类号“S143.3”[1]，这样既简便又全面。《国际专利分类表》(IPC分类)是根据1971年签订的《国际专利分类斯特拉斯包协定》编制的，是唯一国际通用的专利文献分类和检索工具。比如针对查找“碳纤维数控机床龙门架”的专利，由于“龙门架”的表达方式有很多，例如加工中心、龙门吊等，所以无法利用多个检索词的组合来概括所有的“龙门架”，此时结合IPC分类号检索就可以查全相关所有文献[2]。关于化学物质的项目查新，可以使用CAS号进行查找。

除此之外，还可以从汉语语法的角度来辅助检索词的提炼[3]。在汉语语法中，句子分为单句和复句。单句是指有一套主谓成分的句子。复句是由2个或2个以上的单句构成。一般而言，1个单句即可以表达清晰一个查新点。单句的结构以主语、谓语、宾语作为主干，同时还包括定语、状语、补语等作为枝叶。单句中以主语、谓语、宾语作为的主干，可以说明委托人的目的、对象、方法和性质等。而定语、状语、补语等能够体现查新项目的新颖性，因此可以作为检索词使用或作为分析比较的依据。比如对于查新点“由硬硅钙石和玻化微珠生产的复合防火板”，其中“硬硅钙石”和“玻化微珠”是主语，“防火板”是宾语，均可以作为检索词。

2.3 检索式的制定与调整

在提炼出检索词之后，查新员利用检索算符将检索词进行组合制定合理的检索式。检索式既要客观反映检索词在该查新项目中的逻辑关系，又要符合相应数据库的搜索要求。目前，各数据库对检索算符的使用规则未作统一规定，要参照各个数据库的具体使用说明。

较为常用的有Web of Science的布尔逻辑算符以及Ei Compendex Web的专业检索表达式、中国知网的专业检索表达式。制定检索式需要查新员具有较扎实的专业基础，既要熟练地掌握不同数据库的专业检索式的书写方式，又能够根据对应的检索结果来调整检索式，以便达到满意的搜索结果。当一个检索式的检索结果较少时，应适当扩大其检索范围，比如将“SU=”改为“FT=”。反之，当一个检索式的检索结果较多时，也可适当调整检索式以缩小检索范围。

2.4 检索结果的查阅与筛选

检索结果的查阅与分析考察查新员对于查新领域专业知识的认识程度。首先，需要了解检索文献的基本内容，与查新项目的技术要点和查新点进行比对。相关度高的为密切相关文献，相关度低的为一般相关文献；其次，查阅相关文献全文，根据项目的查新点，快速准确地寻找到文献中的相关内容，并进行逐一比对，分析其异同。这里需要注意的有如下几个方面。

1)如果密切相关文献是查新委托单位已发表的文献，那么不影响对该查新点新颖性的判定。如果除委托单位之外，还有他人发表密切相关文献，那么需要考虑文献发表的时间点。如果其文献发表早于查新委托单位的文献，那么该查新点不具有新颖性；如果其文献发表晚于查新委托单位的文献，那么该查新点仍具备新颖性[1]。

2)对于相关文献发表时间的选择，要根据查新目的的不同进行区别。如果查新项目是申报奖励，则说明该项目已经进行了很长时间并获得了大量科研成果。委托单位已经发表了密切相关文献，对于其相关文献的筛选，应更多集中于密切相关文献的发表时间之前。

3)对于相关文献类型的选择，需要根据查新项目的所属类型进行区别。比如上文提及的“碳纤维数控机床龙门架”，这个项目属于产品开发型，科研成果主要是专利申请，因此其相关文献应集中于专利类型的文献。

4)关于相关文献的罗列次序，应按照密切相关文献在前，一般相关文献在后的方式。密切相关文献需要全部列出，一般相关文献选择具有代表性的部分列出，同时要求相关文献的格式符合国家标准格式。

5)在查阅文献全文并与查新点进行逐一比对时，如果涉及较深的专业知识，需要请相关领域的专家进行辅助；出现疑问的地方，也要及时向委托单位反馈，以便准确无误地判断查新点的新颖性。

2.5 检索结论的撰写与审核

检索结论是在检索结果的基础上对查新项目的新颖性作出判定的报告，检索结论必须简明扼要。检索结论的书写格式常选用“已见某某”“未见某某”的表达形式。检索结论的撰写要具有编辑思维和编辑技巧，要具备统筹和驾驭全局的能力[4]。在撰写过程中，需要利用简短文字对相关文献中关于查新点的内容进行明确的说明和归纳，并对申报项目提出的新颖性逐一进行对比，最后严谨明确地陈述查新项目的新颖与否，这样才能使查新报告具有较高的可信性和权威性。

在查新报告初稿完成之后，要提交审核员进行审核。同时和用户进行确认，如有异议，及时进行沟通和讨论，形成最终报告。向委托单位提交最终的查新报告及相关的附件，将委托合同、查新报告及其附件存档、备案。

3 总结与展望

科技查新是一项操作流程明确且科学严谨的工作。它既要求从业者具有敏锐的洞察力，又要有清晰的逻辑思维。科技查新作为科技主管部门对于科技立项、 成果鉴定等的有效“把关”，在科技资源合理配置中起着不可替代的作用。

如今的科研发展日新月异，新领域、新思想不断涌现，这就给科技查新带来一个又一个的挑战，也促使科技查新工作者提出一系列的解决办法。比如针对国内外课题查新中存在的英文专业术语不准确的问题，提出构建专业术语语料库的解决办法[5-8]。针对目前科研进展迅猛、文献量剧增的问题，今后的科技查新工作者应该会越来越专业化，按照查新项目所属学科领域的不同培养不同方向的科技查新工作者。针对各个学科领域的科研热点要实时跟进、实时了解，这样科技查新工作者才能真正认识该学科领域，才能对相关领域的查新项目作出正确的判断。同时随着大数据时代的到来，人工智能势必会引入科技查新工作中，将为科技查新带来“质”的改变。