浅议建立科研财务助理制度与规范科研经费管理

周 鑫，任 艳

(四川省科学技术信息研究所(四川省高新技术产业金融服务中心)，四川 成都 610016)

0 引言

历年来，各级政府高度重视科技发展，科研投入逐年递增。为加强科研经费管理，提高财政专项经费使用效率，各级政府陆续出台相关管理办法。伴随着制度不断完善，各级部门对科研经费管理越来越规范。科研人员在搞科研的同时，还要应付预算编制、执行和调整、经费报销、财务决算验收等各类事情，把科研人员逼成了会计。在此背景下，2016年10月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕5号)，明确要求项目承担单位建立健全科研财务助理制度，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。四川省也出台了《关于进一步完善省级财政科研项目资金管理政策的实施意见》(川委办〔2017〕2号)，其第十四条提出，项目承担单位要建立健全科研财务助理制度，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务，科研财务助理所需费用可由项目承担单位根据情况通过科研项目资金等渠道解决。

1 研究现状

我国学者对目前科研财务助理制度推行进行了多方面的研究。付瑶丹[1]从科研财务助理制度执行的角度，对科研财务助理的工作职责、业务培训、考核激励等三个方面提出建议。王乃[2]探讨了科研财务助理应具备的素质与岗位职责，并对如何健全科研财务助理制度管理机制、队伍建设和监管机制提出了优化建议。蒋莉平[3]就科研团队(项目组)自主聘用和财务处统一安排科研财务助理两种模式分析了不同科研财务助理聘用模式的特点，为推进该管理方式的实施提供了参考。林丹凤[4]着重探讨了国家政策出台前后科研财务助理模式存在的实际问题，从进一步强化制度建设、职责要求和素质培训等方面提出了思考。

2 问卷调查结果分析

为了解四川省承担科技计划项目的单位建立科研财务助理的实际情况，笔者开展了问卷调查。从调查情况来看，67%的受访单位没有专职的财务助理，多数项目承担单位选择由本单位现有财务人员兼任科研项目组财务助理。由此可推断项目承担单位没有建立完善的财务助理制度。67%的被调查者反映单位没有专职科研财务助理，这说明大部分单位未按政策要求建立相关制度(见表1)。

表1 单位是否聘有专职科研财务助理

笔者认为上述现象的成因有5个方面：①尽管政府出台了相关政策文件，但没有强制执行财务助理制度，项目承担单位存在观望心理，期待相关部门出台实施细则或者指导意见，没有动力轻易打破原有管理模式。②经费不足，缺乏支付科研财务助理薪酬的稳定经费来源，项目负责人认为使用财政专项科研经费聘用专职财务助理相较于单位现有财务人员兼任成本更高。③不清楚财务助理的具体职责、功能，不确定专职财务助理能够解决的现实问题以及给项目组带来的益处。④个人及团队科研项目信息保密性。⑤团队规模较小，申报成功省级科技计划项目只是偶发事件，不需要聘用专职财务助理(见表2)。

表2 影响项目组聘用科研财务助理的因素

3 省级科技计划项目承担单位经费管理存在问题

笔者从事省级科技计划项目财政专项经费管理相关工作。在实际情况中发现，科研项目财政专项经费管理存在的问题主要有以下几个方面。

3.1 未建专账

尽管随着科技管理部门对科研经费管理的愈加严格，项目结题财务验收过程中发现的未建专账的项目很少，但是仍然存在。究其原因，一是项目单位知道科研经费要建专账核算，但不清楚何为专账，误将单位银行专户理解为专账，这种情况主要发生在偏远地区的项目承担单位中。二是尽管在单位财务核算系统中建立了专账进行核算，但是未将专项经费与自筹经费分开核算。这种情况就属于对政策文件精神没有吃透，没有真正理解专账核算的精神内核。三是不熟悉科研经费管理政策，不知道要建专账。尽管通过整改，项目单位都建立了专账，但是如果在项目执行最初，有专业人士指导，那么在项目执行期满财务验收时，项目承担单位将更容易验收通过。科研人员也就不用花费大量精力在项目验收相关事务中，而是将精力用于科研。

3.2 报销手续不规范

项目承担单位财务管理不规范，无报销审批流程、无材料出入库单据；财务验收资料准备不完善，未提供材料、设备、测试化验加工合同等。

3.3 预算调整不规范

预算调整理由不充分，不规范，或无预算调整审批手续就调整预算，也是项目结题财务验收时的常见问题。如预算时计划购买的某设备，因市面上出现了新的更适合项目研究的设备需要调整购买计划，或是在研究过程中发现购买另一型号的设备更适合项目任务研究。很多项目组就直接变更了购买设备。项目执行完毕验收时，专家组就会质疑项目组无手续变更预算设备。另外，预算执行过程中，因材料降价或其他原因导致材料费结余，而原预算的测试次数不足以证明项目成果的完成而需要增加测试，项目组调减了材料费调增了测试费。因项目承担单位管理不到位，或对政策不熟悉，未履行预算调整手续，或调整理由不明确。

3.4 预算超标准

项目执行中会议费、差旅费、专家咨询费超标准。会议费、差旅费、专家咨询费在省级科技计划项目专项经费管理办法中有明确的规定。项目组因不熟悉相关政策，未按规定标准使用专项经费。

3.5 重大事项变更未履行手续

在项目执行过程中，项目负责人因离职、调动、退休等原因不再负责项目，项目组未履行相关报批手续等。

4 科研财务助理在科研经费管理各环节中的作用

上述问题都可以通过财务助理制度的建立予以解决。财政性科研项目经费管理流程各环节是随着实践的发展而逐渐形成的。笔者认为，财政性科研项目经费管理具有3个基本环节：预算评审环节、项目预算执行环节、财务决算验收环节。在各个阶段，科研助理的作用有所不同，但都是非常重要的。发挥好科研财务助理在各环节的作用，能够将科研人员从科研经费管理的樊笼中解放出来，从而让专业的人做专业的事，真正解放科研人员，让科研人员潜心于科学研究中。

4.1 预算编制环节

预算评审是四川省科技厅委托省科技经费监管服务机构组织专家组对项目预算进行的评判活动。主要评判项目预算的目标相关性、政策相符性和经济合理性，为确定项目支持经费提供参考依据。

预算编制对编制人要求极高。在此环节，需要项目预算编制人将项目实际研究目的、最终成果与项目完成所需要使用的支撑经费相结合来编制项目经费预算。预算必须与项目任务、最终考核指标的完成密切相关，在符合国家、省级科技计划项目及专项经费管理政策规定的基础上，满足经济合理性原则。一般来说，科研人员对科研政策较熟悉，而对科研经费管理政策不熟悉，对财务知识更不熟悉。因此，聘用专职的科研财务助理，既熟悉科研经费管理政策，又熟悉财务核算规律；既熟悉科研规律，又熟悉项目具体目标。由科研财务助理编制的预算，更能满足科研经费管理各方要求和需求。

在项目预算阶段，主要针对项目经费未来一定时期内的收入和支出计划，即项目组对科研经费使用情况的一个总体把握及专业预测。预算人员只有充分了解项目研究内容及经费使用相关知识，方可做出一套合理且具操作性的项目预算。科研财务助理参与科研项目预算编制工作，更能遵循目标相关性、政策相符性、经济合理性原则，协助项目负责人编制经费预算，提高预算的合法性、科学性、合理性，使申请的科研经费满足科研任务的需要。同时，在预算阶段还需要专业且有经验的财务人员做出指导，从政策的角度把关，从报账的角度指导，以便于预算更加具有可操作性。

4.2 预算执行环节

预算执行是项目承担单位在项目执行期内，按照签署的任务书预算，根据项目研究进度使用财政专项经费的过程。

通过前面对财务验收中发现问题的阐述，不难发现真正发挥科研财务助理功能的正是预算执行阶段。首先，财务助理要确定项目承担单位对项目是否建立专账并将专项、自筹经费单独核算。这是科研经费管理的基石。其次，在预算执行过程中，财务助理作为项目组成员更了解项目实际执行进度情况，及时向项目负责人汇报项目的经费支出与预算执行情况，并依据项目的执行情况履行预算调整审批手续。这样就能解决预算调整不规范、理由不充分、随意调整预算的实际问题。再次，在项目执行阶段，主要是科研经费的报销，科研经费报销很大一部分是和财务打交道。科研财务助理从经济业务发生的源头开始，搜集、整理、汇总各类经济业务的原始资料，对项目组每笔经费支出的合法性、合理性和规范性进行初审，然后负责项目组的具体财务报销工作。这样就能解决专项经费支出与项目不相关，会议费、材差旅费、专家咨询费超标准，设备费超预算等实际问题。最后，财务助理凭着对政策的熟知，当项目组发生如变更项目负责人、调整合作单位等重大变更事项时，能够提醒项目负责人向相关管理部门提出申请，完成相应手续。科研财务助理能协助项目组做好科研项目实施过程中与经费相关的各类辅助工作，极大地解放科研人员，使其安心做专业事务，潜心科研。

4.3 验收决算环节

在项目决算阶段，科研财务助理主要是按照科研项目验收决算要求，对财务部门提供的经费支出明细进行整理分析与决算编制，及时提交单位财务部门审核，协助项目负责人做好审计、按照项目预算组织方要求准备财务验收必不可少的专项、自筹经费明细账、专项经费支出记账凭证及附件等资料，为项目通过验收做好准备。科研财务助理在验收环节发挥的功能是最大的，能极大地简化科研人员做决算的工作压力，让他们可以将更多的精力投入在技术任务的完成方面。

5 推行财务助理制度的建议

建立科研单位财务助理制度是科研单位财务内部控制的一个重要组成部分，可以提高科研经费管理质量，提升全面预算管理水平，增强科研项目内部控制效率及效果。使项目财务管理更加规范化、标准化，为单位项目绩效评价提供坚实基础，为项目实施和验收提供保障。

5.1 明确科研财务助理岗位职责

5.1.1 预算编报

熟悉省级科技计划项目会计科目设置、经费预算内容的编写；加强与项目负责人的沟通交流，实际参与到项目组实际业务工作中，合理预算各科目支出。

5.1.2 预算执行

熟悉省级科技计划项目经费专账核算方式；关注专项资金到位情况；按照任务书预算内容执行项目经费；及时跟进资金使用情况并向项目负责人汇报，及时结算相关费用。

5.1.3 预算调整

项目执行过程中确需调整预算的，与项目负责人沟通后，科研财务助理在符合省级科技计划项目专项经费管理办法及项目承担单位内部规定的情况下，做好预算调整报批工作。

5.1.4 财务报销

科研财务助理从项目经费支出的源头开始，搜集、整理、汇总经费支出的原始资料，对项目组每笔经费支出的合法性、合理性和规范性进行初审，按照单位财务报销审批流程完成项目组的财务报销工作。

5.1.5 验收决算

项目执行期满后，科研财务助理要及时联系单位财务部门打印专项、自筹经费总账、明细账；按预算组织方要求复印项目记账凭证及附件；填写经费决算表；配合会计师事务所做好审计工作；项目验收会后，按财务专家意见完成资料补充、完善、存档工作。

5.2 建立科研财务助理机制体系

工作持续有效推进是以健全科学的制度为基础。应坚持

遵循规律、灵活和协调建设的原则，逐步完善科研财务助理制度，对岗位设置、岗位职责、招聘条件、福利待遇、考核奖惩、经费保障予以明确。这既需要科研主管部门加大力度，加快进度，在动态掌握科研财务助理工作推进情况的基础上逐步细化配套措施，更需要科研单位财务部门发挥主动性，及时发现问题、研究对策办法、积累归纳经验，提出有益建议。

5.2.1 聘用机制

科研财务助理的聘用，可在项目承担单位现有核定的岗位中统筹安排，按照单位现有的规定和程序进行招聘；也可采取劳务派遣的形式予以解决，按照市场劳务派遣用工的有关程序进行招聘。项目承担单位要建立长期稳定的科研财务助理聘用机制，让制度建设落到实处。

5.2.2 经费保障机制

聘用科研财务助理所需费用，可由项目承担单位或项目组根据实际情况在财政专项经费的劳务费科目预算；也可从横向科研项目等其他渠道筹集，经费支出应符合财政相关规定。项目承担单位可允许项目组经费列支科研财务助理劳务费和社会保险，以提高科研财务助理待遇，从而使科研财务助理制度能形成长效机制，避免人员流动性大的问题发生。

5.2.3 考核激励机制

制定适合本单位的科研财务助理考核奖惩制度，将项目经费财务助理的薪资与项目实施绩效相结合，充分激发项目经费财务助理的工作积极性和责任意识。可以通过项目经费中的劳务费或间接费用中的绩效支出来实施项目经费财务助理的奖励，也可由单位的自筹资金来进行弥补。将科研财务助理纳入单位的人事考核体系中，充分激发其积极性和责任心。

6 结语

科研财务助理制度本身的出发点在于“服务科研”，是贯彻落实中央关于科研领域“放管服”改革的重要举措，是优化单位层面科研经费管理和使用方式的重要环节，同时也是管理部门为广大科研人员“松绑助力”的重要抓手。笔者建议相关部门继续加强督促科研财务助理制度的落实工作，对未建立实施制度的单位加紧督促落实，切实发挥好科研财务助理制度在科研项目经费管理工作当中的重要作用。