几种常用事务文书的写作技巧

石林鑫

摘   要： 事务文书作为日常事务处理过程中的文书，在人们的工作中有着重要作用。本文对计划、总结、调查报告等常见事务文书的写作技巧进行分析，为这些事务文书在社会工作中的有效应用提供些许参考。

关键词： 事务文书;写作技巧;实用

事务文书作为处理日常事务中广泛应用的实用性文书，从广泛意义来看属于公务文书，不过其与正规的行政公文等相比，在体式规范性、行文规则、收发处理程序等方面的标准、规范并不严格，更偏向于日常使用、实用办事。要想在日常事务处理中有效运用事务文书，不但要掌握事务文书具备的运用广泛、格式多样、材料真实、内容公开、语言简明等特点，还要掌握相应的写作技巧。

一、计划的写作技巧

计划是事务文书中最常用的一种，基本在各个领域、行业都有普遍应用，如政府部门、企事业单位、医院、学校等。计划是指处于特定目的，对某段时间的具体工作、业务等进行合理安排，具有一定的指导和规范作用。实际上计划还可以被细分为多种类型，既有从时间层面进行划分的“规划”和“安排”，又有从简繁层面进行划分的“方案”和“要点”，还有从细致层面进行划分的“计划”与“设想”。不过无论是何种计划文书，主题内容都基本围绕目标、方法与评价三方面展开。下面对各种计划文书的特征及写作技巧进行分析：

（一）规划

规划的特点在于宏观，而且广泛体现在时间、范围与内容上。就时间层面看，规划时间跨度较大，通常都在三年以上;就范围层面看，规划覆盖范围较广，往往强调全局性、全面性;就内容层面看，规划往往较为概括，具体程度较低。规划通常用于对组织的长远工作和发展做出统筹部署，方向性、战略性特征明显，而且必须保证内容足够严肃、科学与可行。规划一般包含前言、指导方针与目标、主要内容和政策措施、结尾四大部分，各部分独立性较强，同时联系极为紧密，有着明显的逻辑关系。在进行规划写作时，应当严格按照内容组成形式依次编写，必须从全局或重点出发，对长远工作和发展进行科学规划，发挥指导性作用。

（二）安排

安排是一種具体的计划文书格式，主要体现在时间、目标、内容等方面。从时间上看，安排往往是对近期可见时间范畴内的工作进行计划;从目标上看，安排强调通过具体工作、手段等实现目标;从内容上看，安排的内容必须写得足够详细，具备高度实践性，方能利用实施并指导工作等。由于安排文书所涉及的内容范围往往较小，在写作时需要对内容进行分解，从最详细角度对各种工作、活动、任务等加以明确，并明确流程与规范，保证科学性和可行性，有效指导相关工作具体开展与落实。

（三）方案

方案的特点是内容复杂详细。方案涉及的内容范围不一定大，但是对应的工作往往极为复杂，如果不以详细、复杂的形式进行全面说明和部署，那么势必导致工作开展存在不少缺陷与漏洞。在写作方案文书时，首先应当对一般内容构成有所了解，按照指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等，逐步深入地对相关工作进行详细、复杂、全年而科学的部署。根据具体职能和工作，可以针对实际情况适当地增加或删减其中的某些构成项，以全面、准确传达意思为核心要求。

（四）要点

要点是内容极为简略的计划文书，特点是将主要内容进行整理、总结，以简要的关键点的形式进行表达。要点在事务处理中通常被用作指导性文书，给予接收文书的单位、部门等足够自由，既指明方向并提出要求，又让相关工作的具体实施可以根据具体单位、部门等的实际情况自行组织。在进行要点文书写作时，一定要把握好重点，对主要内容进行提炼，准确传达意思的同时避免过于烦琐。

（五）计划

计划是计划文种中特性最适中的一种文书形式，不管是时间，还是范围，又或者是内容，都处于较为适中的范围。换言之，计划的时间跨度有一定范围但不大，通常在半年到一年之间;范围往往在单项工作到部分工作之间;内容详细程度处于规划和安排之间。计划的写作内容构成主要是开头、主体与结尾三大部分，其中主体部分应当对具体工作或者部分工作进行具体规范，既要具有一定的规划性，又要通过短期工作安排快速实现目标。

（六）设想

设想是计划文种中最粗略的一种文书形式，主要体现在内容上，同时实践跨度较长。设想内容要求相对较低，特别是在严肃性、科学性和可行性方面，主要是表达一种具有一定规划的思路，有着初步明确的内容和一定程度的具体操作规范，但是并不能直接用于指导和规范工作。从某种程度来说，设想是其他计划文种的雏形，写作对象一般是上级领导或者广大群众，并在审核、讨论通过后再对具体内容进行具体规划。设想的文体要求不高，无须严格按照某种特定格式进行编写。内容编写十分广泛，通常只要表述目标或者对具体规划、计划、方案、安排等进行粗略介绍与分析即可。

二、总结的写作技巧

（一）总结的特点

总结指个人、单位、部门等针对过去一阶段工作的回顾、分析、盘点与评价，既是反映过去工作情况的依据，又是指导以后工作的工具。从方向上看，总结的内容主要分为两种，一为表彰先进、树立典型、推广先进经验的积极方向，二为指出缺陷、吸取经验教训的消极方向。不过不管是积极方向还是消极方向，总结都是以促进今后工作的优化与完善为重要目标。总结可以按照内容、范围、时间等进行分类，如基于内容分类的工作总结、学习总结、会议总结等;基于范围分类的地区性总结、部门性总结、单位总结等;基于时间分类的阶段性总结、年度总结、月总结等。总结有两大特点，分别为内容自我性和回顾理论性。总结往往从个人角度出发，虽然强调客观规律，但总会包含不少主观内容。同时总结并非记录，需要对重点内容进行提炼和概括，通过分析归纳反映事物的本质规律，实现由感性认知到理性认知的过渡。

（二）总结的结构和内容

和大部分事务文书类似，总结的结构也可以被广泛分为三大部分，即标题、正文与尾部。总结的标题具有两种构成形式，其中公文式标题具有一定的规范和要求，通常标题中需要包含单位名称、时间、是由、文种组成等;而非公文式标题的组成则较为灵活自由，可根据编写人员表达诉求进行自由拟题。总结的正文部分通常包含前言、主体与结尾三部分，其中前言是简明扼要的基础说明;主体是对具体工作的总结，是最重要的部分;结尾是概述全文的部分，通常需要进行高度概括，同时对今后工作开展情况提出意见。总结的尾部主要是署名与时间，其中署名可根据标题情况合理删除。

（三）总结的写作技巧

在进行总结写作时，一定要从第一人称视角出发，代表个人、单位、部门、企业等进行总结。总结的内容虽然可具备一定的主观性，但必须高度客观，尤其是在反映客观事实时，不得出现造假、有意隐瞒等情况。另外，总结应当具有条理性，从主要矛盾着手进行全面总结，既要确保相关信息得到详细表达，又要避免死板记录，重点针对教训、经验等进行研究和分析，加强概括，准确表达总结的中心思想，并为今后工作的开展提供依据和指导。

三、调查报告的写作技巧

调查报告是针对某个问题进行调查后，将具体情况向上级、相关部门、群众等进行报告的事务文书。调查报告具有高度科学性、严谨性，必须客观反映具体情况，不得融入报告编写者过多主观思想和情感，更不能出现编写者随意篡改、删除、增加、造假的情况。调查报告往往用于反映具体事物的具体情况，也可用作揭示经验或揭露问题。

（一）调查报告的内容构成

1.标题。调查报告的标题大多为公文式，一般需要在标题中准确反映调查事由及文种组成。而且可以应用正副式标题，其中正题用于揭示中心思想，副题则用于说明调查事由。另外，还有部分调查报告可采取文章式标题，即根据报告编写者实际需要，灵活编写标题。

2.开头。调查报告的开头部分用作交代调查的各方面基础信息，主要包括调查起因、内容、对象、范围、调查对象情况、调查结果概要及结论性意见等。部分调查报告可以省略开头部分，直接对主体部分加以编写。

3.主体。主体作为调查报告最主要的部分，既要记录调查情况，又要总结调查结果。根据不同布局结构安排，主体部分的写作方向、逻辑将有所不同，对应的观点材料组织也会发生变化，导致观看对象的观看重点与观看体验发生变化。一般来说，调查报告主体部分的布局结构主要包括横式结构、纵式结构、综合式结构。其中横式结构指将调查材料分为多个部分，各个部分并非简单的顺承关系，而是并列、因果、分总、主从等更具独立性的关系;纵式结构是以调查事件的发生顺序为基础进行编写，具有强烈的整体性和统一性;综合式结构是横式与纵式结构的复合形式。

4.结尾。结尾是总结调查结果的部分，通常可以根据调查事由、调查结果等采取三类写作方式。第一类是直接针对调查内容提出意见或建议，或者对新生事物表达有待深入研究的意愿;第二类是概括全文基本内容，并以此为基础深化主题，这样写作方式多用于对先进经验进行推广;第三类是对正文内容进行适当补充，补充的内容通常和调查、报告的核心部分关联不强，不过需要进行阐明。

5.落款。落款即写明作者或单位，同时写好年月日。如果调查报告中含有附件，则还需要在结尾位置备注附件名称与份数。

（二）调查报告的写作技巧

调查报告写作的关键在于材料。报告编写者必须掌握大量第一手资料，不可道听途说，务必保障材料的真实性、完整性、可靠性。对材料进行全面、深入研究，对材料进行整理，结合布局结构合理组织观点材料。另外，报告总结也是调查报告的关键部分，在对其进行编写时应当基于调查材料进行总结、提炼，阐明规律，总结经验，印证观点。

四、演讲稿的写作技巧

演讲稿作为一种常用事务文书，通常被作为较为隆重的仪式上和某些公众场合发表的讲话文稿。演讲稿的写作核心在于准确表达个人观点、见解、主张等，写作水平高低直接决定了演讲的成功与否。由于演讲稿通常用于公众场合，因此有一定的格式要求，虽然相对其他事务文书而言要求更宽泛，但也不容忽视。演讲稿主要由标题、称呼与正文三部分组成。其中标题通常是围绕演讲主题进行设置;称呼是根据演讲面向对象及演讲内容的不同，需要合理决定称呼。例如学校校长在写作关于校风校纪相关内容的演讲稿时，则可以用“同学们”或者“亲爱的同学们”等称呼。正文是演讲稿最重要的部分，虽然并没有明确的格式要求，但通常有一定的写作技巧和规范。由于演讲的作用在于准确传递观念、见解和主张，同时尽量让听众认真听完演讲并接受这些内容，在写作演讲稿正文时必须围绕这一目的展开。演讲稿正文部分通常可以划分为开头语、主体和结语三部分。开头语的作用在于吸引听众注意力，同时引出主题，一般可以采取背景、问候、感谢、问题、概括、揭示中心论点、围绕演讲题目或缘由引入等方式写作，而且尽量做到生动有趣，不能像死板的教条一样。主体可以根据演讲需求，合理选择记叙、议论或者抒情等方式进行写作，准确把握各种写作方式的精髓。而结语则关系到能否推动演讲进入闭幕的高潮。成功的演讲往往需要在结尾总结全文、提出希望、表示决心、照应题目等，起到加深听众对演讲的印象，促使听众产生共情、激励听众等作用。

五、结语

事务文书作为日常事务处理中常用的文书，掌握写作技巧十分有必要，将为日常工作的顺利、高效開展提供基础支持。结合工作实际情况，重点针对一些常见事务文书的写作技巧进行总结、学习和研究，同时在文书写作时注重提高实用写作能力与水准，是当代公民应当具备的重要素质。

参考文献：

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