医务科工作档案管理探讨

王家栋 纪培培

摘 要：医务科档案是医院档案管理的重要组成部分，医务科档案管理的质量和水平能够直接反映出医院对档案管理的重视程度以及医院自身的档案管理水平。医务科应该要提升档案管理的重视程度，建立完善相关的档案管理制度，规范档案管理环节，加强医务档案的信息化、网络化、数字化建设，并组建具有专业技术能力的档案管理队伍，以便更好地发挥医务档案在医院事业发展过程中的价值和作用。

关键词：医务科;工作档案;管理提升

档案是各个企事业单位随着事业发展而不断增多的历史记录。档案的存在能够真实反映各单位的历史事件、发展情况，同时也是各单位进行重大决策时所能够提供的参考依据。对于医院来说，医务科是医院的重要职能部门之一，主要承担的是医院的医疗组织、实施、协调、督促和考核工作;医疗质量、事故争议和突发事件的监督处置工作等。[1]医务科的工作档案则是记录这些过程和内容的信息资料，主要包括医、教、研、防等方面[2]，对于医院的事业发展具有不可缺少的重要作用。

一、医务科工作档案的特点与现状分析

1.医务科工作档案的特点[3]

由于医务科的管理范围比较广泛，医务科的工作档案具有广泛性、专业性、复杂性和现实性等特点。首先，鉴于医务科本身的工作职能，往往会产生数量庞大的医务档案，而这些档案来源途径又比较繁杂，可以是医院的其他业务部门或与医院有合作关系的企业、高校、社会团体、其他机构，等等。这就体现出了医务科工作档案的广泛性。其次，医务科工作档案是医院重要的业务档案之一，真实记录和反映了医院事业发展变化的情况，如重点专科建设、各临床科室诊疗操作规程等专业性内容。再次，医务科的工作职责决定了工作档案的内容涉及多方面专业内容，如医疗、法律、保险等，内容复杂，类别多样。最后，医务科工作档案会在较长时间内都能够发挥作用，特别是涉及法律、保险等行业的医务档案，会在日后的医务工作中继续履行现行效用。

2.医务科工作档案的管理现状

（1）缺乏档案意识

档案意识的缺乏是存在于各行各业中的，大家普遍认为档案只是一种需要长期保存的信息资料，档案管理不存在专业技术能力的问题，医务档案只要能够得以妥善的保管就可以了。大部分人员都存在档案意识缺乏的问题，“重保管、轻应用”“重业务、轻档案”的档案管理思维依然活跃。

（2）专业档案人员配备不足

医务科从事工作档案管理的人员普遍不具有档案学专业背景，部分人员甚至是兼职从事档案管理工作，这对于医务科工作档案的长远发展产生了阻碍。而部分医院对医务科的档案工作重视程度不足，配备的人员和设备均达不到专业档案管理的要求，导致医务工作档案管理上出现无序、混乱等情况。

（3）档案信息化水平较低

檔案管理是部分医院的薄弱环节，由于档案意识和对档案重视程度的缺乏，对于档案的信息化建设也处于落后状态。随着现代化信息技术的发展，信息技术已经广泛应用于各行各业，并对行业发展与社会发展起到了重要作用。但对于部分医院的医务科档案工作来说，信息化建设的程度远远达不到现代化的医院管理要求，不利于医院综合水平的提升。

二、医务科做好工作档案管理的必要性

1.记录和反映医院的发展情况

医务科的工作档案记录着医院事业发展的历史情况，也在很大程度上反映了医院的事业发展水平。做好医务工作档案的管理工作，能够帮助医院处理好在教学、科研、医疗、防保等方面工作的决策，同时能够有效统计出医院在过去几十年中的发展规律，为日后的发展方向提供参考。

2.提升医院档案管理的综合水平

档案管理是医院综合水平评价的主要方面之一，医务工作档案涉及到医院管理的方方面面，加强医务工作档案的管理，能够将各种文件、资料、表格等按照一定的制度规范进行整理储存，方便档案查询借阅，降低时间成本，有助于提高工作效率。

3.为各种医务纠纷提供法律凭证

医院由于其自身的特性，有可能会发生一些医疗事故和突发事件，在这个过程中，每一个环节和情况都应该被详细记录下来并形成档案妥善保存。当医院需要提供法律和保险凭证时，医务工作档案就能够提供非常完整的凭证。特别是在处理医患纠纷和医疗事故的过程中，医务工作档案发挥着不可替代的重要作用。

三、提升医务科工作档案管理能力的路径思考

1.建立“大档案”管理理念，提升对医务科档案管理的重视度

为了能够尽快提升医务科工作档案的管理水平，医务科甚至医院必须要树立档案意识，建立“大档案”的管理理念，认同医务科工作档案在医院事业发展过程中所起的重要作用，并在实际工作中将该项工作的重要性明确出来，以提升医院全体人员对于医务工作档案的认识。

2.完善医务档案管理制度，规范档案资料管理内容和流程

首先，要建立完善医务档案管理制度，对医务科工作档案的管理流程和环节予以规范。按照国家档案法的相关要求，医务科工作档案可以按照其涉及范围分为医疗、教学、科研、安防、其他五大部分。而每一个部分又可按照时间、内容或事件分门别类，并在每个分部中按照载体不同再进行分类。尽可能细化类别，清晰管理。以教学管理为例，大致可以分为岗前教育、在职教育、进修教育、其他教学四大部分，而每个部分又可以按照文件、音像等载体不同加以分类，而后以日期为顺序进行排列。

其次，要对医务工作档案收集的内容进行规范。档案管理的总体要求是完整、齐全、准确，因此，在进行档案收集的过程中，应该要求相关人员严格对照总体要求进行收集整理，并形成制度规范。如医疗安全管理类的档案在收集的过程中，应着重收集上级下达的相关指示精神、本院颁布的相关红头文件、各类医疗安全管理活动资料、药品管理相关资料、事故纠纷相关资料，等等，务必要求实事求是，有章有序。

3.加强医务档案信息化建设，提升数字档案管理水平

大数据和互联网技术的发展使得信息技术成为档案管理的好帮手。医院完全可以通过信息技术手段来提升医务科工作档案的综合管理水平。为了能够更好地保存相关档案信息资源，纸质的医务科工作档案应尽快转化为电子档案，同时实施纸质档案与电子档案的“双轨制”管理。建立医务工作档案信息共享平台，将可以对外公布的，不涉及保密内容的档案资源放在档案公共信息平台上，供各个科室、人员随时进行查阅、调取，节约人力资源与时间成本，同时记录下每个档案的借阅轨迹，形成对医务工作档案的全过程追踪。

4.增强医务档案管理队伍能力，助推医务档案管理全面上水平

提升医务科工作档案管理能力的关键还在于档案管理队伍的整体素质是否能够适应现代化的档案管理。因此，医务科档案管理队伍的建立至关重要。在对现有人员进行信息技术与档案管理知识培训教育的同时，也应着重选拔具有档案管理热情，热爱档案管理工作，同时具有一定信息素养和专业能力的人员进入到档案工作队伍中，助力医务科工作档案管理全面上水平。

四、结束语

综上说书，医务科的工作档案是医院事业发展水平的真实体现，相关管理人员必须要在认识上、管理上、技术上有所提升、有所创新、有所突破才能切实帮助医务科更好地进行档案管理工作，助力医院整体管理水平的有效提升。

[参考文献]

[1]医务科职能[EB/OL].（2017-03-15）.http：//www.hbustah.com/yyjs/ShowArticle.asp？ArticleID=831.

[2]孙波.关于医务科工作档案建设的思考[J].中原医刊，2004，31（1）：31-32.

[3]邝玉玲.医务科工作档案管理探索[J].黑龙江档案，2013（03）：123.

（作者单位：潍坊市市直机关医院，山东 潍坊 261061）