信息社会背景下办公室文书档案管理工作探析

李雄英

【摘 要】基于信息社会背景下，事业单位的办公室文书档案管理工作受到巨大影响，主要突出在技术手段、管理模式等方面，事业单位自身也在此方面加大各项技术引进与应用力度，目的是对办公室文书档案管理智能化创新，解决单一化管理模式所产生的问题，注重技术水平、管理质量、管理效果等提升，充分突出信息化技术在此方面的重要性与影响性，从而促进事业单位创新发展。

【关键词】信息社会;办公室;文书;档案管理

引言：

众所周知，办公室文书档案管理是事业单位健康发展的核心内容之一，所涉及到的信息内容与影响范畴较大，要保证各类信息数据精准、完整，才能为重要决策制定、管理制度实施等提供有利条件。在此基础上，事业单位组建专业化管理队伍，通过对工作内容与职责细化处理，对常规问题有效解决，避免影响各项工作进度与效果。同时，整体技术水平也显著提升，成为推动事业单位健康发展的必要条件之一。

一、创新意识与能力要增强，有效提升管理工作质量

互联网时代的到来与发展，给各领域创新发展均带来了不同程度的影响，主要是技术手段增多，各企业可结合自身实际需求正确应用信息化技术，在实践中获得相应的成效[1]。其中，在事业单位内部发展中就加大了信息化技术应用力度，尤其是在办公室文书管理方面，在创新阶段把重心放在此方面，目的是能在管理阶段逐渐增强自身的创新意识与能力，并对办公室文书档案管理工作引起高度重视，遵循“从实际出发”管理原则，依据不同的工作岗位、职责选择适合的技术手段，既不会对技术职称、职务比例、工资总额等产生影响，又可以激发人员参与性、竞争意识等，能在日常工作中发挥自主职责与优势。在此基础上，事业单位也能对自身实际情况详细掌握，确定每項工作中的人员数额，全面落实递增机制，显著提升办公室文书档案管理效果。

此外，管理方式创新也极其重要，主要是对以往管理阶段所存的问题或模糊的内容等详细处理，要保证办公室文书档案的安全性，尤其是在信息社会背景下，技术手段众多、信息内容量较大等，一旦在管理阶段出现问题就会使事业单位的各项信息内容被泄露，严重威胁着事业单位综合效益。对此，在管理方式创新阶段要依据人员工作内容与职责，选择从日常操作环节中加大监管力度，需监管部门与负责人均发挥自身职能，采用信息化技术对办公室文书档案进行动态化监管，实时掌握各档案管理进度、应用时效等，每位工作人员均能结合自身职能做好本职工作，有效处理常规问题，提升办公室文书档案管理工作质量。

二、引进信息化技术，创建智能化管理系统

在新时代发展背景下，信息化技术在各领域中均发挥着重要作用，成为促进事业单位创新发展的必要条件之一。其中就包括对办公室文书档案的管理，因事业单位在此方面引起重视，注重人力、物力、财力等投资，能引进与应用信息化技术，创新智能化管理系统，改变传统化的工作模式，依据各项工作内容与要求，会在系统内设置相应的工作模块，工作人员只需对系统进行操作与应用，就能顺利地完成档案管理工作[2]。同时，还能保证档案内容完整、精确，能一边开展管理工作一边汇集相应的信息数据，始终都保证信息内容的完整性，为后续工作开展提供重要依据。

例如：对检索系统的创建与应用，核心目的是便于对档案信息检索，对比传统化人工管理方式，能在此方面减少时长，有更多是时间与精力放在管理模式创新方面。并灵活、正确地运用信息技术，减低人员工作压力与任务量。同时，检索系统创建还可满足办公室文书档案管理、使用等要求，时刻都能保证档案内容完整、安全，为各部门对档案内容使用提供便利条件。同时，在信息内容储存阶段，可细化信息类型，一般情况下，会按照普通信息、重要信息去污粉区分储存与管理，在初期建立阶段就考虑到检索内容简洁、明了，会把重要的信息内容进行命名，如：信息创建时间、经手人姓名了、储存位置等，各部门或工作人员对档案查找、借阅等，只需在检索栏内输入相应的关键词，系统就会迅速地给出相应的文档，减少了不必要的查找环节，整个工作效率显著提升。

三、具备完善的监督抽查制度，保证各项依据完整性

为保办公室档案信息能规范保存与使用，要详细探究事业单位特殊性质，各项工作环节中所产生的信息数据均会对各项工作开展产生巨大影响，甚至是影响着事业单位综合效益，还需从此方面入手，加大各项工作监管力度，具备完善的监督抽查制度，无论是普通文书档案资料还是重要的档案资料，均要不定期地进行抽查检测[3]。一方面，可对各类资料储存与管理情况准确掌握，第一时间发现问题、解决问题，能对影响范畴合理控制，通过专业化管理人员的科学解决，避免影响后续工作进展;另一方面，监管部门在此环节中积极参与，可对各项内容全面性分析，能依据自身职责与监管工作要点，在不定期检查阶段抽查更多档案资料的管理情况。建议事业单位能按月、季度、年度为单位，分别在不同时期开展相应的监督抽查工作，并对管理人员的专业能力与职业素养不断考核，保证基础条件充足的同时，控制各项依据的完整性，成为后续工作顺利实施的必要条件。

四、加大人员培训力度，组建专业化的管理队伍

先分析事业单位自身的特殊性，每项工作开展均会影响到综合效益，事业单位在新时代发展背景下注重创新与监管，尤其是在办公室文书档案管理方面加大投资力度，为在细节上解决常规问题，采用公开招聘的方式吸引众多专业化的管理人员自主参与，既能保证各项工作环节中均具备独立化的监管人员，又能在日常工作中加大对人员的培训力度，可保证工作人员具备较强的专业能力。同时，工作人员也会结合自身工作内容详细探究，探究信息化技术对档案管理工作的影响性，自身责任意识、创新意识等不断增强，事业单位鼓励人对工作方式创新，在实践环节中突出自身优势与职业素质，为管理队伍组建提供有利条件[4]。

例如：人力资源管理部门会与档案管理部门积极交流，能详细掌握档案管理部门的用人要求与标准，能在人员聘用与选拔阶段就提出严格要求，为后续培训工作降低难度。然后开展岗前培训工作，是结合工作岗位与要求不同，制定多样化的培训模式，主要是结合人员工作岗位与内容，设定相应的培训内容，既影响人员工作理念与责任意识，又能对人员日常工作中所遇到的各种问题有效处理，避免常规问题持续性发生，依然能对事业单位办公室文书档案管理工作质量与效率提升带来积极影响。

结语：

事业单位在信息社会背景下开展办公室文书档案管理工作，传统化管理模式已经无法满足实际要求，从长远发展角度考虑，必须在此方面加大创新力度，能对信息化技术引进与应用，创建智能化管理平台，既能保证信息内容完整、安全，又便于信息数据搜索、查阅等，显著提升事业单位整体技术水平，能在信息社会背景下健康发展。

参考文献：

[1]刘蓓.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2020，6（10）：31-32.

[2]宋婕，杨玉清.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的创新[J].信息记录材料，2019，20（07）：178-179.

[3]常艳丽.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2018，3（11）：3-4.