信息技术在档案管理中的应用研讨

周文

【摘 要】随着信息化在全球的快速发展，世界对信息的需求快速增长，信息产品和信息服务对于各个国家、地区、企业、单位、家庭、个人都不可缺少，信息技术已成为支撑当今经济活动和社会生活的基石。事业单位是社会的重要组成部分，单位内部的档案众多、管理形式复杂，工作人员压力较大，将信息技术运用于档案管理中，可以降低投入成本、增加档案保存寿命、提高使用效率，促进单位快速发展。

【关键词】信息技术;档案;管理

信息技术代表着当今社会先进生产力的发展方向，信息技术的广泛应用使信息的重要生产要素和战略资源的作用得以发挥，使人们能更高效地进行资源优化配置，从而推动事业单位的工作模式不断升级，提高社会劳动生产率和社会运行效率。

一、信息技术

信息技术简称IT，是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称，它主要是应用计算机科学和通信技术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件[1]。

信息技术是指在计算机和通信技术支持下用以获取、加工、存储、变换、显示和传输文字、数值、图像以及声音信息，包括提供设备和提供信息服务两大方面的方法与设备的总称。

信息技术是人类在生产斗争和科学实验中认识自然和改造自然过程中所积累起来的获取信息、传递信息、存储信息、处理信息以及使信息标准化的经验、知识、技能和体现这些经验、知识、技能的劳动资料有目的的结合过程。

二、在档案管理中的优势

档案管理工作中引进信息技术，就是在档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理工作过程中应用现代的信息技术，对档案信息资源进行重新处置、管理和为社会提供服务，加快实现档案管理现代化的进程。信息化档案更加符合时代发展的需求，信息化档案管理的优势和使用价值越来越明显，是档案管理行业的未来发展趋势。

（一）节约投入成本

事业单位的档案信息、资料数据众多，需要投入大量的人力、物力进行档案管理活动，档案资料具有复杂性、多样性的特点，传统的档案管理工作模式是由人工进行操作，工作效率低，且难以保证档案资料的完整性和准确性，使工作中存在误差，而且档案信息不能快速处理、快速调用，无法满足档案长期保存的要求，有效地应用信息技术，可以弥补人工操作上的不足，使档案更加准确，提高档案管理工作的质量和效率。同时，应用信息技术，可以将档案信息存于资料管理库，不需要用大面积的室内空间进行储存，降低人工成本、资源成本及空间使用成本[2]。

（二）增加保存寿命

传统的档案资料以纸质的方式进行保存，在保存过程中容易因为保存不当容易发生虫蛀、风化、腐蚀、烧毁等问题，在档案外借期间容易被人为损坏或丢失，影响档案的使用寿命，为单位造成损失，档案信息化后，通过数据平台进行保存，将数据信息进行存档或备份处理，提高数据的使用率和使用寿命。

（三）档案调动效率快

随着信息技术的引进，大部分事业单位的档案管理工作已经从传统管理转为信息化管理，档案信息化管理是应用电子信息系统的便利性、时效性、高效性等特点，达到高效管理、快捷运用的目的。档案信息化可以将事业单位庞杂的资料库进行重新整理、分类、整合，建造完善的网络数据库，方便工作人员和其他有需要的人随时进行调取、查看，减少了调取过程中的复杂程序。

档案是单位为满足各种工作需求而产生的具有保存价值的一种资料，包含着历史活动的全部记录，事业单位每年都会产生大量的数据信息等，需要相关部门对其进行整理、归纳、保存，档案管理工作的任务量大、效率低，应用信息技术可以更快地收集各種信息，充分发挥出档案管理的职能。

三、当前档案管理现状

（一）缺少信息化管理的深入认识

与发达国家相比，我国应用信息技术的时间尚短，各项技术有待深入研究。事业单位受到各种因素的限制，没有健全的信息档案管理体系和相关制度，工作人员对信息技术没有深入研究，应用的技术比较浅显，使信息档案的作用没有完全地体现出来，导致这一问题的主要原因是工作人员缺少对档案信息化管理的深入认识，对档案信息化的使用风险缺少认识，导致档案存储系统和管理系统的状态不稳定，档案资料经常发生被损坏或丢失等情况[3]。

（二）缺少强力的安全保障

在档案管理中应用信息技术，能够为档案管理提供方便，为事业单位的长期发展提供助力。但现阶段信息化的档案资料缺少强力的安全保障，一些工作人员在使用档案资料时，使用不同的计算机和软件，操作不严谨，防火墙系统等级低，容易使档案数据库被黑客入侵或中电脑病毒，导致文件损毁、丢失不能使用或信息泄露。档案管理工作人员的专业性不强，缺少系统知识和技能培训，在处理档案时，归类不正确，造成信息检索的不便;对档案信息的备份处理等不能按照系统要求进行操作，导致档案经常丢失。

（三）信息化管理力度有限

信息化档案管理的工作难度系数高，工作细节复杂，事业单位的档案管理工作以全面信息化为目标，凸显档案管理工作的重要性，但大多数事业单位的档案管理工作只是将纸质档案数字化，能够在网上快速查询，但缺少对档案管理网络系统的深度开发，无法有效彰显信息技术的作用，另外，工作人员技术水平有限，设计的档案管理平台功能少，存在的各种问题有待优化。

四、优化措施

（一）正确认识档案信息化管理

正确认识档案信息化管理是展开信息化档案管理的基础，档案信息化管理中存在的各种问题，根本原因是单位负责人和工作人员对引进的信息技术认识只停留在表面，缺少深入了解，导致工作上出现偏差。事业单位应对档案管理人员安排定期培训和考核，提高工作人员的专业素养，让工作人员意识到档案信息化的应用价值，充分认识档案信息化管理对事业单位未来发展的重要作用，积极做好分内工作，深入了解并学习先进的信息技术，将其应用到实际工作中，创新工作方法，提高工作效率[4]。

（二）加强信息化档案的安全保障

工作人员应加强档案的网络安全，提高防火墙的等级，设置在使用档案时输入密码，才能调取和查看档案资料。加强信息化档案的安全保障是一项长期工作，相关人员需要有足够的耐心和细心，持续的加强档案管理，提高监管力度，确保档案的安全。

（三）建立系统的档案管理系统

档案管理系统化是档案管理的未来发展趋势，事业单位应加快建立系统的档案管理系统进程，完善相关工作体系和制度，规范工作人员的操作过程，使工作人员按照规章制度对信息化档案进行标准化管理，工作人员应严格遵守文档一体化的要求，将信息化档案及时更新、归档，确保能够有效应用。

结束语：

网络时代，信息技术渗透到各个领域，广泛应用于事业单位的档案管理工作中，档案管理系统是事业单位的重要构成，引入信息技术后，工作人员的工作模式、工作内容发生转变，工作效率得到提高，但一些事业单位在档案管理过程中缺少对信息化管理的深入认识、信息化管理力度有限、信息化的档案缺少强力的安全保障，档案管理部门和相关人员应采取有效的优化措施对档案管理工作进行调整，更好地运用信息化技术。

参考文献：

[1]柴晓洁.信息技术在事业单位档案管理中的应用探究[J].创新创业理论研究与实践，2019，2（11）：178-179.

[2]谷艳梅.信息技术在档案管理中的应用[J].信息记录材料，2018，19（09）：173-174.

[3]蔡利红.电子信息技术在档案管理中的应用探究[J].传媒论坛，2018，1（18）：145+147.