简论企业档案管理风险防控

毛桂银

摘 要 档案作为记录企业自创始到整个经营过程所发生的重大事项的载体，是企业最为珍贵的无形资产，其蕴含的经济价值无法估量。本文通过分析企业在档案管理过程中可能面临的风险以及风险成因，在此基础上提出一些优化对策，从而帮助企业实现风险防范。

关键词 企业;档案管理风险;防范对策

企业档案指的是记录企业在完整的生命周期中进行的生产、经营以及管理等一系列活动的图文或者影像资料，其代表着企业在过去的时间所经历的问题和挑战，形成的战略和创新技术，提高业绩的办法和举措等一系列对企业今后发展有着重要意义的内容，其具备无限的利用价值，能帮助企业提升综合实力，规范内部管理。但是很多企业往往忽视了档案管理的重要性，认为其可有可无，对管理过程中可能出现的风险不以为然，最终影响企业的实质利益。所以，提升企业的档案管理风险防范意识，为档案自收集到保存等一系列过程制定严格的管理制度是尤为必要的。

1企业档案管理风险

1.1 归档过程中的风险

归档过程包括档案的收集、整理和封存三个环节。收集时可能存在档案资料获取不及时、不完整、不全面、遗漏或者丢失重要数据信息等风险。整理时可能存在资料顺序、类别混乱等情况，为后期的检索工作带来不必要的麻烦。封存档案时，可能出现封存设备使用的钥匙、密码丢失或者泄露等风险[1]。

1.2 保管过程中的风险

保管指的是对档案资料传递、借阅、归还等环节的管理以及档案保存过程。在传递、借阅和归还时，由于相关制度不完善，可能出现借阅人在借阅时不按规定填写相应的申请资料、不按时归还档案、随意破坏档案、外借档案等违规行为，导致档案丢失，重要商业机密泄露等危急情况出现。在保存过程中，由于很多档案资料以纸质、胶片、光盘或者usb等实物形态封存，如果保存环境不够安全，保存设备不够先进，那么火灾、霉变、虫蛀、光照等因素都会导致档案资料永久性毁损。

1.3 特殊风险

随着现代化信息技术的发展，越来越多的企业选择通过计算机，利用云技术等人工智能手段保存档案，虽然避免了实物档案极易受外界环境因素影响的弊端，但是使用网络保管档案，也会产生一些特殊风险。比如文件被误操作导致格式化无法读取，再比如竞争企业为了恶性打压或者黑客为了获取重要商业机密从中获利，选择利用网络病毒入侵等形式，截取破坏数据信息等。

2企业档案管理风险成因

2.1 缺乏相应的档案管理制度，档案管理意识不强

很多企业由于没有从档案中获得足够的利益，所以根本没有树立档案管理风险防范意识，内部甚至无法形成完整的档案收集、整理、传递、借阅、归还、保管和销毁制度。档案丢失毁坏，给企业造成巨大的经济损失时，无法找到问题源头，进行相应的追责[2]。

2.2 缺乏专业的档案管理人才

专业的档案管理从業人员数量非常少，企业通常做法是安排人事等行政部门的人员进行档案管理，或者采用部门轮流制形式管理档案。一方面管理人员数量少，不足以应对企业档案管理工作强度;另一方面这些人员缺少相关的档案统计管理技能，整理档案是为了应付上级监管和考核，导致档案管理措施无法科学有效实施。

2.3 缺乏专业的软硬件设施

档案存放场地设计不规范，缺少相关的火灾等危险预警和应急措施，库房内甚至没有灭火器等基本安全防范设备。保存档案的容器或者库房缺少密码或者钥匙等安全保密设置。采用信息化手段保存档案时，计算机内部没有安装杀毒软件，缺少相应的密码、指纹识别等系统，这些都会对档案的安全性产生极大的威胁。

3防范企业档案管理风险的对策

3.1 制定完整的档案管理制度

彻底摒弃只注重企业经济效益的传统经营理念，意识到档案对企业产生在精神上和物质上的价值与利益，建立完整的档案管理制度，包括档案管理组织机构和职责，档案收集、整理和保存制度，内部借阅制度，安全管理制度、相应的责任承担以及激励机制，增强制度的可操作性。比如企业员工在借阅档案时需要填写专门的档案借阅申请单，明确记录借阅者姓名和联系方式，经由负责人签字同意后方可出借，在无法按时归还档案时，需要立刻追究其相应的赔偿责任[3]。

3.2 设立专门的档案管理部门

聘请专业的档案管理人才，企业内部成立正规档案管理部门，可以定期组织部门员工进行风险应急演习、相关的业务培训以及教育讲座等一系列活动，从而提高机构组成人员的技能，丰富其安全管理知识，帮助其切实树立风险防范意识。

3.3 加大资金投入，配备专业的档案管理设备

企业需要加强人力、物力投入，设计和建造科学完备的档案封存场地和设备。场地内要配备防盗装置、监控装置、温度和湿度记录装置、除湿装置、防潮装置、灾情预警装置以及灭火器等，保证场地足够安全，定期派专业人员进行通风、消毒和除虫措施。购进先进的装载档案设备，档案柜和盒具要配备密码锁或者指纹锁，最好具备防火防水等性能。使用计算机保存档案的，计算机也要配备密码识别系统，由专业的掌握网络信息技术的人员操作，安装防火墙软件，定期对运行环境检查，确保稳定安全的网络状态。

3.4 加强档案管理工作评估

档案管理部门要定期进行档案管理工作评查，检查档案收集是否完整，档案销毁是否彻底，档案借阅是否具备正规的申请借阅材料，相关流程是否经过负责人审批等。另外要注意对保存场地进行风险排查，检测是否有漏电、火灾等隐患，出具相应的风险评估报告，确保档案管理工作顺利有效进行。

4结束语

综上所述，档案作为企业核心的数据资料，由于其不可再生性，一旦在收集、传递、借阅、归档、保存等过程中发生毁损或者丢失，将是企业无法承担和挽回的损失，对企业的经济收益和日后发展都会产生不良影响。所以企业必须对档案进行明确定位，加强风险防范意识，利用档案帮助企业树立形象，提升企业竞争力，使档案成为企业的记忆源泉和思维发散地。

参考文献

[1] 瞿立菲.企业档案管理安全风险防控对策分析[J].科技创新导报，2020，17（9）：165-166.

[2] 靳莉.企业档案管理风险防控研究[J].兰台内外，2019（18）：48-49.

[3] 李春燕.论企业档案管理规范化的实现[J].科技资讯，2020，18（5）： 89，91.