未雨绸缪提前谋划 精益管理布局未来

疫情爆发以后，国家会议中心在“第一时间”建起了抗疫防线。在行业按下暂停键的这个阶段，国家会议中心一方面积极配合政府的防疫行动，践行国企担当；另一方面，也采取了有效措施降低疫情对场馆和行业的冲击，与主办方共克时艰，树立了会展业标杆企业的典范。本刊记者日前采访了国家会议中心副总经理郑忠链，详细了解国家会议中心疫情期间如何布局以及他对后疫情时代行业变化的解读。

据郑忠链介绍，为了降低疫情影响，国家会议中心采取了三个方面的举措：

一是主动与主办方抱团取暖，最大限度减少取消项目。据统计，从疫情爆发以来，国家会议中心受到影响的会议和展览项目接近一百个，其中有20%左右的主办方计划缩减今年的办会办展规模。作为场馆运营商，国家会议中心主动跟会展主办方抱团取暖，共渡难关。

在疫情初期，国家会议中心主动与客户联系，结合北京市有关疫情防控的政策、场馆封控情况和主办方一起研究项目延期、调改档期的可能方案。同时，全面梳理了下半年的展会预订情况，在管理信息系统中释放了几十个可供使用的时段，主动拿出来优先供受疫情影响的展会主办方使用。

二是聚合行业资源，联动京内京外其他各场馆，下好一盘棋。按照以往经验，国家会议中心每年都要接待近千场的会议、会展活动，疫情导致约三分之一的项目可能要延期至下半年举办将成为场馆不可回避的难题。对于题材相似的项目，首要目标是保证项目不因疫情而停辦一届，项目无论是在国家会议中心举办还是其他场馆，不能算小帐，要有下“一盘棋”的大局观和真正为客户着想的服务能力。国家会议中心一方面与京内的主要会展场馆方一直保持比较紧密的联系互动；另一方面，北辰会展集团系统内管理的会展场馆已经达到15家，管理面积达340万平方米，在全国是第一位的，且遥遥领先。这些资源充分整合和利用能在疫情后展会档期扎堆时发挥积极的作用。国家会议中心将强化与各场馆间的横向联络，在档期上为主办方提供联合解决方案。

三是坚定不移地落实推进精益管理计划。2020年是国家会议中心的精益管理年，这是企业的年度发展策略。这次的疫情只是“黑天鹅”事件，不会对整个行业高质量发展的趋势做出根本改变。因此，国家会议中心对外仍然强化外部行业研判，挖掘新经济领域的展会项目；对内则实施精细化管理，提高服务能力和管理效率。这一理念尤其体现在现场的服务和管理环节上。

据郑忠链介绍，国家会议中心最直接服务主办方的是销售和协调两个部门，过去这两个部门的衔接、交接期通常为三个月。今年国家会议中心在疫情防控期间初步优化了方案，下半年开始将把所有项目的现场对接工作前置3个月，意味着项目落地客户服务部门就要主动衔接、对接，这样有利于协调人员提前、全面、充分地了解主办方的需求，并结合实际情况对服务方案作出调整。例如，两个项目使用了同一个会议厅室、并且都有舞台设置需要，如果两者的形式大同小异，协调部门会建议客户采用近似的方案，在同样的位置做调整，来压缩和优化档期间隔；如果舞台客观上差异比较大，不具备这种条件和可能性，就尽量协调搭建区域提前备场，进撤场同时作业，再利用新的信息管理工具，通过优化管理来实现两个主办方的人员互不干扰。

展览方面，国家会议中心今年计划采用差异化进场的新模式，包括预约进撤场时间、电子证件管理等。另外，在现场施工划线和布电方面，会尝试“高”“低”结合，在确保安全的情况下，天上、地下同时作业。总之，尽一切可能千方百计地把展览搭建筹备的时间让利给主办方。

综合来看，通过这一系列工作的开展，一方面最大化地实现了与主办方抱团取暖的目标，原本受疫情影响的近百个项目，目前只有很少的主办方取消了今年办会办展计划，绝大多数主办方都选择继续在国家会议中心举办项目。另一方面，国家会议中心坚定落实精益管理战略，通过整合升级同类型、同题材的项目，优化现场服务方案，力争让主办方的办会成本更经济，搭建更加绿色节约，从而综合提升项目品质和主办方的收益。

谈到疫情结束后行业格局可能发生的变化，郑忠链认为，政府类项目可能率先回归，同时，一线城市下半年档期扎堆，一批二、三线城市可能会承接一线城市的外溢项目。这些外溢会展项目的竞争主要取决于三个方面：一是城市会展的扶持政策；二是城市特殊的产业基础；三是会展场馆硬件设施条件和城市综合服务能力。从场馆的设施和城市综合接待能力来看，杭州、成都、厦门等强二线城市的场馆都处于领先水平。相信在疫情过后，这些城市间对会展项目的竞争会比较激烈。

郑忠链表示，下半年会展活动扎堆对所有会展场馆的服务能力都是一场综合考验，国家会议中心有信心和能力对今年每一个在国家会议中心举办的会展项目提供高质量的服务。他表示，国家会议中心坚持与合作伙伴并肩携手，共克时艰，共同为会展业的发展贡献力量。