浅谈高校学院办公室行政创新管理

程特立

【摘要】学院办公室是组成高校事务管理的基层职能机构，充分发挥着承上启下、联结师生的中心枢纽作用。本文总结了现阶段高校学院办公室在行政管理上存在的三大问题，并就职工素质、管理制度、信息技术、工作思维4个方面提出了创新思考，从而实现对高校学院办公室行政管理创新的探索。

【关键词】高校;学院办公室;创新管理

高校的发展以各个学院办公室的发展为依托，办公室是学院和师生间交互的重要桥梁，而学院办公室的发展需要职员间的协调和配合。随着我国高等教育的蓬勃发展，高校对办公室的建设和管理有了更高的期望和要求，办公室的服务水平和工作能力与高校的综合管理、可持续性发展息息相关。创新，是发展的重要动力来源，因此，积极寻求办公室行政的管理创新是高校健康运作的重要出路之一。

一、高校学院办公室行政管理存在的问题

（一）职员素质仍需提高，主观能动性不足。高校学院办公室行政职员的素质包含以下几点：业务技术、工作能力、管理水平、政治素质、工作作风等。一方面，如今许多高校学院办公室职员存在“一人多职、一职多能”的现象，涉及事务范围广，缺乏系统性的业务培训和理论学习。并且，职员来源十分多样化，非行政管理对口专业出身的占绝大部分，办公室职员自身能力呈现良莠不齐的现象，一定程度上制约了学院办公室行政工作的高效开展;另一方面，职员工作意识薄弱，主观能动性不强，常常处于被动接受任务和机械完成任务的工作状态，缺乏对工作的深层次认识，长此以往，将阻碍工作效率和服务水平的提高。

（二）缺乏健全的现代化管理制度。随着我国教育产业的深化改革，学校、学院专业和机构的一系列整改，各项职能的不断专业化和细化，高校学院办公室的具体工作内容也随之发生改变。但现下高校学院办公室仍然在使用旧结构、旧系统、旧制度来划分工作岗位和定位岗位职能。沿用传统老旧的处事方法论，职员无法对办事过程做出总结归纳，无法使之提升至管理理论水平层面，难以形成科学高效的办公室行政管理制度。陈旧的管理制度缺乏规范性和科学性，理应引入公平合理的考核机制和激励奖惩机制来完善对职员的高效管理。现阶段，职员存在推诿扯皮的不良现象，学院办公室管理上一刀切的管理制度，使得职员工作兴致较低，不愿主动创新，满足于“完成工作即可”的低自我要求。如此的办公室评价标准，抑制了职员在办公过程中發挥个人主体能动性，同时也忽视了职员的个人发展需求，造成学院办公室工作效率无法提高、工作方法无法灵活变通的局面。时间一久，恐会危及学院各项工作的服务质量和管理水平，对学院乃至高校的健康发展产生不良影响。

（三）信息化管理水平不高，智能办公系统使用率偏低。随着高新科技的迅猛发展，信息化应用系统已经遍及我们生活的角角落落。信息化、自动化工作和管理乃大势所趋，许多高校引进了智能办公系统，并且配备了一系列先进的办公设备。然而，目前高校学院办公室的信息化管理在职员中仍没有做到完全的普及，职员缺乏相应的信息化操作技术，无法摆脱对传统人工模式的依赖，同时缺乏相应的技术培训和智能化管理知识的深化学习，从而使得智能办公室的使用率偏低。一方面，办公效率没能得到有效提高，现状与信息化社会发展的方向仍有差距;另一方面，智能设备长期处于闲置状态，无形中造成资源浪费，提高了办公室隐形成本。若职员们能熟练运用智能办公系统平台进行工作，改变落后低效的人工模式，那么学院乃至高校的整体办公效率、服务质量及教学科研水平都会有显著的提高。

二、高校学院办公室行政创新管理策略

（一）提高职员综合素质，实现团队创新。职员作为办公室的主体，其整体素质和业务能力从根本上影响了办公室的办公效率和服务质量。要实现学院办公室的团队创新管理，必须要提高职员综合素质，从而实现办公室各方面的整体性提升。首先，在招聘办公室职员时，应将职员专业配置情况充分考虑在内，设定职员招聘时的准入门槛，确保办公室有较好的整体素质能力和受教育水平。其次，学院办公室是为各个职能部门、行政干部、院内师生服务的窗口部门，管理人员应强化职员服务意识，明确服务对象和服务内容，摆正职员的心态，坚持以人为本的核心理念。职员自身也应提升服务态度，在繁杂公务中仍然坚持饱满的工作热情，清晰的工作思路，仔细、耐心对待各项事务，尽自身力量创造条件为广大师生做实事。同时，职员自身应具备不断学习的意识。在新形势和新要求下，职员应自觉抽出时间进行学习，明确自身职责定位，加深对办公室事务的理解，了解并吸收国内外优秀、先进的工作理念和方法，丰富理论知识，完善理论结构，从而提升自我，激发出更多的工作潜能，进一步增强业务处理和组织协调的能力。职员们互相交流和学习，打造良好学习氛围，从而调动办公室整体的学习积极性，使学习成为工作的一部分。而学院也应加强对职员的教育和培训工作，树立明确的学习导向。定期开展学习和思想教育活动，对不同的岗位进行具体的、有针对性的专业性培训，可结合信息化系统平台，帮助职员提高自身业务能力。通过培训，办公室职员应具备一些基础的技术能力，如：各类办公软件的熟练运用，遇事能展现较好的沟通协调能力，撰写公文的文字写作能力，处理学生心理问题的能力，以及思想上的职业道德约束等，并且在日常工作中能做到理论结合实际，灵活应用学到的理论知识。系统性的理论培训，对全面提升职员的业务水平、服务质量、组织调配、全局性分析、突发性事件的应对等素质有极大帮助，可以实现办公室团队创新的目的。

（二）健全办公室规章制度，实现制度创新。一套科学先进、合理规范的办公室管理制度，是学院办公室高效办公的基础。因此，要重视办公室的规章制度建设，并根据形势和要求的变化不断进行更新以及完善。制定一份科学化、规范化、程序化的规章制度时，应考虑到各个办公室工作内容的特殊性，综合考量各方面因素，既要明确责任义务，又要发挥职员主观能动性和激发创新潜能，确保职员办事有章可循，有理可依。首先，应对职员的岗位和职责进行明确划分。学院应根据各个岗位的特殊性，合理规范地制定岗位职责，将每项工作落实到个人，确保岗位到人，责任到人，避免出现职责和实际工作内容不相符合的现象，使办公室每个职员能够各司其职，使各项工作能在一个科学、高效的管理模式下井然有序地完成。其次，学院应建立合理的职员考评机制，在评价指标中突显创造性、积极性、高效性等多种指标，从办公业绩、专业能力、工作作风以及思想品德等多方面对职员进行综合考核和评价，充分展示每位职员在其工作岗位上的日常表现，实行优能优岗、多劳多酬，从而调动职员的积极性和创新性，同时也起到监督和约束其工作行为的作用，使得办公室上下权责明确，纪律严明。再次，一个有效的激励惩罚制度，能够营造办公室健康的竞争氛围，从而增强办公室职员的工作责任感及上进心，为其持续的工作热情提供制度支持。学院依照办公室职员的工作内容以及工作成果，给予有出色贡献的职员相应程度的奖励，同时对存在工作失误的职员进行相应程度的惩罚，做到奖惩公平公正，合情合理，并随形势的变化及时调整，以此激发出职员的工作潜能，提高办公室整体工作效能。

（三）依托信息化技术，实现管理创新。智能信息技术的全方面渗透，演化出新的生活方式和工作模式。将信息技术引入办公室行政工作中，以人工智能技术和大数据为支撑，来实现科学化、信息化、智能化的办公室管理创新。信息化的办公室管理不仅能高质高效服务师生，实现无纸化办公，还能宣传部门成果，监督、掌握学院动态。学院可通过建立办公室信息系统来普及信息化管理。职员通过规范的渠道来联络和获取信息，进行信息的多向交互，这既保证了信息的规范性和一致性，避免了上传下达时产生的信息偏误，也保证了信息传递的高效性。在此基础上，学院应不断丰富信息系统服务内容，获取更多师生的认同感，使其自觉操作使用信息系统，从而实现信息系统在职员和师生中的普及，进一步加深学院职工和师生间的交互联动。为避免信息的失真，应对系统平台上的信息进行甄别和筛选，避免错误信息对师生形成误导，确保信息平台能发挥其真正的作用和优势。

（四）改善工作理念，强化思维创新。繁杂琐碎的办公室事务，使得职员将大部分精力投放到日常事务工作上，常常被动执行工作，长此以往，易形成墨守成规、因循守旧的工作理念，十分不利于办公室行政创新管理的进行。在新时代背景下，办公室职员应与时俱进、开放思想，不断学习新的工作方式方法，在实际的工作事务中不断完善自身理念，运用和强化创新思维。常言道“资源有限，创意无限”，创新思维是创意的重要前提。强化思维创新是现下高校普遍赞同的观念。创新思维是高校为了实现发展目标、进行管理决策所应具备的一种科学思维方式。创新思维具有变通性、直觉性、批判性和多向性的特点，是智慧的升华，是人脑智力发展和高级层次活动的表现。创新思维是一种综合性的思维，其中囊括了如逻辑思维、灵感思维、发散思维、形象思维等思维。具备思维创新能力的职员在遇到问题时敢于思辨、富于想象、善于思考，能够提出新方法、新观念，这样的职员不会过早做出定论或者仓促行动，而是会先发散思维，再结合理论、实际进行工作。学院可以通过组织专家学者开展讲座，对前瞻性理论知识以及相关案例进行讲解和分析，让办公室職员在发现问题、产生兴趣、进行联想、发挥想象、结合实际、汇总成型的过程中学习、了解、掌握、强化其创新性思维，使其学会知识的融会贯通以及思维的发散整合，并且具备一定的思维牵引和处理能力。强化职员思维上的创新，能从根本上实现办公室管理的创新，促使办公室从传统的执行型转变为科学的开拓型，进一步保证学院办公室在高等教育改革的大背景下持续健康发展。

【参考文献】

[1]陈瑶瑶.新时期高校院系办公室创新管理对策浅析[J].湖北函授大学学报，2014，27（08）：13-14.

[2]吴学晶.高校二级学院办公室管理创新研究[J].教育评论，2017（03）：62-65.

[3]赵欣.试论创新思维与高校办公室管理创新[J].中国多媒体与网络教学学报（中旬刊），2018（10）：40-41.