档案信息化管理的必要性措施和创新途径探讨

颜冬英

【摘要】随着信息化时代的到来，对档案进行信息化管理是档案管理未来的发展方向，因此，对档案信息采用大数据技术，政府相关部门要加大资金的投入，不断体现档案信息化管理的作用。本文从档案信息化管理的实际情况出发，探究档案信息化管理的必要性措施及创新途径。

【关键词】档案信息化管理;必要性作用;创新

对档案信息的利用是促进我国社会发展的一个重要因素。因此，在信息科学技术发展的过程中，要对档案进行信息化管理，合理融入现代信息技术对档案信息资源进行数字化、网络化管理。档案管理人员要针对档案信息化管理的实际情况以及现代经济发展的方向，对档案信息提供针对性的服务，从而促进我国经济社会快速发展。在对档案进行信息化管理的过程中，一定要跟随国家发展的脚步进行创新，不断创新档案信息化管理的途径，从而更好地实现档案的信息化管理。

一、档案信息化管理的概述

（一）档案管理的未来发展方向就是信息化管理。随着我国科学技术的不断发展，传统的档案管理已经不能和现在科技发展的需求相匹配。因此在信息技术以及网络技术不断发展的今天，需要进行档案信息化管理。档案信息化是档案管理的发展方向以及重要战略，同时也是实现我国信息工程的重要组成部分，对我国社会的发展有着巨大的影响。对档案进行信息化管理，在一定程度上能够有效开展档案管理工作。信息技术的使用能够促进档案信息的交流和共享，对传统的档案管理工作有一定的突破，并且提高了档案管理工作的质量以及工作的效率。在信息化管理的过程中，需要档案管理部门不断针对自身档案管理的实际情况，完善档案管理技术，根据时代发展的要求，不断对档案信息进行开发和利用，从而促进档案事业的发展。

（二）对档案进行信息化管理，大数据技术是基础。在科学技术不断发展的现代社会，大数据技术得到了广泛的应用，因此对档案进行信息化管理离不开大数据技术。从工作效率来看，大数据技术能够有效保证整个档案管理工作高效运行。在档案管理的过程中，合理利用计算机技术、网络技术以及档案管理软件，并且档案管理工作者有现代化的管理手段，从这些层面上能够保证整个档案管理工作的质量及效率。在档案管理的过程中，利用大数据技术能够保证档案管理的精准性。在传统的档案管理过程中，基本都是采用人工方式，这种方式的工作效率比较低下，并且对大量的档案信息资源进行管理有一定困难。如果在档案管理过程中合理利用大数据技术，能够保证检索、利用以及开发档案信息的可信度，从而提高整个档案管理工作的精度。在档案管理的过程中，合理利用大数据技术能够促进档案的长久保存，对于传统的档案管理来说，是很大的改进及创新，利用先进的计算机存储系统以及不同的媒介，可以实现信息以及载体的分离，从而不断提高档案信息的存储容量。

（三）档案信息化管理的重要性。随着科学技术发展的速度增快，对档案进行管理必须要采用信息化管理的模式，这在一定程度上能够提高整个档案管理的工作效率以及办公自动化程度。而且在经济快速发展的现代社会，对档案进行信息化管理能够节约一定的成本。而且在对档案进行信息化管理的过程中，能够实现档案管理的自动整理编目、自动统计、自动检索等过程，而且会按照不同的要求提供不同的服务，能够实现档案各个层次的标准化管理。

二、促进档案信息化管理的措施

在对档案进行信息化管理的过程中，档案管理部门以及财政部门要不断加大档案管理的资金投入。在对档案进行信息化建设的过程中，必须要购置一定的硬件以及软件设备，并且档案管理人员要根据实际的档案信息化建设情况进行资金的筹集以及计划使用。从资金的角度来满足信息化建设的基础要求，能够满足档案信息化管理的基本要求。除此之外，在档案信息化管理的過程中，要不断对档案管理工作者进行培训，不断提升他们的管理水平。由于我国档案信息化管理工作的质量参差不齐，不能严格做到电子文件的归档管理，所以在档案信息化管理的过程中，要对管理人员进行相应的培训，从而实现信息化管理的规范性以及科学性。在实现档案信息化管理的过程中，当地政府一定要给予重视以及支持。我国档案信息化管理相对于其他国家起步比较晚，但是发展的速度快。随着我国档案信息化设备以及网络技术的不断进步，很多电子文件需要存在不同的电子媒介中。传统的档案管理储存所占用的空间比较大，最终所产生的保管费用比较高，与现代科学技术发展的方向不一致。因此针对我国档案信息化管理的实际情况，政府需要给予高度的重视，不断增强档案信息化管理以及建设的责任感，对档案信息化管理的整个过程进行统筹规划，从而实现科技的创新发展。

三、对档案信息化管理进行创新的途径

（一）对思想观念进行创新促进档案信息化管理的基础设施建设。在对档案信息化管理创新的过程中，档案管理部门要深刻认识到档案信息化管理的必要性以及作用，从自身出发，不断转变观念，将档案信息化建设的经费列入年度财务预算中，而且要根据部门以及单位发展的需求，不断增加经费的投入，并且要根据实际的情况，引进先进的管理设施设备以及软件。从档案信息化管理的基础建设出发，对基础建设过程中所遇到的问题进行及时解决，从而有计划地开展档案信息化建设和管理工作。

（二）对组织机构进行创新，为技术型档案信息化管理奠定基础。相关的档案管理机构一定要根据实际的档案信息化管理的要求，建立合理的组织架构，引进高素质的档案管理人员，在档案信息化管理的过程中，建立相应的规章制度。在对组织架构进行创新的过程中，档案管理部门一定要根据档案信息化管理的实际情况引进相关的专业人才，并且采取多种多样的途径，不断对管理人员进行培训教育，让相应的管理人员对档案信息化管理的基本理论以及基本技能进行掌握，不断提高管理人员的综合素质，从而将档案信息化管理手段由手工型转变为技术型。

（三）对管理的模式进行创新，实现数字化、网络化、信息化管理。对档案进行管理，一定要采用统一领导、分级管理的管理制度，从管理模式的角度来保证档案信息的完整性以及准确性。实现档案规范化、标准化以及科学化的管理，就必须要从现代技术的角度出发，科学合理地利用计算机技术以及网络技术不断对档案信息化进行建设，而且在建设的过程中，要用科学的手段对档案信息资源进行管理以及利用，将档案数字化、网络化、信息化管理模式与传统的实体档案管理模式进行替换，在一定程度上就能够避免实体档案的损坏。

四、结语

在科学信息技术的发展过程中，对档案的管理一定要采取信息化的管理模式，不断探索新媒体条件下的档案利用途径，从微博以及微信等新型媒体的角度出发，不断为档案信息化管理提供更为方便的条件，从而促进档案管理部门传递信息，并且在档案信息化管理的过程中，一定要跟随时代发展的脚步，不断促进档案信息化管理的创新。

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