探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径

陈松梅

【摘要】档案管理是企业工作中重要内容之一，既可以促进企业工作效率提高，同时也有利于企业更好地开展文化建设。确保档案管理工作的规范性、科学性，可以促进企业绩效管理和管理水平有效提高。所以，企业必须立足于自身实际发展情况，进一步强化档案管理。

【关键词】企业;档案管理;重要意义

在企业发展中，档案管理除了对以往和现在的发展情况进行了记录，同时也为企业今后的发展提供了重要参考，更多的是传递信息和资料，其实质上具有一定的政治性和科学性，同时也是一个企业长时间发展中必须落到实处的可持续性工作。对从事档案管理人员自身的专业意识要求较高，其应充分意识到积极革新企业档案管理工作有利于提升企业竞争力，并在时代发展中始终占据优势地位。

一、企业发展中档案管理所发挥的重要意义

企业要想获得持续、稳定发展，只借助将生产力提高，促进利润收入增长是远远不够的，企业的工作管理直接影响着企业的发展，企业想要获得良好发展，需要将企业的综合情况充分考虑到。在企业发展中，企业档案管理发挥着极为重要的作用，是促进企业经济收益提高的关键。同时，良好的档案管理水平也是企业管理水平的反映。借助良好的档案管理，对企业发展历史的记录极为重要，确保企业今后的管理、建设和发展有据可循。信息时代，传统的档案管理方式已经被时代所淘汰，要想继续发挥企业中档案管理工作的作用，就需要将档案管理工作的规律和特点充分把握到，并结合现代信息技术，积极创新管理方式。

新形势下，人们办公方式的改变直接影响了档案管理。现阶段，自动化、无纸化办公方式得到了广泛应用，相较于传统方式，诸多文件的修改、起草、归档和落实工作均存在很大的区别。当前，很多档案资料都是用无纸化的方式保存的，这就代表着档案管理已经不再借助纸媒的形式，主要利用磁盘的形式保存。企业可以借助相关设备，更加方便地把各项信息内容调出。虽然无纸化办公有效提高了人们的办公效率，但是，和传统的纸媒相比，电子化形式保存的档案价值性、系统性和真实性更强。所以，企业需要运用科学合理的方式，有效提高档案管理水平。

二、新时期加强企业档案管理工作的有效途径

（一）高度重视档案管理工作。现阶段，档案工作不再只是简单地用电子版和纸介两种文档形式保管的事务性工作，其具有政治特点和政治属性。企业要想获得持续、稳定发展，首先必须将档案保存和利用好，与新时期企业发展的需要相适应，更好地为企业建设服务，这是所有企业领导必须高度重视的一大重要任务。因为领导的大力支持和高度重视是顺利开展档案管理工作的重要前提，企业领导在促进企业发展过程中需要档案提供诸多企业、国家发展走势脉络的文件资料和组织实施过程的痕迹资料等。所以企业领导要对档案管理工作引起高度重视，重视队伍建设、软件配套和硬件达标等方面，创设促进此项工作水平提高的环境。

（二）完善企业档案管理制度。新形势下，企业档案管理制度得到了显著革新。以往传统的管理制度已经难以使时代要求得到满足，现阶段，我们已经置身于数字化时代之中，已经由纸质保存档案的管理转变为由电脑等媒体保存的虚拟档案。在此形势下，必须积极更新企业档案管理制度，将档案管理水平有效提高，贯彻落实公司管理制度，有效实施企业管理方針，严加看管企业的机密文件档案。规范保存、整理企业档案，对各项工作规章制度进行监督检查，同时严格实施提取档案的记录工作，以使档案资料的安全性得到保证，借助建立健全企业的档案管理制度，将档案的重要价值充分发挥出来，同时还要保证档案资料不会阻碍企业发展。

（三）对档案管理工作加大资金投入力度。企业不能只对眼前的经济利益重视，要用长远的目光看待问题，要看到档案管理对企业今后发展的重要作用和意义，针对档案管理工作加大资金投入力度，确保企业档案管理工作基础设施的完善性。如，对档案管理需要的档案库房或档案室予以构建，完善档案管理工作人员的办公室、电脑等相关工作设备。同时，还要积极培养工作人员，企业只有做好这些最基础的地方，才可以保证顺利开展档案管理工作。除此之外，企业可以从外界引入先进的管理方法和管理人员，或加大创新管理制度的奖励等措施。

（四）提高档案管理信息化水平。不管企业处于哪一阶段，档案管理工作运用哪种模式，“收得齐、管得好、用得活”一直以来都是对企业档案管理工作进行衡量的基本标准。企业档案管理工作本身具有较强的复杂性，在档案工作的鉴定、收集、保管、整理、利用、检索、统计、编研各个业务环节均存在各种各样的问题，同时每一环关系十分紧密，相互影响。要想更好地掌控整个业务流程，促进档案管理工作效率提升，必须要运用档案信息系统展开计算机辅助管理。档案管理部门在开发档案资源的时候，应加大档案数据库建设力度，不断丰富档案资源，促进档案馆原始信息转换为数字化的进程加快，确保可传输数字信息的数量，使企业运用管理需求得到满足，确保企业其他内部管理工作有据可循。同时，文档管理系统还可以向文件生成领域拓展，确保在编写文件材料的时候在系统平台上规范形成，以使文件归档的质量、格式规范和完整性得到保证。除此之外，还应在文档管理信息化系统中接入企业其他业务中设计的信息化系统，以确保电子信息和文件顺利归档。

（五）注重人才培养。在企业管理机构中，企业档案管理工作占据着极为重要的位置，其主要包括收集、归档、保密、查阅、开发利用企业档案等。这些工作之间的联系十分复杂、密切，这就需要企业档案管理工作人员具备较强的专业能力和扎实的专业知识，如此才可以把不同层面之间的联系处理好。企业档案管理工作人员只有掌握扎实的专业知识，才可以准确解答和有效帮助前来咨询的人。同时不断提高的现代化信息管理水平，为企业管理人员更好地开展工作提供了方便。企业档案管理工作人员在开展管理工作中可以借助现代化技术，使档案管理更加优质、简约，并展开信息重组。同时可以把更多的信息资源和渠道提供给企业人员，使不同员工对信息的不同需求得到满足，从而提高企业档案管理人员的服务水平。为了防止出现企业档案人员“断层”现象，要第一时间对年轻的人才进行培养，为企业的发展贡献力量，如此才能确保企业档案事业良好发展。

三、结语

新形势下，各个领域均得到显著发展，传统的档案管理模式和管理观念已经和企业的发展需求不适应，在企业管理中档案管理所发挥的作用日益显著。因此，企业要对档案管理工作引起重视，充分认识其重要性。同时，在档案管理工作中积极革新管理方式和观念，建立健全管理制度，运用现代化手段促进档案管理工作效率有效提高，进而为企业的持续、稳定发展奠定坚实的基础。

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