“互联网+”时代完善高校收费管理路径探析

2020-09-12 14:09:05 现代商贸工业 2020年30期

符洁

摘 要:随着高校的招生规模不断扩大,高校的办学模式和体制也不断深化改革,高校收费的项目和方式呈现多元化发展,票据种类及使用规则也与从前产生了较大的改变。如今,财务工作在收费与票据整理方面存在着严峻考验,需要具体分析收费管理方面的问题,并有针对性的结合“互联网+”时代背景,优化高校收费管理体系,建立分布式共享数据平台,建立科学、完善的高校收费管理模式。

关键词:“互联网+”时代;高校;收费管理;优化路径

中图分类号:F23 文献标识码:Adoi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.30.055

0 引言

自2014年首届世界互联网大会中,李克强总理强调将互联网作为大众创业、万众创新的新工具开始,我国进入“互联网+”时代。不论是从国家的战略层面,还是从各行各业微观层面,“互联网+”思维推动各类传统事物不断推陈出新,在构建数字化校园、智慧校园升级方面也起到了很重要的推动作用。在“互联网+”时代,如何优化高校收费服务、提高高校收费管理水平,是高校财务工作人员值得关注的问题。

1 高校收费管理的现状分析

1.1 收费模式多样性不足,难以满足交费需要

信息时代,高校收费模式正在从传统向现代电子收费模式逐步过渡。主流的收费模式主要为现场收费和电汇、刷卡。其中最原始的收费方法为现场现金收费或刷卡收费,虽然这种收费方式可以及时地结清款项、打印发票,但需要大量的人力和时间,并且效率低下,容易出错,大量现金的收取、验证与保管容易出现问题。电汇也容易出现张冠李戴的错误,并且工作量同样不小。如今高校广泛采用的是银行批量代扣的方式,相比于前两种,这种方式可以节省时间,避免现场缴费的资金安全问题,但仍然有其局限性。分批次处理学生信息数据,要受到学生存款时间、开户行的限制。在集中代扣的时间段内,需要收费员多次上下传输数据,分批分类打印发票,流程仍然繁琐。高校收费模式的局限性,与学生所需要的交费方式多样性形成鲜明对比,两者之间的不匹配,体现出高校收费管理模式的落后。

1.2 收费项目与收费特殊情况繁杂,收费效率低下

学校的收费项目较多,每种收费都容易出现特殊状况,消耗了大量的人力物力,降低了收费工作效率。高校收费主要包括学生的学费和住宿费等非税收入,以及代收大学生医疗保险、各类考试报名、宿舍使用的水电费等。繁多的项目本身增加了工作量,每种项目又存在不同程度的特殊情形,为财务人员带来困扰。比如,各高校都存在一定比例学生产生欠费行为,财务人员不得不安排另外时间为欠费学生进行补缴。而在学生缴费的集中时期,财务人手本来就不足,补缴又挤占了工作人员的精力和时间,拖延了收费项目的完成时间。每个高校都还存在不同程度退宿行为,财务人员不仅要核对退宿的繁琐手续与文件,还需要根据不同校区、不同规格的住宿条件,为学生办理住宿费退还,这在极大程度上增加了财务工作人员的工作量。

1.3 工作人员专业性不足,缺乏复合型人才

高校职能类岗位工作稳定性高,工作人员专业素质高低不一,大多数是早年间通过公开招考、政策转岗,其技能水平与高校财务工作所需相脱节。而由于薪酬激励不足,以及发展空间受限,高校财务岗位无法吸引和保留高素质的专业人才。因此,目前高校收费管理工作亟需同时掌握互联网信息技术和财务会计专业知识的复合型人才,对高校财务收费管理的实际问题,进行针对性地改进,创新财务知识和工作习惯,补充新鲜血液进财务系统。

1.4 部门间沟通不畅,缺乏信息共享机制

高校收费涉及多个部门,而现在部门间的沟通不畅,收费信息无法实现共享,整体的协调难度较高。具体来说,高校的收费管理和票据管理之间脱节,学生缴费与学校的财务核算以及票据打印发放管理之间对接程度较低。换言之,高校收费所涉及的三个独立子系统(学生收费、票据管理、高校账务)无法有效钩稽与验证。

以学费缴纳为例,工作人员要先将学生信息导入学费管理系统,形成扣费信息和收费名单,提交银行进行批量扣费。按照银行的扣费结果,再将数据导回学费管理系统。扣费成功的学费收据需要在票据管理系统中进行打印和分发。由于工作量巨大,大多数的高校都是统一打印好分发到各学院,再由班级及学生个人各自领取。整个流程自动化程度低,同一信息需要在各自系统内提取多次,反复审核,大量的人工操作不仅降低了收费效率,还容易出错。

2 完善高校收费管理的措施

2.1 成立智慧校园领导小组,筹备各项资源

以“互联网+”思维创新高校收费管理模式,是一项系统性的工作,必须要成立智慧校园建设领导小组,筹备各项资源。小组的成员应当从学籍管理、教务处、宿舍管理、招生办、网络部等各个职能部门抽调,便于协调各部门关系,筹备所需资金。按照智慧校园建立所需技能结构,设计人才引进和培养的机制。一方面,要引进新人才,通过公开招聘和竞争上岗,择优录取,优化财务部门的人员技能结构,加强专业队伍的建设。另一方面,要形成高校内部的培养机制,增加财务人员的进修机会,不断提高高校财务管理水平。除此之外,重视人才激励机制建设,通过提高薪酬、晋升评优、民主参与等方式,提高财务工作人员的成就感,优化职业发展路径,吸引更多高水平人才进入高校收费管理团队。

2.2 打造互聯网收费平台,使收费多样化、便捷化

高校要构建起互联网收费平台,使收费方式多样化,使学生交费、学校收费都更加便捷。新打造的收费平台应当体现缴费的主动性,允许ATM自助缴费、第三方平台交费以及移动支付等多种手段同时存在使用,满足高校学生及时、远程的交费需求。收费系统可以从外部购买,再加以个性化改造,也可以聘请专门的技术团队为学校量身定做,各高校可以根据自身实际状况进行选择。

2.3 设计全流程收费管理模式,实现多部门高度协同

利用互联网信息技术创新,可以实现信息共享,整个管理流程的各个模块之间的联系得以强化,各个子系统、各个模块协同发展。将“互联网+”思维运用到高校收费管理当中,就要将学生缴费、票据管理、账务统计三者实现统一,通过信息在三部分之间的及时传达,实现业务互联。全流程的收费管理模式设计主要包括以下几个方面。

2.3.1 收费、退费项目的发起与审核

收费项目的建立主要涉及业务发起部门和财务部门。发起项目的部门要统一在收费平台上进行项目申请,经负责人审批提交财务部门,财务部门判断并提出票据类型意见后,反馈至业务部门。比如,教务部门发起学费收缴申请,经教务部门总负责人通过后,提交至财务部门,再经财务部门初审,若通过则分配票据,由财务部门领导审批通过后开始网上收费,从全过程来看,收费项目的发起与审批所涉及部门职责明确。缴费人员登陆平台后,选择对应的应缴项目进行缴费,也可以随时查看缴费进度。收费平台自动向财务部门反馈缴费情况,财务部门可以集中监管校内各类收费项目,实时查询统计收费情况。同理,退费项目的发起也是由业务部门发起,由业务部门确定退费行为符合现实状况,财务人员核对确有应退资金,通过审批后资金自动退回至缴费账户。

2.3.2 票據的打印与保管

传统纸质票据开具效率低下,流转不便捷。随着信息网络技术的高速发展,通过电子票据管理系统与网上交费平台系统的对接,缴费人一旦交费成功,可以即时通过短信或邮件等方式获取票据信息,大大降低成本,显著提交效率。以数字信息代替纸质文件,通过网络手段进行传输流转,通过计算机等电子载体进行存储保管。

2.3.3 账务的核算与匹配

收费系统可以在学生完成缴费之后,自动统计形成报表。财务人员核对收费平台报表与银行对账单无误后,在系统内传送给账务负责人。同时,通过建立与电子票据系统对接的模式,自动查验并获取电子票据,账务系统依据预先设定的记账程序,生成记账凭证。在收费全流程管理中,收费、票据和账务核算三环相扣,两两印证,释放了大量的人力资源,还通过彼此监督与核算,降低错误发生率。

2.4 建立并完善收费相关管理制度

平台的搭建与流程的设计不仅需要依靠软件运行和信息技术,还需要以明确的操作规程和财务制度为支撑,保障系统的日常运行。

2.4.1 明确收费平台操作人员的职责与权限

各业务部门与财务部门指定操作员和审批员,要求各人员严格保密个人账户名与密码,一旦出现违规违纪或操作错误,及时寻找责任人。收费平台的各项业务涉及资金安全,与学校收入和学生管理密切相关,只有明确责任到个人,才能确保这场经济活动平稳有序进行。

2.4.2 推动票据管理信息化

作为会计核算的重要原始凭证,票据是收费业务核算的重要依据。大力推进票据信息化管理,促进互联网、大数据和票据管理工作的深度融合,是票据管理改革的重大举措。各高校财务部门应当按照财政规定,规范使用票据。学校还应当制定具体的票据管理办法,对票据的购买、领用、保管、核销等程序步骤进行明确,保障票据安全。

2.4.3 建立并完善收费审批制度

明确收费项目申报程序以及申保示范相关批文,规定财务部门核对收费项目、金额等程序,并落实到书面,在高校系统内推广学习。杜绝人情,坚决按照规则进行审批。对不符合规定的、不符合程序的项目予以退回处理。对一切违法操作、违规审批严格查处,并在官网予以公示。发动学生与社会进行监督,确保收费制度执行。

3 结束语

在“互联网+”时代,完善高校收费管理模式是一项系统性的工作,涉及资金、人力、技术等多项资源的统筹规划安排。高校必须要以创新的思维推动互联网收费平台的构建,设计科学的全流程管理程序,辅以财务管理制度,确保校园收费合理、合法、合规。高校收费管理模式的优化,既有利于提高学校财务管理水平,还能够推动高校教育的改革发展。在大数据的支撑下,自动化的高效管理模式将会普及全国各大高校,为师生打造新型的生活、工作和学习环境。

参考文献

[1]蒋淑红,蒋益民.智慧校园背景下高校综合云缴费服务平台建设 [J ].会计之友,2020,(11):120-127.

[2 ]郑婷婷.信息电子化下高校学生收费管理工作的思考 [J ].会计师,2020,(02):78-79.

[3 ]赵琳,张兆肖.信息化背景下加强高校收费管理可行性研究 [J ].中国管理信息化,2020,23(09):210-211.

[4 ]唐君君.加强高校收费内部控制浅谈 [J ].经济师,2020,(04):99+101.