高效移动办公 手机办公APP推荐

2020-09-12 14:22:28 电脑爱好者 2020年15期

俞木发

查看办公文档——TIM

TIM可以说是轻量级QQ办公版,它支持直接查看各种常见的办公文档,并且还能自动保存QQ好友发来的文件。如果希望在手机上也储备一份常用的办公文档,可以每次在电脑上完成文档编辑后使用电脑端QQ发送给“我的Android手机”或“我的iPhone”。这样當需要在手机上查看时,启动手机端TIM后切换到“文件”,点击“传到电脑”,在这里就能看到从电脑端QQ发送过来的文件,可以直接打开查看(图1)。

其他QQ好友发送过来的文件,我们可以打开“聊天文件”目录,它支持按照文档、图片、视频等类别分类查看,并且还可以标注发送/接收方的QQ好友的昵称(图2)。

此外,我们也可以在手机微信(将文件发送给“文件传输助手”)、QQ浏览器等APP中直接打开常见的办公文档。

办公文档的编辑/协作——腾讯文档

除了在手机上查看文档外,有时候我们可能还会对文档进行简单的编辑(如修改合同报价、更改采购数量等),而一些复杂的文档或许还需要其他同事的协作。这类需求我们可以通过腾讯文档微信小程序来完成。

在电脑上编辑完文档后打开https:∥docs.qq.com链接,将文档上传到腾讯文档中。然后在手机上启动腾讯文档微信小程序,成功登录后就可以在线查看和编辑所上传的文档了(图3)。

①·浏览办公文档

②·分类查看文档

③·在线查看和编辑文档

④·文档的协作

腾讯文档微信小程序还提供协作功能,打开文档后点击右上角的菜单,在弹出的窗口中依次点击“权限一邀请他人一起协作”,选择协作同事的微信账号邀请其一起编辑文档即可(图4)。

提供类似服务的还有Microsoft Office 365(支持电脑端/手机端浏览器在线登录使用)、石墨文档APP(支持思维导图,文档支持文字、语音识别输入,表格支持创建数据透视表)等。

在本地查看和编辑文档——WPS Office

上述介绍的APP都是通过在线服务处理文档的、如果需要处理的文档体积较大、数量较多,在线处理的方式不仅会耗费大量的手机流量,并且处理速度也比较慢。而借助手机版WPS Office,我们则能更高效地处理本地文档。

我们在电脑上处理完文档后,可以通过数据线或Wi-Fi等将其传输到手机上。然后在手机上启动WPS Office,之后就可以直接编辑所上传的文档了(图5)。

此外,手机版WPS Office还支持在线保存文档,在手机上编辑完文档后可以先保存在本地,然后依次点击“保存→WPS云文档”,这样我们在其他设备上也能随时登录查看(图6)。

类似的APP还有Office Mobile版(对办公文档的兼容性更好)、永中Office(除了支持常见的文档格式外,还支持制作简报、PDF文档转换,利用OCR功能可以直接识别表格中的图片)等,大家可以到各大手机应用市场下载试用。

工作邮件收发——QQ邮箱

移动办公少不了办公邮件的撰写和收发,QQ邮箱手机版就能很好地管理多个邮箱账户。启动APP后依次点击“+→设置→添加账户”,在打开的列表中我们可以将自己常用的邮箱账户添加到此,如163邮箱、126邮箱等(图7)。

添加进来的邮箱我们就可以直接在QQ邮箱中查看和收发邮件了,而且还可以在微信中设置新邮件提醒功能。打开微信后在搜索框中输入“QQ邮箱提醒”,找到该功能后将其启用,这样一旦有新邮件我们就会在微信中收到提示信息(图8)。

⑤·编辑文档

⑥·保存为“WPS云文档”

⑦·添加账户

⑧·启用邮箱提醒

此外还可以选择网易邮箱大师,它支持网易、QQ、Gmail、Outlook等主流的个人邮箱,以及多种企业邮箱,并且支持同一主题的邮件合并显示,我们可以在一页中纵览往来邮件。对于机票、快递、银行账单等服务类邮件,它还提供了一键提醒还款、通知快递动态等功能。

中国移动的用户应该会发现自己的电话号码@139.com这一邮箱已经存在了,它非常方便易记,可以发送超大附件邮件,收到新邮件时还有短信提醒。

资料共享和同步——坚果云

上述介绍的APP主要侧重于处理办公类文档,而在实际工作中,我们需要处理的文件格式可能会更多,借助坚果云APP我们可以实现各种格式资料的共享和同步。首先在电脑端安装坚果云,然后将默认的文档保存目录设置为坚果云的同步目录。之后在手机上启动坚果云,就可以直接查看和编辑电脑上的同步文档了,而且在手机上编辑过的文档也会自动同步回电脑中(图9)。

另外,我们也可以使用坚果云将手机中的文件快速地发送到电脑中,比如销售人员在做市场调研时,可以将竞品的价格、说明、市场活动等信息拍照后快速地发送到电脑中(图10)。

提供类似服务的还有微云(无缝集成在QQ/TIM/QQ浏览器中,可以方便地同步和共享文件)、百度网盘APP(容量大,最高2TB,分享链接更方便)等,大家可以多尝试一下。

⑨·使用手機端“坚果云”访问同步文件

⑩·使用手机端坚果云拍照上传

其他办公工具

对移动办公过程中的一些其他方面的需求,最后再为大家推荐几款相关的APP。

名片扫描全能王:它是一款名片识别管理软件,通过手机拍照可以快速地识别多种语言的名片,并将扫描信息自动存入到通讯录中,无需手动编辑,为用户在商务交流中互换名片提供了极大的便利。它还提供了企业信息查询功能,输入企业名称后,可以一键查询约上亿家的企业深度信息(图11)。

腾讯翻译君:能够有效地解决和国外客户交流,查阅外文邮件、文档、短信时的不便。它支持中文、英语、日语、韩语、西班牙语、法语等多种语言以及同声传译(可以通过语音输入实现互译),也可以通过手动输入、复制粘贴文本(如短信、邮件等)或拍照识别等方式进行翻译(图12)。

⑾·名片扫描全能王

⑿腾讯翻译君

号簿助手:可以有效地解决通讯录数量众多,管理和查找上的不便。它是中国电信推出的一款通讯录管理类APP,支持手机通讯录、短信和通话记录的云备份(支持手动备份和客户端后台自动备份)。另外它还提供了陌生来电识别和智能拦截功能,并支持通过NFC制作自己的电子名片以及通过二维码互换电子名片等。