基于AHP的档案信息系统评价指标体系构建研究

摘 要： 对档案信息系统进行有效评价，必须构建科学、合理的评价指标体系。本文从探讨企业构建档案信息系统的意义出发，对选取评价指标需要遵循的原则和依据进行分析，另外，在文章中，笔者通过将模糊综合评价，以及采用AHP，将两者进行有机结合，以此为基础，构建出相应评价体系，该评价体系更为全面也更为合理，力求为企业档案信息系统的评价与完善提供参考。

关键词： AHP;档案信息系统;企业

1 企业构建档案信息系统的意义

企业构建档案信息系统，有利于大幅提高档案收集整理的效率和质量，提高档案的综合利用和管理水平;有利于提高档案管理利用的精度;有利于保证档案的安全性和可控性;有利于减小档案工作者的劳动强度。

2 档案信息系统评价指标体系设计的原则

评价指标体系是否合理，取决于指标设计是否遵循相关设计原则。在进行指标体系构建之前，必須明确指标体系的设计原则：一是科学性原则，能够真实反映评价对象的本质;二是导向性原则，能够引导企业档案信息化建设朝着正确的方向发展;三是系统性原则，能够从整体上反映被测评系统的综合情况;四是可操作性原则，指标设计尽量简约、易于实现;五是定性分析与定量分析相结合原则，既选取定量指标，又选取定性指标，使得指标合理、规范。六是可比性原则，保证指标在各档案信息系统之间横向可比、在不同历史时期纵向可比。

3 评价指标体系的构建

3.1 评价指标体系模型结构

经研究，文章中笔者对企业档案信息系统进行分析，并明确其中所具有的评价指标体系，在整体体系之中，一级指标总计有3个，而二级指标方面，总计有12个，具体的体系结构如下图所示。

3.2 评价指标的具体内涵

（1）信息化水平B1。从某方面来说，在衡量信息化水平的过程中，一般采用的标准主要包含四个方面，分别为档案信息的管理水平、数字化率、服务质量、利用率四个方面。

第一，档案数字化率方面，主要可以明显呈现出企业运行过程中，该企业档案整体的数字化程度，简单来说，也就是在整体馆藏档案之中，其中电子档案占有的比例，该比例的计算主要是通过企业实际运营过程中，各个部门的纸质档案，与各个部门电子档案两者之间所呈现的衔接程度，以此为基础决定数字化程度。

第二，在档案信息管理水平方面，究其目的主要是对企业运行过程中，管理人员中档案信息化培训、制度建设、人员配置、系统总体把控几个方面的能力考查。

第三，针对档案信息利用率进行分析，主要是针对企业运行中，企业对档案信息整体的利用水平的一种考查工作，在判断的过程中，主要是以整体档案信息系统中，每天平均的用户总量，包括不同电子档案每天的平均点击率为根据。

第四，企业的整体档案信息服务质量的评定，主要是以企业在档案信息服务工作中，所能达到的全面型、准确性等方面的衡量，简单来说，也就是企业实际运营过程中，整体档案信息系统是否可以满足企业内用户实际使用的需求，用户在检索相关信息的过程中，是否能够提供全面、精准且快速的服务。

（2）系统性能B2。针对系统性能指标进行分析，主要包括四方面内容，第一为系统的可维护性，第二为系统的功能完善程度，第三是系统运行中的可靠性，第四是系统安全方面的保密性。对这四方面进行分析，第一，系统的可维护性主要是在系统日常运行过程中，对其进行的日常维护，以及系统的补丁处理、更新、模块化程度等方面内容;第二，系统的功能完成程度方面，主要是系统运行过程中，整体功能的完整性，例如，其中包括整理编目、数据管理及查询等多方面的功能;第三，系统运行可靠性方面，主要是对系统实际运行中，系统运行的故障次数、故障修复能力和故障修复速度、实际运行速度等方面内容的考察;第四，系统安全方面的保密性，主要是表现在系统在工作中，系统的网关、防火墙等方面，相关的设置工作是否安全、可靠，以及包括数据备份、用户识别方面的安全可靠程度。

（3）技术水平B3。对系统的技术水平进行分析，主要包括如下几方面，第一，企业自身所拥有的硬件设施总量;第二为整体系统中，所包含的软件的质量;第三为所有相关的设施、设备是否具有一定的先进性、标准性，企业的技术操作人员在实际工作中的操作水平。对于设备的先进行、标准性方面来说，主要是针对外部设备，内部软件进行考核，考察其是否符合我国相关部门的要求和相关标准，是否可以满足系统更新过程中相关的标准和要求。

3.3 明确评价指标权重

（1）明确评价指标权重。在企业实际运营过程中，企业的档案信息系统评价工作是否可以提升准确率，更为全面且客观地进行服务，因此需要对各项指标进行打分，而打分应该采取德尔菲法进行，并且在打分的过程中，要充分综合企业高层管理人员、高校专家及专家的经验水平、专业背景、知识结构等多方面的内容，基于此，才可以保证所获得的评价指标权重有足够的可靠性，并且大幅度提高真实性。除此之外，要切实根据专家所给予的评价结论和结果，以AHP为基础，遵循其主要的计算过程，然后通过复杂的系统性数学运算工作，最终才可以获得更为精确、可靠的评价指标权重，具体的评价因素判断矩阵等如下表1～4所示。

对矩阵进行判断，从而得知矩阵一致性是否符合需求，从而认为权重向量具有可靠性。

对矩阵进行判断，从而得知矩阵一致性是否符合需求，从而认为权重向量具有可靠性。

对矩阵进行判断，从而得知矩阵一致性是否符合需求，从而认为权重向量具有可靠性。

对矩阵进行判断，从而得知矩阵一致性是否符合需求，从而认为权重向量具有可靠性。

（2）建立模糊集。在对企业档案信息系统评价的过程中，为了可以提升整体评价的科学性，在文章中，笔者主要以A企业为例，在判断指标隶属度的过程中，主要是采用专家打分法进行。专家团主要是由相同类型的企业中的自身工作人员五名，还有A企业中技术人员三名，管理人员五名，A企业所属行业的行业协会专家五名，高校中相关专业的教授两名共同进行对A公司的评价工作。在评价的过程中，需要进行等级划分，总计划分为4个等级，分别为高级、中级、低级和差，具体的评价等级如下表5所示。

（3）构建判断矩阵。根据表5可构造评价矩阵如下所示：

R1= 0.05 0.25 0.40 0.25

0.20 0.20 0.35 0.25

0.15 0.40 0.25 0.20

0.20 0.25 0.40 0.15  式（1）

R2= 0.15 0.15 0.45 0.25

0.30 0.40 0.20 0.10

0.35 0.40 0.15 0.10

0.30 0.35 0.25 0.10  式（2）

R3= 0.15 0.25 0.45 0.15

0.25 0.45 0.30 0.10

0.20 0.25 0.40 0.15

0.15 0.35 0.25 0.25  式（3）

（4）进行综合评价。

①二级模糊综合评价：

V1=W1*R1=（0.1644 0.2380 0.3615 0.2335）

V2=W2*R2=（0.2283 0.2532 0.3341 0.1855）

V3=W3*R3=（0.2088 0.3728 0.3390 0.1354）

根据二级模糊综合评价可知，在企业档案信息系统中，信息化水平和系统性能方面目前都处于较低水平，技术方面处于中等水平。

②一级模糊综合评价：

U=W*[V1 V2 V3]T=（0.2097 0.2620 0.3417 0.1926）

有上述所體现的一级模糊综合评价得出的结果可以看出，如果相应的评价等级显示为“低级”，则其所属的隶属度则为0.3417最大，而已最大隶属度原则为根据的话，就可以判定企业实际运行过程中，其档案信息系统所产生的评价就相对水平较低，因此，就要针对企业档案信息系统进行优化工作和提高工作，从而才可以促使实际情况、评价结果两者之间达成吻合。

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[4]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设中的个人信息隐私权保护[J].山西档案，2018（02）：70-72.

[5]张诗茉，张爽，徐杰，孙巍.大数据背景下企业档案信息服务体系构建策略研究[J].北京档案，2017（12）：22-24.

作者简介： 董晖（1987—），女，山东青岛人，山东科技大学经济管理学院硕士研究生，青岛黄海学院综合办公室档案室工作人员，研究方向：企业战略与组织管理。