新时代智慧档案馆创新发展思考

2020-09-14 11:58:30 理论观察 2020年7期

慕童

关键词:新时代;智慧化档案馆;创新发展

中图分类号:G270.7文献标识码:A 文章编号:1009 — 2234(2020)07 — 0175 — 03

在解放思想实现高质量发展的大背景下,档案事业发展面临着前所未有的发展机遇,同时也面临着诸多困难和挑战。研究表明,从发展程度看,档案馆发展经历了传统档案馆(或叫做普通档案馆)、数字档案馆、绿色档案馆、智慧档案馆四个形态或模式;从发展历程看,经历了古代档案馆、近代档案馆、现代档案馆、未来档案馆等四个发展阶段。智慧档案馆是现代档案馆的表现形式,是档案馆发展的高级形态。时至今日,我国多数档案馆已经实现了数字档案馆转型,实现了数字化和数据库存储。統计表明,在我国多数档案馆处于数字档案馆阶段,只有北京、上海、深圳等一线城市或东南沿海发达城市或地区建成一些智慧档案馆。但现今,随着信息技术的广泛应用,智慧档案馆展示出无比优越的态势,故而智慧档案馆建设迫在眉睫。

一、智慧档案馆概念理解与运作模型

(一)概念理解

由于智慧档案馆是一个新生事物,一直以来,也没有一个固定的定义和概念,很多学者都提出了不同的意见和看法,至今尚未形成统一的认识,学界说法不一。但对不同定义和说法总结来看,统一点为“以海量信息资源为基础”“以物联网、云计算、大数据等现代信息技术为支撑”“为公众提供优质高端服务”等等。有的专家认为,智慧档案馆是智能楼宇、物联网技术的融合及与数字档案馆的关联;有专家认为智慧档案馆是新技术档案资源智能管理多元化、处置档案能力高端化、服务对象泛在化;还有学者认为是用灵活、准确、便捷的现代信息技术实现智慧化服务和管理模式。总结来看,尽管阐述和观点有所差别,但基本是围绕智慧管理技术、融合互联、智慧服务等方面展开。基于此,依据笔者对智慧档案馆的认识和理解,认为智慧档案馆是指以多元化的档案信息资源为基础,使网络通信、物联网、自动控制、云计算等等新技术充分运用在档案管理的各个环节,更智慧化地为用户提供智慧化服务的高于数字档案馆的新模式。

(二)运作模型

一般来说,运作模式可分为硬件、应用、数据和服务四个层次。硬件层包含三个方面,即服务器、云存储和网络。其中,服务器具备档案资源管理服务职能,智慧档案馆应选择高端服务器,因地制宜,合理选择。在云存储方面,云存储设备是超大存储库,储存超大量的档案资源、数据资源。存储方式可采用光纤存储、网络附属存储等相关及时,突破储存容量瓶颈,整合设备储存空间。在网络设备方面,网络设备是以高速快捷的网络通信设备为基础,实现各网络大融合。二是在应用层面,智慧档案要达到档案智能采集;实现档案智慧化整理、智能化识别、定位、跟踪、监控和管理;为用户提供便捷的档案信息服务;档案智慧监督平台完善提升监管效能。三是在数据层。数据收集要对目录、全文、多媒体、共享、用户信息、用户查询、利用、用户数据等收集。四是在服务层。通过政务网和互联网提供服务。为社会公众提供档案信息、档案咨询、馆藏信息、档案考证等多项服务。

二、智慧档案馆与不同类别档案馆的关系

(一)智慧档案馆与数字档案馆的关系

目前是学界和业界争论较多的地方,主要形成了两种不同的观点,一是延续升华论;二是并行交叉论。持第一种观点的人较多,认为智慧档案馆是数字档案馆的延续提升。并行交叉论认为二者是并行存在且具交集。笔者认为,无论是延续升华论还是并行交叉论,所展示的核心内容是档案馆的智慧化层次更高,狮子档案馆只是智慧档案馆一个重要的发展阶段,智慧档案馆比数字档案馆层次更高,内容更加宽泛,理念更高端,服务更宽泛。数字档案馆展示的是数据支持,而智慧档案馆所展示的是基础信息、舒适空间、高端服务等为一体的综合设施,是更前卫、更便捷、更人性化的公共服务场所。二者都是信息化形态的档案馆,但二者是层级递进关系,或者叫做包含关系。智慧档案馆层次更高,是数字档案馆的发展的更高一级形态。智慧档案馆包含数字档案馆,智慧档案馆则是一种为集档案信息系统、服务系统、管理系统和实体系统于一体的新型模式,更具突破性、前沿性、服务性和时代性。综合看,两者是继承和发展关系,智慧档案馆是对数字档案馆的继承和发展,也是对数字档案馆的发展创新。

(二)智慧档案馆与绿色档案馆的关系

绿色档案馆是近年来提出的新理念,在国外该理念提出较早,一些发达国家早已经进行了实践尝试。在我国,该理念在一些发达地区已经确立,有的地方已经付诸实践。该理念以节能降耗为核心,注重设施建设的环保理念,比如,在风能、太阳能、绿色环保材料、绿色植被使用等方面要求很高。绿色档案馆建设注重整体设计、规划和布局,注重空间的高效利用,注重自然环境与兼职设计的有机统一。同时,在注重空间布局的前提下,还高度重视档案馆的智能化系统的建设。从概念上看,智慧档案馆和绿色档案馆二者是并行交叉关系,二者皆重视场馆设施建设,都重视内部的智能化设施建设;从侧重点方面看,二者是各有侧重,智慧档案馆更注重智能化设施建设,绿色档案馆更注重绿色环保建筑及空间布局,注重节能减排,安全高效;从提出时间看,绿色档案馆建设理念提出的略早一些。

(三)智慧档案馆与传统档案馆的关系

传统档案馆,即普通档案馆,是档案馆建立发展的初级阶段和人工服务工作方式,是承接古代、近代档案管理的一种传统模式。传统档案馆具备简单、朴素等特点。建国以来,我国一直沿用的就是传统档案馆的运营模式,基本是手工操作,上世纪末,乃至进入新世纪以来,档案的数字化得以广泛普及,数字档案馆应运而生。一段时期基本沿用的还是传统档案馆与数字档案馆并行的运营模式。就二者关系来看,数字档案馆是传统档案馆的提升和发展,是传统档案馆的高一级阶段。鉴于这种承接关系,智慧档案馆更是传统档案馆的更高级阶段。但无论如何,传统档案馆都是最基本的依赖和基础支撑。

三、智慧档案馆建设存在的问题

智慧档案馆是未来档案馆建设的更高级形态,是新时代我国经济社会发展的必然客观要求,这是所有档案人的共识。目前,我国智慧档案馆还处于初级发展阶段,各方面还处于低端和下游,很多方面还不成熟,建设和发展中还有很多问题出现。

(一)认识不足,理念陈旧

陈旧的理念和认识的不足是制约智慧档案馆建设的瓶颈和难题。由于智慧档案馆是一个未来社会发展大趋势,是新生事物,其建设和发展过程中一定会遇到各种各样的阻力。新生事物开始都是弱小的,人们的观念和社会发展的要求也是不能同步。因此,鉴于智慧档案馆建设尚处于初级阶段的现实状况,不接受智慧档案馆建设也就成为不争的事实,多数人认为智慧档案馆建设无关紧要,不是经济社会发展的要件。相关领导观念陈旧、思想保守,认为项目建设不迫切,故而导致建设资金批复非常困难,资金落实、项目建设一推再推,严重阻碍了智慧档案馆的建设进程。

(二)队伍不强,素质偏低

现在运行的档案馆多为数字档案馆、数字档案馆与传统档案馆混合,甚至还有一些初级的手工作业的档案馆等运营模式。不同地区间的档案馆差别较大,这也是经济发展不同造成的结果。一些传统档案馆人员认为只要维持好日常工作,不想做智慧档案馆建设的尝试,敷衍塞责、得过且过、应付了事,不担当、不作为。协同作战是智慧档案馆建设的必要手段,人才不多、素质比较低、高端人才相当匮乏、管理人才缺乏严重等诸多问题严重制约了智慧档案馆的建设发展进程。比如,在各级各类运营的档案馆,面对难点问题无能为力,对先进设备使用无从下手,一些人对于应急问题无力担当。

(三)技术低端,条件不佳

实践经验表明,现代档案馆的智慧化是未来发展的大趋势,同时,智慧档案馆建设是一个庞大的系统工程,不是一朝一夕所能完成的事业。智慧档案馆需要高端的技术支撑,需要高水平的专业技术队伍融入参与。在信息等高技术层面,需要大数据、云计算、物联网等大容量信息处理技术支撑,具体方面,在内容检索、档案标引等方面更要做到技术精准,科学使用,技术共融。然而,由于受经济条件的限制,我国多数地区的智慧档案馆建设技术力量不强,经济条件偏差,致使多数地区的该项目建设停滞搁浅,有些地方甚至根本就没有规划。

(四)财力不足,投入乏力

发达地区除外,我国大部分地区财政相对比较困难,尤其是中西部欠发达地区,甚或使贫困地区更是无力承担智慧档案馆建设项目,继而也就无法拨付智慧档案馆项目建设资金。有些地区虽然具有该项规划设计的专项资金,为了应急其它项目投入,使得该项资金投入搁浅,继而使得智慧档案馆建设进度一度受阻。智慧档案馆的建设的难点和焦点是高额的硬件、软件和人力投入等三个方面,为此,财力不足,投入乏力是制约智慧档案馆建设的又一个突出因素。

四、智慧档案馆建设创新发展思路

智慧档案馆建设包括高端信息技术、海量档案资源、优质档案服务和场馆设施建设等诸多方面。在其建设过程中,解放思想、狠抓落实、资源整合、全民参与、增加投入、创新思路、智慧服务等融合发展至关重要。

(一)解放思想,深抓落实

在思想上,必须改变传统保守的陈规陋习,各级档案人要积极主动地融入智慧档案馆建设之中,共同融入到智慧城市城市建设中去,解放思想,狠抓落实,用先进思想和理念引领引领项目建设。比如,在执行方面,要尽快建立一套完整的组织体系,强化項目的规划、实施、管理、建设力度。另外,要高度重视智慧档案馆建设与发展,加大宣传力度,提高人们的认知水平,拒绝档案部门被边缘化。如今,我们身处解放思想,实现高质量发展的大环境下,一切工作都要高标准、严要求,档案工作更不例外。如今,政府和社会对档案部门已提出了更高的要求,也是档案馆现代化建设的趋势,档案人必须主动作为,一定要解放思想,狠抓落实。努力提高自己的思想认识和业务水平,开创一个档案管理现代化、智慧化的全新局面。

(二)档案资源,智慧整合

档案资源有两类,一是纸质档案;二是电子档案。智慧档案馆建设的核心是档案管理智慧化,即实现档案资源自动收集、管理综合、双模存储和泛在应用功效,将资源共享到各种终端设备,扩大智慧档案馆的服务领域。在资源整合方面要实现突破,例如,档案资源的价值在于被用户使用,过去传统的档案使用服务过程是一个由档案馆向用户传递档案资源的一个单向过程。近年来,使档案资源价值最大化,这就需要智慧档案馆对各类数字资源进行整合,通过智慧处理方式,丰富数字档案资源、元数据资源和网络资源等高价值使用。

(三)增加投入,全民参与

增加投入是智慧档案馆不可或缺的关键环节,没有足量的投入,就没有智慧档案馆的建成。实践中,智慧档案馆建设投入的主体是政府财政投入,需要政府规划拨付该笔款项。各级政府应当把智慧档案馆建设融入智慧城市建设之中,统一规划,把智慧档案馆作为智慧城市建设的标志,并成为智慧城市建设的有机组成部分。动员全社会力量共同参与其中,如社会组织、企业、社团及社会公众等齐心合力,积极投入到智慧档案馆建设之中,集中人力、物力、财力并精准施策,为智慧档案馆建设推进助力。

五、结语

智慧档案馆建设是未来经济社会发展的必然选择,这是时代为我们提出的更高要求。现代档案事业发展方兴未艾,所有档案人都肩负着重大的历史使命,且责无旁贷。档案管理的智慧化使得社会公众利用档案更便捷、舒适、人性和精准,使得档案的历史价值挖掘更充分、更深入。作为智慧城市建设的有机组成部分,智慧档案馆建设需要全力拿到日程上来。智慧档案馆建设不可能一蹴而就,需要政府及全社会共同努力方能实现。同时还需要多方支持,出谋划策,同心同德,精准发力,只有这样,档案事业才会迎来更大的发展。

〔参 考 文 献〕

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〔责任编辑:杨 赫〕