疫情档案保护与利用的价值及实践

胡忠平　张海波

关键词：疫情档案;功能;价值;保护与利用

疫情档案的功能定位

抗击疫情、共克时艰的档案材料十分珍贵，不仅承载重要历史，而且对于当前的疫情防控工作和今后可能发生的重大灾害防治工作有着重要查考和借鉴价值。疫情期间各类部门都根据职能发挥自身特色作用，档案部门主要可以利用档案工作的信息集成化、信息共享化、公共服务化等特色，在疫情防控研究、疫情防控工作部署、公众疫情宣传教育等方面提供支持。

档案部门可以充分运用已有的档案资源、档案工作的常规渠道来构建与疫情相关档案体系，由此为疫情防控工作提供以下三类支持：第一，在档案管理信息系统内实现对各级疫情档案的快速共享和整合，辅助卫生防疫部门和政府部门更全面地把握疫情发展状况，并及时做出正确决策;第二，提供原始且相对完整的疫情发展、防控与治疗结果等数据资料，初步理清信息数据关系，为疫情防控与临床治疗研究提供更丰富的原始资料;第三，指导民众科学防疫，积累疫情防控档案资料，为今后可能发生的其他疫情的防控工作提供参考。

疫情档案保护与利用的价值

提高各部门对疫情的响应速度。档案管理对档案信息的准确度要求极高，有效收集准确的档案信息有助于辅助政府部门做出正确有效的决策。由于疫情属于突发公共卫生事件，应急防控工作需要政府各个部门的共同参与、相互协助、联防联控，而部门间沟通机制、信息共享渠道的效率偏低，档案管理部门能够以信息管理的专业性来保证疫情档案资料的真实完整性，并能高效地分享给卫生管理、科研部门，如疫情档案中完整且详实的传染病学统计资料可以保证上级决策需要，避免重复性数据收集工作。

降低各部门信息收集难度。在管理疫情档案的过程中，档案部门依托自身专业优势和信息渠道优势，能够以更快速度整合信息，促进疫情信息集中和整合，进而实现高效信息共享。如新冠肺炎疫情早期武汉疫情期新建隔离医院方案的设计与组织建设必然耗时较多，而档案管理系统对“小汤山”医院设计方案、早期方舱医院设计方案的整理与定向共享大大降低了各部门信息协同整合的难度，促进了对防控工作的高效推进。

提高大众自主防疫水平。疫情的宏观防控应由党和国家政府综合部署，但最终防控成效由基层部门和大众决定。考虑到疫情期间基层宣传准备工作的难度，各级档案部门应当利用自身资源条件，快速整理并分发科学防疫知识资料，以有效增强大众科学防疫意识，进而保障基层对防疫工作的有效落实。

有效保护和利用疫情档案的实践建议

健全档案收集工作制度，确保疫情档案信息的完整性。档案部门应针对疫情期间的特殊情况，加强对疫情档案信息收集工作的专业化部署和管理，档案部门需做好以下两类工作。

首先，要及时部署主动的疫情档案收集管理工作。在档案管理系统内部，纵向逐层分配管理责任、收集责任、信息渠道建设或优化责任，确保档案收集的及时性。

其次，要加强与各级部门沟通，建立以档案部门为主导的疫情信息收集工作体系。充分利用档案部门在各级行政、事业部门内的渗透性，以及档案系统的标准化管理条件，及时地将档案系统打造为各级行政事业部门间的信息整合渠道，保证疫情档案信息收集的完整性。

规范档案信息共享标准，提高疫情档案共享的效率。一般档案的信息价值主要在于事后分析和借鉴，疫情档案的价值则体现在对有价值的旧档案的高效调用、事中档案信息的高效共享上，疫情期档案管理对时间等更为敏感。简言之，疫情档案管理必须追求共享效率，档案管理部门需做好以下两类工作。

首先，调动档案管理系统的全部力量，快速调集过去疫情事件中收集的疫情档案，为当前疫情防控提供经验、方法等参考。档案部门应及时征求专业小组中高级研究者、各部门中专业人员的意见，预先评估其对旧有疫情档案的需求，提前做好对旧有档案的搜集与整理工作，在对方需要时及时送达。

其次，档案管理工作系统内部应及时建立统一的档案信息处理标准，保证疫情期对信息的高速整合，便于对疫情信息的高效复用。对信息的标准化收集可以打破跨部门、跨系统信息的整合障碍，也能保证信息收集质量。各级档案管理部门也应对关联部门信息处理方案进行说明，指导其以标准化方式收集和利用信息，提升疫情信息公示的简明和完整性。

完善档案服务下沉工作，丰富疫情档案服务的功能。疫情防控工作的胜利最终需要依托全社会的力量，“最后一公里”的防控反而是疫情中后期难度最大的工作。其根本原因在于公众认识可能会对疫情防控制造障碍，档案部门应主动分担基层党组织、社区管理部门的压力，及时做好档案服务下沉，推动群众认知和意识的科学发展。

首先，基层档案部门应主动与社区合作，加强科学宣传。重点破除基层党组织和社区部门在群众动员、教育宣传等工作中的障碍，结合网络谣言、舆情发展等，整理科学防疫资料，制定专项动员和教育方案，使群众增强防疫意识，自觉规避谣言和负面舆论的影响。

其次，完善在线服务，向公众提供更广泛、公开渠道的防疫知识学习渠道。各级档案部门也应注意疫情防控期间集中动员、宣教工作的实施障碍，要充分利用我国移动互联网高度普及的良好条件，快速在移动新闻媒体、移动社交媒体等渠道中开展社会性宣传，使更多群众可以了解防疫知识，进一步减轻各基层部门的防疫工作压力。

总体而言，疫情期間档案部门应当有效承担己方信息支撑责任，做到提前介入、提前分析需求、提前做好信息支撑准备，注意服务大局，做好疫情防控期间档案信息需求收集与共享工作。当然，疫情防控胜利在望，档案部门最终应回归档案管理本职工作，做好档案归档与保护，为今后进一步的科研工作、未来可能发生的其他类似应急工作做好材料准备。

参考文献

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[2]姜兆兰. 大数据环境下提升疾控中心档案利用服务能力探究[ J].兰台内外， 2019（29）：12-13.