试论档案在后勤管理工作中的作用

2020-09-14 12:03:33 神州·上旬刊 2020年9期

王晓芳

摘要:在现阶段的学校后勤管理过程当中,相关人员必须要对实际的管理情况进行全面的分析和总结,了解工作开展过程当中存在的问题,结合档案管理的整体发展趋势,掌握后勤管理工作和档案管理工作之间的关联,科学进行信息化技术和网络化管理方法的引入,构建适合后勤管理工作开展的全新档案管理体系。以确保后勤管理工作的效率和质量能够取得突破性的提升。

关键词:标题档案;后勤管理;工作;作用

后勤管理工作是学校工作当中的重要组成部分,其包括了图书馆管理、卫生保健管理、膳食管理、总务管理、基本建设管理、后勤队伍管理等。在实际的工作开展过程当中,管理人员不仅要根据学校的标准和要求来开展各阶段的后勤管理工作,同时还必须要利用有效的方式来进行相关数据的采集,科学进行档案编制,全面提升档案管理的真实性和及时性。与此同时,还可以参考一些较为成功的后期档案管理案例和经验,结合本学校的实际情况来对档案管理工作进行创新和改革。以确保能最大限度的发挥档案的应有作用和效果。

一、档案管理在后勤管理工作中的作用

后勤档案主要是记录了学校后勤管理工作各阶段所产生的,具有一定的真实性和参考价值的原始信息和数据,根据不同工作的性质和要求,所产生的后勤档案会以声音、图表、文字、视频等的方式呈现。但相关人员需对这些信息进行收集,需要耗费大量的时间和精力,且所获取的信息的真实性并不能够得到保障。且纸质档案的保存过程中往往会受到温度、湿度等的变化而发生损坏、风化等的现象。且档案查阅需要耗费较多的时间,这将会极大程度的提升后勤管理工作的难度。而对档案管理方式进行创新之后,能够在较短的时间内完成档案信息的收集和整理工作,有效提升数据的准确性和实效性,进而能为后续后勤管理工作开展提供有效的依据和参考。因此,全面深入的开展后勤档案管理工作是十分必要的。

二、档案在后勤管理工作中应用的有效措施

(一)提升管理人员能力

学校要以档案为基础,了解现阶段的后勤管理工作人员的储备情况,遵循择优和适度的原则,科学进行优质综合性档案馆人才的引入。所设置的岗前培训必须充分契合后勤管理工作需求,可在其中進行培训的新知识、新理论、新方法、新技术的引入,以确保新招聘人员能够快速的适应学校后勤工作。而在进行现有工作人员管理时,也需充分的以档案为依据和参考。例如,学校可通过调阅后勤人员档案的方式来了解其本信息,以及其专业、兴趣、能力、层次等的情况,根据工作需求与要求,科学为相关人员设置理论培训和技能培训。对整个培训过程进行全面的监管,将本次培训的结果和档案当中上次培训的结果进行对比,以最终结果为参考来对培训方式和培训内容进行调整。

(二)引进信息管理模式

学校需设置专项资金,及时对档案管理设备或者器械进行维护和更换,引进先进的数字化管理系统,对档案室的温度、湿度、空气、环境等的情况进行全面监测,根据反馈信息来采取有效的人为干预方法来进行档案管理。也可以建立数字化的档案管理室,利用相应的设备将纸质档案传化电子档案,并对与档案有关的音频、图片、视频进行科学处理,利用信息化手段来进行妥善的保管。例如,在进行学校财产管理过程当中,后勤管理人员可充分的引进先进的数字化系统,利用大数据技术来收集学校的各项财务信息和数据,形成具有价格参考价值和应用价值的财务管理档案。也可利用数字化系统来对每一笔资金有进行动态化的监督,掌握办学资金的实际利用效率,并根据相应的标准来进行科学管理和规划。

(三)构建完善管理制度

学校需根据实际工作开的需求来推出全新的岗位责任制,充分将后勤档案管理工作划分到相关工作人员头上,使其更好地明确自身的职责和义务。另外,还需要充分地掌握后勤档案管理的周期,推出基本建设档案管理制度、财产管理制度、财产赔偿制度、档案室管理制度、档案数据库管理制度、人才招聘管理制度、岗前培训管理制度等,对各环节档案管理工作进行定性和定量。此外,为使档案管理工作能够得到全面的贯彻和实施,还需建立与绩效考核制度相匹配的奖惩机制和薪酬制度,利用精神激励和物质激励的方式来全面调动档案管理人员的工作积极性,并对一些违反要求或违规操作的人员进行严肃的处置。

结束语

档案是学校的宝贵财富和重要信息资源,是高校工作的重要组成部分,是后勤工作的基础。综上所述,相关人员必须要对学校的后勤管理工作进行深入透彻的研究,制定具有指导性和参考性的档案管理制度,要求管理人员以此为参考来开展后勤管理工作。与此同时,还必须要定期的进行后勤管理进行反思和总结,积极的进行档案信息的升级和更新。另外,还需将一些现代化的方法和手段引入到后勤档案管理过程当中,推出全新的管理制度,确保各阶段的后勤管理工作能有章可循。这样才能为学校的后勤管理工作和档案管理工作的同步开展奠定良好的基础。

参考文献:

[1]任斌.新时代后勤管理工作的定位与研究[J].科学与财富,2020,12(12):286.

[2]张义森,闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2020,(10):83-84.