办公室行政管理的问题和对策研究

2020-09-24 03:11:33 中小企业管理与科技·上旬刊 2020年8期

李尧

【摘  要】办公室行政管理工作任重而道远,复杂且多变。为了积极主动地完成组织机构关于此方面的工作内容,就需要不断加强行政管理自身的制度建设,积极推动组织快速发展。论文通过对行政管理问题和对策的阐述,旨在帮助组织机构行政管理工作实现长效发展,行之有效地搭建完善的行政组织运营模式,提高行政管理的质量和效能,营造更富人文性的组织氛围,使行政管理人员积极地发挥自身的主观能动性。

【Abstract】The task of office administration management work is heavy, and this work has a long-term path, and it is complex and changeable. In order to actively complete the work content of the organization in this aspect, we need to constantly strengthen the system construction of administration management itself and actively promote the rapid development of the organization. Through the elaboration of the problems and countermeasures of administration management, this paper aims to help the organization's administration management work to achieve long-term development, effectively construct a perfect operation mode of administration organization, improve the quality and efficiency of administration management, create a more humanistic organizational atmosphere, and make administration management personnel actively play their own subjective initiative.

【關键词】办公室;行政管理;问题;对策

【Keywords】office; administration management; problems; countermeasures

【中图分类号】C931.4                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069(2020)08-0003-02

1 办公室行政管理的概述

组织的行政部门是一个机构整体发展轨迹的记录和缩影,更是一个单位运营的缩影,起到承上启下的作用,集机要保密、后勤保证、督促指导、后续落实、文职撰写等工作职能于一身。可见,只有做好办公室的行政管理工作,才能为其他工作提供更加便捷的服务,从而提高组织运营机制的效率。

在新形势下,随着社会公共服务要求的不断提升,办公室行政工作有了新的变化。面对纷繁复杂的现状,自身的工作内容多样化,范围也在发生翻天覆地的改变。组织中具有综合性、协调性的工作都由行政部门来完成。所以,时代的发展对办公室工作人员的工作内容已经提出了更高的要求,更需要为单位的发展树立一种主动、超前、优质的服务理念,让组织机构能够顺畅运营。

2 办公室行政管理工作存在的问题

2.1 行政服务的效果不尽如人意

行政办公室面临的服务对象众多,承担的服务品类繁多,服务工作常常伴随着艰巨性、复杂性、客观性、兼容性等特点,造成行政办公室中行政服务很难达到人人都满意的状态,服务评价参差不齐,工作实施起来难度较大。

2.2 行政工作的创新能力不足

行政办公室工作人员对于行政办公的创新性能力不足,意识也跟不上时代发展的大环境,对服务大局的思想也缺乏深入性的研究,行政工作内容常常是按部就班,没有任何突破和进展,创新能力不够,导致行政工作进步缓慢。

2.3 行政人员的思想认识不准确

行政办公室工作常常受到传统思想和传统观念的影响,有时在问题的理解上,常常具有片面性,缺乏全面性的考量。在具体实践工作时,缺乏行政管理细节处理,最终很难能够全面性地处理问题。某些情况下,行政办公室人员工作会强调客观因素多,分析主观因素少,常常按部就班地完成工作,缺乏主动研究思考,造成创新型工作很难全面展开。

2.4 行政人员的理论知识学习不足

行政办公室工作由于具有工作要求高、覆盖面广、业务项目繁多等特点,对于办公室行政人员的要求也相对严格,需要拥有较宽的知识面和较强的业务能力。本身行政管理的工作内容繁杂,行政人员很难沉下心来,深入系统学习新的知识、新的理论,所以导致理论联系实际的协调性较差。一些人常常认为工作是硬任务,理论学习是软指标,忙于工作而放松政治学习,忽略自身的思想觉悟,重实用知识、轻理论素养的现象时常发生。

2.5 行政工作的制度建设不足

在组织的实际工作中,规章制度的建设和行政配套的举措还不够完善。有些制度的实施也并没有执行到位,办文办会具体操作时限不够明确,有些人员思想意识不到位,导致行政工作中的积极性和努力性不够,存在相互推诿现象。因此,不愿多干活、怕辛苦、怕担责任的现象频频发生。

3 办公室行政管理工作的改进对策及建议

随着经济的发展,时代的要求在改变,对于行政办公室工作提出了新的要求。所以必须理清思路,分清轻重缓急,做好统筹兼顾,做到合理安排,才能步调一致,有条不紊,让行政办公室的工作质量提高到一个新的水平,能够更好地服务整个组织机构,不断地提高行政办公室的行政服务水平和整个办公室的工作效率。

3.1 加强行政理论学习,强化行政服务意识

坚持做到理论联系实际,不断地完善行政管理工作的学习计划,不断地提高办公室行政工作人员的服务意识和业务水平。积极做好办公事务,增强综合能力。积极倡导行政办公人员制定终身学习计划,鼓励在线学习,提高自身水平和综合业务能力。在具体的工作中倡导热情服务、主动服务、快捷服务。努力正确处理好对上服务与对下服务的关系,要自觉树立良好的服务观念,同时,要处理好主动服务与被动服务的关系。

3.2 加强行政管理调查研究,提高行政参谋水平

积极协调行政管理与外部协调的关系,维护和树立好部门的整体形象,发挥办公室的作用与协调外部的作用。办公室作为机关办事机构,首要任务是强化内部管理,发挥参谋助手、督促检查、综合协调的作用,同时,也要加强与外部的沟通协调,维护和树立部门的整体形象。紧密联系行政工作的发展全局,借助外部力量,采取联合调研、专题调研的形式,积极开展“大调研”活动,努力做到参得准、谋得高,提高行政管理参谋的水平。

3.3 建立健全行政管理制度,不断提高行政管理效能

规范行政办公室各个岗位的基本业务、工作程序,使行政办公室的各项工作统一纳入工作制度化、标准化的轨道之中,特别是对行政办公室有关文件、会议严格把控,层层审批。进一步明确科室职责和每个岗位的能力席位标准,着力强化贯彻执行意识、能力意识和岗位责任意识。积极努力加强和改进目标管理、干部考核和行政问责工作。建立健全责任体系和建设行政办公的长效机制,不断推进干部队伍执行能力建设,力求达到执行能力有提升、本职工作上水平,让服务群众的业务水平见实效。

3.4 强化行政团队意识,注重团队合作与建设

行政办公室的人员分工不同,职责也各有差异。在组织机构中要不断地强化团队的协作能力。保证行政办公室整体的能力提升,最大限度地发挥其潜力,做到多角度、多层次、多方面的沟通协作,取长补短,集思广益,让工作质量和效能得到双重提升。

3.5 坚持人才引进,打造复合型人才队伍

解决好组织行政管理效能低下的问题,关键在于人才的培养。打造可持续发展的复合型人才队伍成为大势所趋。不断地加强人才导向的综合能力,为行政管理工作注入新鲜的活力。构建完善的人才培训机制,立足工作单位的实际情况,提升办公室行政管理工作人员分析问题和解决问题的能力。办公室行政工作人员要不断地转变自身的思想观念。行政办公室工作集文件处理和运转、信息传递、内部交流和监督于一体,具有较强的综合服务特质,对于组织机构具有较强的工作意义,对组织的前进与发展、工作效能的提升都起到积极的作用。

3.6 加強行政管理工作的信息化建设

在信息化时代,组织机构加强信息化建设,不断将自己的技术优势转化为行政管理优势,努力实现行政管理减负的目标。强化信息安全管理机制,做到内部事务内网,外部事物外网。借助信息化时代优化行政管理系统,完善各项功能,将自身的软件需求积极反馈给供货商。营造出更加人性化的工作环境,让行政管理工作人员在这样的工作环境下能够发挥自己的主观能动性,从而更好地为组织机构服务。

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