基于内控视角的经济合同管理问题探讨

2020-09-24 03:11:33 中小企业管理与科技·上旬刊 2020年8期

张艳茹

【摘  要】经济合同是高校与社会关联的重要纽带。随着国家对教育事业的重视,学校的教育经费投入逐渐增加,以学校为主体签订的经济合同数量和金额每年呈大幅度递增的趋势。规范民办高校经济合同内控管理、防范高校经济合同法律风险、维护民办高校教育经费投入对于民办高校而言,有着举足轻重的意义。论文以X民办大学为例,分析民办高校经济合同管理存在的问题以及出现该问题的原因,并提出相应解决对策。

【Abstract】Economic contract is an important link between universities and society. With China's emphasis on the cause of education, the investment of education funds in universities is increasing gradually, and the number and amount of economic contract signed by the universities as the main body are greatly increasing year by year. For private universities, standardizing the internal control management of economic contract of private universities, preventing the legal risks of economic contract of universities, and maintaining the investment of education funds of private universities are of decisive significance. Taking X private university as an example, this paper analyzes the problems existing in the economic contract management of private universities and the reasons for the occurrence of the problems, and puts forward the corresponding solving countermeasures.

【关键词】民办高校;内部控制;经济合同;现状;举措

【Keywords】private universities; internal control; economic contract; status quo; measures

【中图分类号】G647                               【文献标志码】A                                   【文章編号】1673-1069(2020)08-0014-02

1 引言

随着国家对教育事业的重视,民办高校教育经费的投入也越来越多,以学校为主体签订的经济合同金额大幅度增长。本文以X民办大学为例,从学校内部控制视角出发,分析其经济合同管理存在的问题以及对策。

2 高校经济合同概念界定

高校经济合同是以学校为经济主体和另一方自然人、法人以及其他组织等主体本着平等、公平、自愿原则签订的具有法律意义的合同。高校经济合同具体指基本建设合同、采购合同、绿化养护合同、后勤维修合同等,本文所说的经济合同不包括人事合同以及科研合同。

3 民办高校经济合同管理的现状

3.1 经济合同管理人员缺乏法律风险防范意识

任何组织或者主体签订合同均应遵循《中华人民共和国合同法》,但是很多高校意识不到经济合同管理对于学校的重要性,潜意识中认为经济合同只是我方与对方签订的一份书面证明,抱着应付的心态草草签订经济合同,更有甚者认为因我方与对方单位多年来一直有业务往来,出于对对方单位的信任不签订经济合同。民办高校经济合同管理存在的问题对于学校来说会为学校带来巨大的风险。

3.2 经济合同归口管理不明确,缺少合同管理部门

经济合同归口管理就是将不同经济合同按业务类型归属于一个或者两个部门管理,但现在高校经济合同管理的现状是物资采购合同由物资处签订、维修合同由后勤处签订、基建合同由基建处签订、图书馆保洁由图书馆签订、教学楼保洁由教务处签订等。民办高校财务一般是每月由各部门申报经济合同付款计划,待校长审批后统一进行付款,在这种管理模式下,每月财务会接收各个部门送来的付款计划。当某个经济合同出现问题,如合同金额付超、合同发票问题等,产生纠纷时,容易出现互相推卸责任,无法及时、快速解决问题的情况。

3.3 经济合同签订内容不严谨

民办高校合同签订部门对于经济合同的签订不够重视,随意而为。对于经济合同签订的条款、内容不明确、不准确、不进行审核。例如,有些经济合同出现合同的真实业务与合同内容不符,经查证才了解到因为签订合同时未更改合同模板内容,只改变了对方单位名称;有些经济合同对于合同付款方式、日期作了规定,但未考虑到学校申请付款流程复杂,极易到付款日期无法付款等。在这种情况下签订的经济合同容易产生纠纷,导致合同难以履行或者在后续合同执行中造成双方合作不愉快,为学校带来财务风险和经济损失等。

3.4 经济合同预算管控不到位

大部分民办高校的预算管理不完善,民办高校上层领导对预算不够重视,认为自身不是公办学院完全不需要预算管理,着重体现在基建合同、维修合同预算管理方面。在领导眼中学校预算形同虚设,预算金额可以随意调整,预算项目可以随意增加。这造成学校预算管理部门很难对基建、维修等合同进行监管,导致学校预算每年进行多次调整,且学校预算报告与年终决算报告金额出现巨大偏差,增加预算管理部门工作量,使学校本科合格评估、审核评估存在风险。

3.5 相关部门经济合同信息不统一

目前,民办高校还存在一个很严重的问题就是经济合同管理软件不统一,物资处有本部门的经济合同管理软件、基建处有其他的合同管理软件等。学校合同信息无法进行统一,对于经济合同管理而言,合同签订部门无法准确掌握该合同的发票、付款情况,每次付款前还需财务处对每一个合同付款项目进行金额审核,增加财务处工作量的同时,增加了经济合同执行过程中潜在的经济风险,容易出现同一个合同重复付款或者合同金额付超现象。

4 规范民办高校经济合同管理的重要措施

高校要将经济合同管理当作学校内控建设的重点工作,并且经济合同管理是自上而下的过程。要从顶层做起,增强法律意识,提升工作业务能力,营造良好的管理氛围。高校应遵循内部控制的全面性、制衡性、适应性和创新性原则,按照不相容岗位相分离、归口管理、预算控制、会计控制、保护学校财产安全等控制办法,结合学校实际情况,加强对学校经济合同的管理[1]。

4.1 明确经济合同归口管理

按照高校内部控制要求,结合学校实际,将经济合同进行分类,确定经济合同归口部门。归口管理部门负责对对方单位资格审查、合同内容条款审核、经济合同签订等工作,如学校所有的采购业务全部由物资处负责,基建处负责全部的基建、維修类合同等。实现归口管理后,学校可以对合同进行统一管理、统筹安排,明确工作职责、减少主体双方纠纷。

4.2 加强经济合同管理人才队伍建设

经济合同需要专业人员去管理,其是一个专业性较强的工作,涉及会计、审计、建筑、法律等方面的知识,经济合同签订内容需要由具有法律知识的人员审核,经济合同执行完毕后工程验收需要专业人员去现场进行审计验收等[2]。所以各个高校应重视经济合同管理人员招聘,定期组织现有经济合同管理人员参加校内外培训,同时,重视经济合同管理人员思想政治教育,树立合同管理人员爱岗敬业、遵纪守法、清正廉洁的理念,提升民办高校经济合同管理水平。

4.3 加强经济合同管理信息化建设,实现合同信息互传

在当今互联网技术飞速发展的时代,民办高校应加强信息化建设,尤其是经济合同信息化管理建设。各高校要建立属于自己的经济合同管理平台,将从合同会签、挂账、付款到经济合同执行完毕归档等各个环节纳入经济合同管理平台,弃用其他部门的合同管理软件。在经济合同管理平台上给予合同归口部门权限,使从学校各部门申购到归口部门合同会签、合同执行过程进度付款、合同发票开具、执行完毕后各部门对合同进行验收审计到最后学校经济合同归档工作管理都在线上进行。经济合同归口管理部门在签订合同时应对每个合同按照本部门所签订合同的顺序进行编号,以确保经济合同管理平台与纸制合同信息一致,防止合同丢失、重签,方便查阅。财务处按月对财务软件与经济合同管理平台合同已付金额、未付金额进行对账,检查是否存在各个部门已经申请付款,但是财务未付款的情况。

4.4 加强经济合同预算管控,对经济合同实行全过程管理

各民办高校内部控制的首要环节就是预算管理,合理编制经济合同项目预算,在编制预算时要求各归口管理部门在申报预算时精细化编制每一笔经济合同项目预算,严禁随意填报预算金额。在经济合同执行过程中,以预算为抓手对合同实行全方位、全过程管理。在合同执行过程中严格按照其申报的预算执行,确保专款专用,严禁挪作他用。在执行过程中预算项目确需更改预算金额的,按照学校预算变更流程出具审批手续。归口部门要定期对经济合同执行情况形成报告,提交财务处和审计处,财务部门会同审计部门对执行情况提出建设性意见,保证合同项目预算科学合理。

4.5 建立经济合同管理工作绩效奖惩制度

“又要马儿跑得快,又要马儿不吃草”是行不通的,这句话强调的是奖励制度,高校应当建立经济合同管理人员奖惩制度,对合同管理人员业务进行考核。将考核结果作为其年终奖金、个人升职的重要参考依据。对于经常出现低级错误问题(如合同大小写金额错误、金额多写一个“0”)的人员进行严惩,并追究责任;对于认真仔细、创新经济合同管理的人员进行奖励,提高合同管理人员工作的积极性、创新性和主动性。

【参考文献】

【1】王春晖,曹越.内部控制视角下对经济合同管理的思考[J].会计之友,2016(19):87-89.

【2】吴旻昊.基于内部控制视角对高校经济合同管理的思考[J].财会学习,2019(19):255-256.