档案意识植入企业管理中的探讨

2020-09-24 03:11:33 中小企业管理与科技·上旬刊 2020年8期

王素文

【摘  要】论文从一个档案管理者的角度,阐述档案在企业中的作用,从合规管理、档案工作及后备人才培养等方面阐明将档案意识植入企业管理中的重要性,并给出了将档案意识植入企业管理的实操性建议。

【Abstract】From the perspective of an archives manager, this paper expounds the role of archives in enterprises, expounds the importance of implanting the archival consciousness into enterprise management from the aspects of compliance management, archives work and reserve talent training, and gives practical suggestions on implanting the archival consciousness into enterprise management.

【關键词】档案意识;植入;企业管理

【Keywords】archival consciousness; implantation; enterprise management

【中图分类号】F272;G271                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069(2020)08-0032-02

1 引言

档案作为衔接过去和未来的实体存在,有着重要的意义,在档案管理过程中,深深地体会到搞好档案管理对于民族、国家、企业、个人都有好处。档案由于涉及面广,范围大,透过它看到的东西全面而体现价值,特别是现在,大数据时代的到来,分析档案材料中的数据,可以为社会创新发展,企业经营管理提供依据和指导,可以使利用者在档案中获得重要的灵感,擦亮思想的火花。

2 档案的重要性

2.1 为企业生产提供可靠的技术支持

在生产过程中,设备、系统的布置和参数是生产人员必须掌握的知识。在生产、技术改进、设备改造的过程中都要用到,但由于设备系统庞大,设备参数繁多,使得技术人员不能系统地记录这些数据。档案管理系统却可以方便、快捷地为他们提供技术依据。

2.2 为企业管理提供可靠的凭证依据

在企业经营过程中,我们会受到政府、行业规则的大环境影响,企业必须遵章守则,档案便是企业遵章守则的证据,可以帮助企业通过政府、行业相关部门的监督,减少有关行政管理部门对企业的考核。发生法律纠纷时,也可以提供事实证据,保护企业的利益,减轻企业的法律责任。

2.3 为企业文化宣传提供可靠的证据

企业文化宣传是为了维护企业形象,仅靠喊口号,显得过于苍白,有了实物档案和文件的支持,就更加的有说服力,深入人心地宣传企业文化的内涵,展现企业魅力。

3 档案意识植入企业管理的益处

档案用途广,好处多,但是搞好档案管理,积累档案财富却不容易。末端工作的不受重视性以及档案管理人员的匮乏,使得档案管理人员难以介入公司管理过程,甚至因不受重视而阻碍档案管理工作的进行,让企业档案管理工作困难重重。这困难主要集中表现在收集档案上,如何让各岗位人员主动完成归档、乐于归档成了档案管理急需解决的重要问题。宣传归档范围让各岗位人员明了档案的归档范围,明确任务,确实有利于完成档案的收集和整理。但是,还有很多“钉子户”,意识薄弱,不愿干活,要解决这样的问题,怎么办?这就涉及把档案意识植入企业管理的问题。档案意识植入企业管理,就是在制度中规范归档内容,在职责中规定归档责任,在计划中加入归档计划,在考核中完成归档考核,在总结中体现档案价值,一句话,就是每项工作都得想到资料需要归档。下面谈谈把档案意识植入企业管理的好处。

①将档案意识植入企业管理,实际上是一种法律意识的植入。目前国家也正在推行法治建设,新《档案法》第五条明确规定:“ 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务,享有依法利用档案的权利”。第十四条规定:“应当归档的材料,按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有”。由此可见,不归档是违法的。所以,将档案意识植入企业管理,不仅让普通员工依法归档,也让很多领导将档案工作重视起来,依法管档。

②档案意识植入企业管理,有利于促进档案的收集、整理工作,利于档案的保管和利用,提高档案的价值。档案意识植入企业管理,全员提高档案意识,每个人做每一件事情都严格按照归档要求收集材料,使得档案室存储的材料更全面,数据更加准确,就更加能够反映在生产、经营管理中的优点以及缺点。在档案保管和利用中,更加能够保护档案的安全,不丢失,不损坏,保证档案的齐全、完整。档案数据越全面,档案的价值就会更大。

③档案意识植入企业管理,严格归档纪律,有利于企业各项规章制度的落实。谁都想留下自己光辉的历史,所以,抓好档案归档工作,做好记录,就迫使一些不按规章制度办事,徇私舞弊的人,不敢逾越制度的防线,使得企业的规章制度得以落实,保障企业的安全,降低企业的风险。

④档案意识植入企业管理,严肃档案纪律,有利于后备人才的培养。档案归档过程是一个精细的过程,它是一个整理人员重新梳理工作内容的过程,在整理的过程中,工作过程的方方面面都有体现,系统的材料让整理人员看到了工作的全貌,相当于站在山顶往下看,一目了然,更能促进学习,提高整理人员的专业素养。

⑤檔案意识植入企业管理,使得企业职工乐于档案的编研,充分发挥档案的价值。档案意识植入企业管理,使得生产技术人员、管理人员在积累档案的同时深刻了解档案的价值,乐于分析档案的数据,并对这些数据分析的结果加以利用,对于一个善于开展“批评与自我批评”的、具有进步思想的企业来讲,有着不可估量的价值体现。正确的工作方向、正确的工作方法、正确的决策,都能使我们的企业越来越强大。

4 将档案意识植入企业管理的方法

4.1 提高档案管理人员的素质

档案意识植入企业管理,要求档案管理人员素质的提高。档案管理是一项技术专业,这是无可厚非的,它涵盖企业运营所需要接触的各种专业、各方各面的能力。这就要求档案管理人员的知识面要扩展,不断地学习、进步,以应对档案管理过程中的各种问题。

4.2 档案意识植入企业管理,必须得到领导的支持

不论是档案宣传,还是培训,或者组织活动,都与单位领导的思想导向密切相关。与领导达成共识,和领导一起利用档案,把企业搞活,把气氛搞活,让领导看到实际效益,有利于得到领导的支持。合理的管理方法,合理的生产要求,都会促进职工生产劳动的积极性。把档案意识也植入领导的管理中,方能取得更好的效果。

4.3 档案意识植入企业管理,必须依赖档案管理制度的健全和严格的执行

没有约束永远不会走在一条恰到好处的路上,所以必须严格执行档案管理制度,照章办事,照章考核。只有这样,才能让各岗位人员意识到归档是一项必须完成的任务,是责任,也是义务。要想不被追究责任,就必须照章办事,促进各岗位人员对各种制度的学习和理解,提高制度执行力,促进企业管理。档案管理与企业管理相辅相成。

4.4 档案意识植入企业管理,必须强化四种人的档案意识

领导者、档案形成者、档案管理者、档案利用者的档案意识,都直接影响着档案管理的质量,这四种人的档案意识必须加强。而这四种人,在企业档案管理中的角色也是经常变换的,所以全员的档案意识提高是我们档案意识植入企业管理的重要目标。

4.5 搞好档案宣传工作

意识的植入离不开宣传。利用撰写档案管理、档案作用等方面的文章,利用档案培训、会议等各种机会进行档案宣传,有利于强化各级人员的档案意识。一首小诗,一篇美文,一次发人深思的培训、会议,都能触动人心,强化意识,从而将被动工作变为主动工作。

4.6 档案意识植入企业管理,必须有着足够的信心和责任心

对于各部门归档过程中遇到的问题,要积极地协调、沟通,帮助提出解决的办法,不怕苦,不怕累。严于律已,带动他人,档案管理人员必须从自身做起,用足够的感染力去带动身边的人把档案意识植入日常工作中,也要以饱满的精神、最优的服务去监督、指导他们的归档工作,让各岗位人员感觉到档案收集的必须性。

5 结语

档案管理不仅仅是档案管理者的事情,是涉及每一个岗位、每一位职工的事情。在企业档案管理中,必须提高全员的档案意识,才能真正完成档案积累。档案工作来源于企业,服务于企业,与企业息息相关。所以,档案意识的提高,不仅仅靠领导的管理,也不仅仅靠档案管理人员的宣传,辛劳工作,必须把档案管理植入企业管理中,完成档案积累,才能发挥档案功能,更好地为企业服务。

【参考文献】

【1】王双刚.强化档案意识 发挥档案功能[J].濮阳教育学院学报,2002(03):80.

【2】闫祝英.增强档案意识 发挥档案效益[J].云南档案,2009(11):26.

【3】高鸿雁,刘爽.强化档案意识 确保档案安全[J].兰台内外,2010(03):19.