项目管理在图书馆应用的SWOT分析

2020-09-24 03:11:33 中小企业管理与科技·上旬刊 2020年8期

李楠

【摘  要】论文运用SWOT分析方法,对项目管理在图书馆实践过程中的优势、劣势、机会和威胁进行了分析,阐述了图书馆项目管理的意义,以及图书馆项目管理运行中应注意的相关问题。

【Abstract】This paper uses SWOT analysis method to analyze the strengths, weaknesses, opportunities and threats of project management in the practice process of library, and expounds the significance of library project management, as well as the relevant issues that should be paid attention to in the operation of library project management.

【关键词】项目管理;SWOT;图书馆

【Keywords】project management; SWOT; library

【中图分类号】G251                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069(2020)08-0030-02

1 引言

近年来,政府对公共文化事业的关注和投入力度逐渐加强,公共图书馆更是迎来了发展的春天,同时也面临着相应的机遇和挑战,特别体现在图书馆管理方面,如日益剧增的读者人数、读者信息需求满足度的保障问题、图书馆资源分配等一系列问题。这些问题对图书馆管理提出了更高的要求,为了更好地解决问题,图书馆应从实际出发,引进其他领域中的先进管理理念,如人本管理、危机管理、知识管理等。项目管理正是图书馆人在探索图书馆高效管理模式的实践中所运用到的管理方法。

2 图书馆项目管理概述

图书馆作为一个不断生长的有机体,其活动越来越受文化环境和信息技术环境的影响。项目管理作为一种高效、灵活、柔性的组织管理模式,可广泛应用于图书馆日益丰富和不断变化的各项工作中。

图书馆项目管理的本质是以项目为手段,发挥图书馆人力、物力、资源等诸因素的最大社会效益。不同于传统的职能管理的层级划分和职能分工,项目管理更突出了成果和临时性两个要素。成果即项目活动要有明确的项目目标,临时性则说明项目活动有明确的起止时间。项目活动的实施主体是项目小组或项目团队,其成员根据具体的项目活动临时在全馆各部门人员中组建而成,一旦项目完成,所有项目组成员自动返回到原职能或业务部门。此外,在开展项目工作之前应做好以下几点:首先明确项目负责人的地位,项目负责人应对所要开展的项目工作有足够清晰的认识和全局把控的能力;其次找出项目关键点,即项目活动的节点、难点、转折点、创新点等,组建项目团队;再次是项目审批,开展项目工作,把握项目活动的趋势和方向,实时评估;最后是项目结项,提交项目成果,总结经验与不足。

3 图书馆项目管理的SWOT分析

3.1 SWOT分析在图书馆项目管理中的意义

图书馆项目管理的最终目的在于以项目为手段,充分利用图书馆各种资源以实现最大化的社会效益,让用户与图书馆员达到最大程度的满足。通过对图书馆项目管理进行SWOT分析,使图书馆充分认识到自身的优劣势,认识到自己在大环境中的机会和威胁,不断调整项目管理过程中的策略和方法,保证图书馆能够最大限度地发挥资源优势,实现图书馆项目管理的目标。

3.2 SWOT分析在图书馆项目管理中的应用

3.2.1 优势分析(Strengths分析)

图书馆开展项目管理具有自身独特的优势。图书馆本身具有很强的吸收能力,能够以最快的速度吸收到对自身事业发展有帮助的各种先进理念和技术,这是图书馆创新的一个基石,因此,基于图书馆引进现代先进管理理念的成功经验,可知项目管理同样在图书馆管理创新领域具有用武之地。图书馆的吸收能力及创新氛围是开展项目管理的一大优势。图书馆所有工作的出发点和归宿点都是为了更好地服务读者,读者服务是推动图书馆人不断改革和创新的动力,正是因为有了这种动力,图书馆才会不断推陈出新,探寻更为科学和高效的管理方式,而项目管理正是图书馆追求卓越服务品质的又一实践。

3.2.2 劣势分析(Weaknesses分析)

图书馆在引进项目管理的过程中同样也受到自身相关因素的阻碍。图书馆现行的管理模式主要为层级制,这样等级分明、部门划分明确的管理体制与灵活的项目小组管理方式在协调之间存在着巨大的问题,这也是导致图书馆项目管理工作难以全面开展的主要问题。图书馆员特别是老馆员的管理理念陈旧,习惯了原有的工作方式,不愿意改变,在推行项目管理的过程中老馆员的排斥心理也是一个难点。图书馆工作人員如何协调本职工作与项目工作,有限的资源如何分配、部门间的相互协调与合作如何展开等难题。

3.2.3 机会分析(Opportunities分析)

国家对公共文化事业发展的关注为图书馆发展提供了一个相对宽松的环境,同时也为图书馆事业发展提供了保障。免费开放虽然为图书馆带来新的挑战,但终究是利大于弊。同时国家对图书馆事业发展提供充足的经费保障,使得图书馆在发展过程中能够大展拳脚,免去不必要的后顾之忧。正是在这种宽松的环境下,图书馆的长足发展目标对现有的管理模式提出了更高的要求,更多新的管理理念得以引入,图书馆项目管理应运而生。

3.2.4 威胁分析(Threats分析)

信息产业的发展使得图书馆作为信息机构的绝对优势已不复存在,可供用户选择的信息服务提供者的范围日益扩大,图书馆事业发展面临巨大的挑战和威胁。在这种环境下,图书馆要想更好地发展就必须做出改变。一方面,图书馆应充分发挥自身优势,勇于创新,不断引进先进可行的管理理念和方法来充实图书馆管理体系,正视项目管理中图书馆内部所存在的问题,及时解决,致力于将项目管理理念根植于全馆工作与全体馆员的日常工作之中,使项目管理逐渐成为图书馆的组织文化之一;另一方面,图书馆应正确把握时机,抓住政府加强图书馆建设的机遇,完善图书馆管理模式,增强图书馆竞争能力。

4 图书馆项目管理的意义

4.1 保证质量,节约成本,提高工作效率

项目管理灵活、快速、高效,具有很强的竞争力和可操作性。图书馆的许多项目任务,有重复性和相似性。项目管理具有严密、规范、灵活、强调过程完整、善于总结和保存项目文件等特点,为相似项目的完成提供了参考。项目管理的运行方式改变了层级与职能的界限,建立了灵活多样的柔性组织,为传统的职能划分注入了新鲜元素,这种扁平式的组织结构极大地发挥了图书馆人力、物力等资源的作用,而且目标明确,时间明确,在一定程度上保证了项目成果的质量和效率。

4.2 社会效益的显性化

图书馆项目管理的最大优势在于,它将图书馆所担负的创造社会效益的使命分解为一个个能在有限期限内达到目标任务的项目,使得图书馆所创造的社会效益以一种更为显性的方式体现出来。

4.3 有利于调动馆员的积极性和创新性

项目管理突破了传统管理模式的束缚,每个人在项目中都发挥着重要的作用,员工的积极性和创新性得到了极大的激发。项目管理“扁平化”组织结构强调个人和团队的作用,由于项目团队每个成员的工作范围可能比传统工作方式更广,决策需要更多地依靠自己的判断和团队的智慧,因此,每个成员的作用都得到了加强,发挥了个人的积极性、创新性和潜能。

4.4 推动管理体制的改革

在之前的SWOT分析中也指出图书馆项目管理体制与现行管理模式存在着冲突。图书馆现行的管理模式往往体现管理层的意志,随意性较大,员工的积极性和主动性受到遏制,无法充分发挥,而项目管理正是弥补了图书馆现行管理体制的部分缺陷,打破层级限制、职能限制,为图书馆的高效运作和发展提供了良好的管理环境。

5 结语

项目管理在图书馆的应用为图书馆管理带来了新的活力,同时也产生了一些新的问题,例如,如何协调项目工作和日常工作;如何科学合理地分配项目与项目的资源,项目与职能工作的资源;如何建立科学合理的馆员激励机制和考核机制等,这些问题都需要我们在项目管理運行的实践中去逐渐解决。基于以上问题图书馆在推广项目管理的过程中应当注意:①致力于促进图书馆现有管理体制与项目管理组织模式的相互协调;②图书馆项目管理实施应尽快形成统一的标准体系,规范项目管理工作;③正视项目管理对馆员带来的各种积极影响和负面影响,充分发挥项目管理活动的优势,优化馆员考评体系。

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