网络环境下档案管理工作创新探究

杨柳

摘 要：网络技术的发展与广泛运用，为档案管理提出全新挑战与要求。为切实提升档案管理质效，管理者应顺应时代与社会发展需求，打破以往档案管理模式与理念，创新档案管理工作体系，进而促使档案管理作用得以有效发挥。本文简要阐述了网络背景下档案管理应处理好的关系，分析了网络背景下档案管理工作的改变以及档案管理创新的必要性，并提出网络背景下档案管理工作存在的问题以及可行性策略，以供参考。

关键词：网络环境;档案管理工作;创新

伴随网络时代来临，信息的迅速发展和进步，带动社会产业的不断发展，对社会群体的生活与学习产生直接影响，亦使社会群体工作与学习效率大幅提升，网络不仅为社会群体提供便利的生活方式，亦转变了有关行业领域的管理形式。在网络时代下，档案管理所面对的机遇及挑战并存。在此环境下，以往的档案管理体系已不能满足当代工作需求，急需对其进行创新与完善，档案管理更应适应当前网络工作环境。所以，探究网络环境下的档案管理创新对策具有现实意义。

一、网络背景下档案管理应处理好的关系

1.网络建设和基础工作相互间的关系

档案馆的发展是各项基础工作的重要积累过程，亦是知识与技术的一个积累过程，如若想在一夜间达到信息化是无法实现的。档案信息网络化创建需要与以往工作实行完美融合，基础工作需要网络建设，而网络建设的主要目标是对原有基础工作实行高效合理改造，真正实现管理形式与服务形式的巨大转变。切记不可为了建设网络而建设网络，将网络建设和档案基础工作相脱离。在网络建设过程中，需要将用户需要作为主要导向，将网络建设以及基础工作进行全面充分考虑，做好完善健全的准备工作，特别是实现馆内收藏档案信息资源的网络化与电子化。

2.软件和硬件相互间的关系

网络主要由硬件与软件组成，硬件是网络的身躯，软件是网络的灵魂，硬件是为软件而服务的，而软件则是网络管理以及网络功能实现的中心。在网络建设进程中，要通过对档案相关部门自身特征、网络建设的最终目标、规模与日后发展所选定的软件进行充分了解，随后根据软件架构、功能与设计思路来进行网络建设，全方位考虑。如此才可将软件和硬件达到真正融合，组成完整的网络体系。

3.开放和保护相互间的关系

根据《档案法》发布以来，中国各阶层档案馆正在逐渐走向开放，并且服务范围亦在逐渐扩充。从档案馆收藏答案内容而言，大部分均能够对外开放，网络平台档案信息数据库的对外开放需要与馆内收藏档案实体对外开放维持一致，在国内更需要这样。然而需要重视的是，一部分馆内收藏档案依旧需要保密或者限制人员的特定运用权，设置网络防火墙、数据多层加密以及身份鉴别认证等多种限制，能够提供相应的馆内数据安全保障技术，一部分安全技术尚未达到完善，对一些档案的上网需要谨慎严格把关。故而，需要对现有档案时常、及时的实行鉴定，真正做到需要保密的档案一定要进行保密，需要开放的档案一定要对外开放。总而言之，馆内档案信息的开放使用和保密是对立统一的，在档案管理工作中不但应积极提供各类档案信息为社会各项工作服务，但亦应坚持保密原则。

4.档案信息和区域及广域网的关系

网络建设的主要目标即是为了实现全球信息资源共享，故而，任何档案馆网络均需要成为国家网、广域网以及区域网的一个重要组成部分，均有责任、有义务为世界信息建筑添砖加瓦，这是由现如今网络发展规则以及人们共享效益所决定的。网络如果脱离国家网与国际网络，则会变成信息孤岛，最终走向灭亡。唯有将自身网络与国家网、区域网有效衔接，才可真正实现信息资源共享，真正发挥了网络自身的价值。

二、网络背景下档案管理工作的改变

1.创新性

在网络背景下，档案数据资源涵盖纸质化档案、图形资料、音频资料以及图像资料等。并且，互联网平台中的档案数据借助网络技术实时传输与阅读，为受众应用带来较大便利。而这便要求档案管理紧跟社会发展脚步，按照管理对象的改变，创新管理手段，把信息管理和知识管理充分融合。与此同时，我国传统的档案管理工作模式和理念也得到了改变，档案管理人员不仅需要将信息化思想融入到档案管理工作中，更需要改变传统的档案管理模式，使档案管理工作的数据录入、存储、分离、传输更具时代性、现代性及信息性。

2.便捷性

伴随网络技术发展，民众获得知识和信息愈发便捷，借助网络便可得到所需信息。同时，网络亦为当前档案管理工作提供诸多方便，数字化和信息化的档案数据存储和传播，真正提升了档案管理工作便捷性。具体表现在档案数据的查询、分析、保管和归纳等层面。特别在档案查询方面，传统的档案数据查询，需要管理人员在档案柜中，根据年限、类别对数据进行查询，查询时间长、信息丢失风险大。而在网络环境下，档案管理人员可通过信息化技術，在有限时间内，准确地获取特定的数据信息，降低了档案查询时间。

3.安全性

传统的档案管理工作主要以纸质档案归档、存储、保管为主，在档案安全层面上存在着诸多的或然性因素。很容易受外界不可抗力或人工操作因素的影响，导致关键档案或数据出现丢失、泄漏等问题。然而在网络环境下，档案管理者可将档案文件录入到虚拟网络空间中，用云终端或数据库的形式，保管数据档案，即便实体档案发生损坏、丢失，管理员依旧能够通过数字档案的方式，还原实体档案内容，满足高校的发展需求。

4.协同性

在传统的档案管理工作中，信息录入和数据收集都需要档案管理者独自完成，。工作内容繁重，任务艰巨，且归档时间较长。如果发生突发事件，很容易导致档案数据归档不及时、不准确。然而在网络背景下，管理者可通过信息技术和网络交际平台，与其他部门建立联系，形成协同共助的合作关系，进而使数据收集、传输、录入更加准确、及时、便捷。

三、网络环境下档案管理创新的必要性

1.档案管理创新是社会发展的需求

在互联网背景下，数据信息日益增加，既满足了高校发展和社会进步的需求，更使高校进入了信息化和数字化时代。而档案作为关键的数据资源，逐渐得到了高校的关注和认识，并将其作为高校信息化发展和建设的重要内容。而通过创新高校的档案管理工作，能够有效地使科学技术与档案工作融合起来，为社会发展提供全面、准确而及时的信息资源。从信息时代的发展趋势来分析，在新媒体、大数据、云计算等技术出现以来，我国逐渐步入了信息化时代，海量的数据信息为高校把握教育方向、提升教学质量，提供了条件。而为有效切合时代的发展，高校必须将信息化作为高校教学管理和事务管理的抓手，通过信息化的手段，提升高校的办学质量。而档案管理是高校信息化的核心和关键，是最能推动高校发展的先决力量。所以通过信息化手段创新档案管理工作，能够有效地提升高校的档案管理质量及信息化水平。

2.档案管理创新是自身发展的要求

在网络环境下，档案管理体制和管理内容都发生了深刻的转变，电子档案在归档或立卷的过程中也不再用“卷”作为单位。因为传统的档案立卷的工作要求存在太多的可变性和不确定性，标准也没有得到统一。所以在网络发展的过程中，实体案卷逐渐衍生为能够进行随机存储的电子档案。此外，由于计算机技术能够广泛地应用在高校的档案管理中，能够使档案数据的文件载体和排列组织发生变化，所以加快创新高校的档案管理工作，能够使档案管理和互联网技术更好地契合在一起，推动档案管理工作的长远发展。简而言之，创新档案管理工作可以有效地帮助档案事业适应网络时代所带来的变化和挑战，提升档案管理工作的质量和效率，推动高校的长远发展。

四、网络背景下档案管理工作存在的问题

1.管理理念与网络时代发展水平脱节

如图书档案管理在这方面非常突出。在对于图书管理工作实施一系列评价和比较时，相应评选机制或者指标仅停滞在对于馆藏文献与书籍数量的比较，以此来保障馆内馆藏量。同时，图书馆是为受众群体服务的教育性场所，其管理工作要触及到受众与管理工作者，即提供服务和获得服务两方，但是现如今管理理念却是相应管理工作的执行权由图书馆提供服务的一方独立决定。另外，因我国网络技术与发达国家相比起步较晚，且发展时间较短，相关管理者在经过系统化教育后，对图书馆管理或者运营层面都存有一定传统理念，管理方法与模式较为死板，这一管理理念尽管十分正规，但过于死板的管理理念对档案管理事业的长足发展具有消极影响，亦限制了档案管理的创新与改革。为此管理人员应转变传统的管理理念、开拓进取、积极创新，及时抓住时代发展的脉搏，努力实现管理理论与网络技术的同步共赢。

2.管理人才网络应用素养亟待提升

普遍档案管理者网络应用素养偏低，是导致档案管理整体工作质效降低的关键性因素，该问题主要表现在两个层面：首先，在科技与网络技术持续发展的大环境下，档案管理趋于信息化与数字化方向发展，但对于信息化档案管理人才缺乏引进，导致档案管理团队水平与质量之间降低。其次，在网络技术发展的影响下，档案管理工作在具体创新改革当中存在众多不足与问题，究其原因在于人才结构设计缺乏合理性，激励机制尚不完善，导致档案管理工作者稀缺，人才数量难以满足网络时代档案管理诉求，最终使得档案管理面临诸多困境。

3.档案信息化建设尚未完善

现阶段，基于国内档案信息建设的整体情况而言，多数档案室已落实信息化与数字化的档案建设工作，同时部分电子档案数据建档与整理工作已经充分完成，切实提高了档案管理工作有序性，亦使得档案室管理员工作质效大幅提升，档案管理更为规范与便捷。但是，这其中仍存在众多不足与弊端。一方面，尚未建设统一化的档案信息查询与管理系统，导致无法实现内部各项的对接与联系。同时，部分档案室存在信息化设备设施较为陈旧的情况，导致档案储存年限与有关设备运行时速受到限制，对档案管理体系的有序运行有着不利影响。另一方面，相对于以往纸质档案来说，电子档案仍存在急需解决的问题。如电子档案较易被他人恶性删除、修改与转存利用，尤其是网络连接的状况下更易受到黑客的病毒攻击，从而被其盗取关键档案信息与资料，为档案管理造成安全危害。

五、网络背景下创新档案管理工作的有效对策

1.明确创新性档案管理理念

创新以往档案以数据为基准的管理理念，不再局限于采集文献资料层面。把资料收集型档案管理向导向型与转变，在合理增加馆藏资源的前提下，积极掌握受众现实诉求，为其创建更为便捷的档案资源获取渠道和环境，进而为档案室发展奠定基础。基于网络发展状况，档案室可依托于内部网站构建网络档案室，令受众群体随时随地查阅相关资料。当前，与网络时代的档案管理脱节，这便要求管理者针对不同问题展开具体分析，依托于专业知识转变以往管理理念。在条件允许的状况下，档案管理者可在网页中对于各项资料实施多种分类，同时配以可公开与不可公开，在受众查阅后，档案管理者可对其进行不可下载或不可拷贝等安全保护，呼吁其对于档案资料进行保密性查阅，这有助于对该资料的保护，防止资料外泄，切实提升档案查阅利用率。

2.加大引进复合型人才的力度

在我国科技迅速发展的大环境下，内部档案管理逐渐趋于信息化与数字化发展态势。在此形势下，若想确保档案管理工作质效与水平，必须加大引进复合型人才的力度。具体而言，一方面应对于内部档案管理工作者展开专业化培训，强化内部档案管理工作者信息技术相关知识以及计算机实操能力等层面的培训，令档案管理工作者专业素养得以提高，充分顺应信息化与数字化档案管理工作。另一方面，应引进社会复合型档案管理人才，并建立完善健全的激励制度，使这些人才能够认真负责的完成档案管理工作。同时，还应针对这部分管理人才展开培训工作，在培训后实施专业化考评，所有考评工作全部结束并合格后方可上岗，针对考评不理想或不合格的管理人才展开二次培训，相关培训考评完全合格后准许其上岗工作，令管理人才可切实顺应信息化档案管理的岗位工作任务。除此之外，在实施档案管理当中，应对于信息化档案管理设备设施展开定期检查与维修等工作，强化网络防护，防止档案被不法人士侵权的现象发生，真正提高档案管理水平与质量。

3.完善档案信息化建设

一方面，建立档案信息目录数据库。在落实档案信息化管理的过程当中，首要步骤便是建立与完善档案信息目录，把完整的信息目录录入内部电子系统当中。档案目录作为内部档案管理的基础条件，亦是实施档案信息化管理的前提條件。管理工作者应以制作详细、具体的档案目录为着眼点，使信息化目录支撑档案高效、便捷的查询检索。经过持续完善与健全目录数据库，同时把所有馆内档案数据整合到储存媒介中，经由客户端与网络等介体展开传播，从而为广大受众群体提供更为便利的信息查阅服务。在构建目录数据库时，要以自身特征为依托，建设相对完善和健全的检索框架，可实现分类别的信息检索，从而提升受众检索效率，实现科学化档案管理。另一方面，建设全文数据库。档案应在目录数据库建设且完善后，进一步构建完备的全文数据库，把目录数据库指向的资料全文录入数据库内。如此一来，把档案原文数据实施精益化录入后，使内部整个档案数据库所涵盖的内容更具层次化，亦更为完善。建设全文数据库，不但可便于受众群体引用内部档案资料，而且还可提升档案资料信息关注度，强化馆内特色档案数据的建立，从而真正展现档案数据特色。

综上所述，档案管理在各项发展中发挥着不可代替的作用。在网络背景下，档案管理应牢抓时代发展所带来的机遇，积极创新档案管理工作，明确创新性档案管理理念、完善档案信息化建设、加大引进复合型人才的力度，从而提升档案管理质效。

参考文献：

[1]徐荣丽.数字化视角下高校图书馆档案管理的优化路径[J]. 文化创新比较研究，2020

[2]万伦宇.刍议互联网趋势下图书馆档案信息化管理新路径[J]. 兰台内外，2019

（作者单位：晋中师范高等专科学校）