信息化背景下高职院校人事档案管理工作浅析

2020-10-09 11:05:33 科教导刊·电子版 2020年21期

摘要:2000年,国家档案局首次尝试进行档案信息化建设。2002年,为适应国家信息化建设的需求和推动档案事业的不断发展,国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》。近年来,各省市贯彻国家人事档案的新规定,也出台了的相关文件对信息化建设做出具体要求,人事档案信息化既是信息时代的必然要求,也是防止档案材料弄虚作假的有效手段之一。

关键词:信息化;高职院校;人事档案管理

中图分类号:G717     文献标识码:A

1高职院校人事档案信息化工作现状

(1)重视程度不够。第一,大多数高职院校认为人事档案工作是一项辅助性工作,并非学校发展的重心,一定程度上轻视人事档案信息化工作。第二,大多数高职院校认为人事档案涉及的是教职工个人的历史信息,在当下事业单位实行聘任制的背景下,人事档案的现实意义并不强。第三,意识淡薄,管理滞后,认为人事档案工作只是收管、翻找以及查看资料,并不需要任何技术含量。第四,教职工档案意识欠缺。大多数教职工的档案收集仅限于年度考核、干部履历表、学历学位材料,殊不知奖励、自传、培训、反应科研学术水平等材料均是人事档案的构成部分。

(2)沿用传统管理方式。当前,高职院校人事檔案的保存、提供以及利用仍然主要是实体档案,存在利用效率非常低且处理工作量大的劣势。

(3)系统的人事档案数据库系统匮乏。很多高职院校使用的人事档案管理软件都是自行研发的,主要为教职工的基本人员信息、档案传递、档案目录编辑、重要资料扫描等环节上实现计算机管理,难以满足档案管理信息化和网络化的发展需求。

(4)档案管理人员问题。高职院校档案管理人员大多数是教职工家属、复员军人等,他们年龄结构偏大,知识陈旧,接收新事物能力较慢,难以匹配快速发展与信息技术不断更新的时代需求。同时,高职院校由于自身原因,大量减缩人员编制,很多单位仅有1人为专职档案员,且未兑现专业技术人员待遇,造成个别档案管理人员不能正确认识和评价自身工作,无心专职工作或创新,这些都制约高职院校人事档案工作的发展。

2高职院校人事档案信息化建设的意义

高校人事档案是高校在人事管理活动中形成的,记录和反映教职工个人经历、德才水平及工作表现,以教职工为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录,是高校人事管理工作的重要组成部分。高校人事档案信息化建设有利于人事部门“选用人才”,且能够为领导提供决策支持;有利于人事档案信息的实时更新并保持其准确、完整性;有利于全面提升人事档案管理员的服务水平和工作效率;有利于提高档案人员的业务水平;有利于保护纸质人事档案。

3高职院校人事档案信息化建设的措施与对策

(1)深化对人事档案管理重要性的认识。第一,加强领导和转变观念。作为一项系统化工程,人事档案管理需要协调人事、组织以及多部门共同管理和推进,故人事档案管理必须从加强领导以及优化管理入手。《高等学校档案管理办法》中明确指出高校档案管理工作是学校重要的基础性工作,为了凸显人事档案管理工作的重要性必须将其纳入学校重点工作进行监督考核。第二,加强宣传力度,提高人事档案管理的意识。教职工是人事档案管理工作的提供者、受益者、利用者,是真正意义上的管理人,人事管理部门应该通过多种渠道加大宣传力度,扩大宣传范围,逐步提高全体教职工对人事档案和人事档案管理工作的认识,形成共同参与建立档案、管理档案、使用档案的良好局面。

(2)加速研发人事档案数据库。组织部门应按照国家人事档案管理工作的要求,研发和推广使用通用、可靠、功能齐备的人事档案管理软件。通过将人事档案信息进行数字化处理和形成电子档案,记录人员基本信息、综合表现、诚信记录、专利情况、科研成果、论文发布、干部任免、奖励、工资变动等,把人事信息转换成有价值的人才资源库。

(3)扩大投入,为人事档案信息化建设提供有力的保障。目前,高职院校基本都实现了计算机办公,人事档案配备专人管理,这些都是人事档案信息化建设的重要物质基础。同时还应优化人事档案管理人员的配置,从学历、专业、年龄等多方面选择构建一支高素质的人事档案管理队伍,增加档案管理的人员编制、扩大资金投入,为人事档案信息化配全所需的人、财、物,进一步开发利用档案信息资源,并有效合理利用现有人才做好人事档案信息化的研发、推进工作。

(4)加强安全意识,处理好安全与放开的关系。高职院校人事档案管理是教职工唯一的、完整的“人生轨迹”,在信息化建设过程中,既要充分满足各方对档案利用的需求,在不违法相关档案制度的前提下,适当开发科研、会议等档案范围,利用信息化手段尽可能开发对社会利用量达、利用率高的档案,最大限度的放开人事档案权限,使其发挥最大的社会效益。

4结语

高职院校人事档案工作作为学校基础工作之一,在学校的发展中有着不可替代的重要作用,随着社会经济和信息技术快速发展,高职院校应在适应现代化改革中依托信息化,与时俱进、优化创新,采用先进的现代信息技术开拓创新、转变观念、整合资源,尽早实现高校人事档案信息化,让人事档案管理工作为教职工、学校和社会提供更好的服务,并最终推动高职院校人事档案工作的高效开展和学校的不断发展。

作者简介:郭敏(1986-),女,汉族,四川温江人,西南交通大学公共管理硕士,研究方向:高校人力资源管理。

参考文献

[1]靳一.我国高校档案管理工作研究[D].沈阳:东北大学,2014:29-33.

[2]李竹溪.干部人事档案管理问题及对策研究[D].郑州:郑州大学,2018:26-28.

[3]徐谡.高校人力资源管理[M].北京:清华大学出版社,2016:205-208.