如何做好档案信息资源的开发与利用

2020-10-09 11:05:33 科教导刊·电子版 2020年21期

朱海哲

摘要:信息时代,档案部门必须适应信息社会的发展要求,大力发展档案信息资源,把档案信息进行加工、提取、输出,把蕴藏于档案资源中的有利用价值的信息挖掘出来提供给社会,更好地为社会主义现代化建设服务。

关键词:信息时代;档案;开发利用

中图分类号:G273     文献标识码:A

信息爆炸性增长,信息传递迅速化,手段多样化以及规模全球化,标志着人类社会已经进入了信息时代。在信息时代,档案部门必须把蕴藏于档案资源中的有利用价值的信息挖掘出来提供给社会。档案信息资源的开发利用是通过档案工作者和档案信息的利用者来实现的,因而必须围绕这两个主体来研究。研究好两者的关系是档案工作赖以存在和发展的基础,对于档案事业的发展具有十分重要的意义。

1从档案工作的主体来讲

要开发档案信息资源必须从其特点出发。档案信息具有回塑性、本源性、凭证性三个特点,同时又具有联系性、内向性。所谓联系性是指档案信息在不同的全宗里有联系,并且不同的档案信息在时间、内容上也有联系;所谓内向性是指档案信息常常是供内部参考、研究使用,在一定时间、一定程度上对外公开的特点。因而在开发利用中,想划分档案的开放利用和内控利用的界线,妥善处理两者之间的关系,必须做好以下工作。

(1)做好档案的基础工作。丰富和优化馆藏始终是档案工作建设的根本,也是开发利用档案信息的基础,是满足社会各方面利用的前提条件,档案馆要采取各种措施强化档案的接收、征集工作。要全面系统地调查研究档案信息资源和利用者的要求,特别要突出对经济内容档案的接收,加强经济信息的储备,增强为经济建设服务的能力。另外,还要接收一些有代表性、典型性的基层企业单位档案和著名人物、个人档案。采取多种途径和手段,收集和征集散失在社会上和个人手中有价值的档案资料,使馆藏结构得以优化,储备的信息更加合理,使档案馆藏真正成为社会各方面“利用档案史料的中心”。

(2)建立信息网络系统,实现档案信息资源共享,可以互通互补,快检索,高速传输。21世纪是信息的时代,电脑互联网把全球的人都紧密联系起来,信息的交换更加顺畅便捷。档案作为信息的一種载体,它的利用也面临新的挑战,随着计算机应用的日益普及,档案信息资源的开发利用也将发生根本性变革,设立网站提供浏览就是档案开发利用的一种新形式。我们将大量档案信息资源公布于网上,在网页上建立馆藏全宗介绍、馆藏业务咨询,专门档案介绍等。凭着档案的原始性、真实性、权威性的特点,会吸引大量的读者,也促进档案馆扩大影响。为了便于馆藏检索、事实信息的检索要发展到档案全文检索、摘要检索、数值检索、事实检索等。同时再建立起完整的信息数据库和联机网络标准化、规范化工作,将档案信息资源融合到国家信息系统中去,提高资源共享的水平,才能充分发挥信息网络的辐射作用。在建立健全多层次的信息系统上,即抓好传统手段信息的基础,又加强计算机、缩微、光盘技术的服务。信息利用者能够通过随机、自然浏览找到所需要的信息并将之下载,这种检索一阅览服务于一体的方式将给利用者带来极大的方便。

(3)做好档案信息资源的服务工作。变被动为主动,进行扩大服务,主动提供档案信息,档案信息资源能否发挥作用。过去我们档案部门在这方面做了大量的工作,如接待阅览、编印档案史料、咨询解答、开办展览等,但是都由于档案编目索引工作做得不深不全,对馆藏不清,对档案的熟悉程度不同,开放与内控的档案没有清楚分开,检索工具不全,以及档案的现代化管理水平较低,因而档案信息的开发和利用工作还很不够,所以在信息资源开发和利用上还有许多工作要做。要在传统的利用工作基础上,做到如下几点:一是要改革传统的检索手段,加速档案信息高速公路建设,以自动查索取代手工检索。二是在征集、接收过程中应逐步树立珍品意识,系统、全面意识,面向大众,服务层面应更具开放性和广泛性。三是改革重编轻研的价值取向,提高馆藏开发研究能力,向社会提供直接利用、可读性较强的精品加工产品,以二次、三次文献替代文件汇编。四是大力开展咨询服务、专题服务、跟踪服务。五是大力开发专门档案计算机管理信息系统。祥云县档案局近几年的接待利用者中,大部分是来查阅土地证及婚姻登记证的,手工检索一是太慢,二是由于档案纸张宽大,复印不方便。开发出祥云县土地证存根管理查阅系统,解决了查阅土地证老大难问题,利用者只要说出村名和姓名,只需二分钟就能找到所查土地证,并通过打印机打印出来。六是做好档案利用工作信息反馈的收集和综合分析工作,预测和掌握社会各方面对档案需求动态,做到知己知彼,更好地开发档案信息资源,及时准确、完整地提供利用,才能最大限度发挥作用。

2从档案利用者的主体来讲

档案利用者水平素质的高低,利用档案能力的不同,以及掌握现代科学技术的程度不同,都会直接影响到档案信息资源的利用工作,关系到它的经济效益和社會效益,这就要求档案利用者既要掌握传统的基本检索工具,又要懂得利用先进的科学技术,如计算机等主动进行查索。在浩如大海的信息资源中找到他们所需要的信息,并将其运用到工作中,从而创造出新的经济和社会效益,最终完成档案信息资源的开发利用工作。总之,信息时代,档案信息资源的开发利用工作,在建设有中国特色社会主义市场经济和改革开放的新形势下,变得更加重要和紧迫,我们档案工作者必须必须抓住机遇,研究对策,开拓创新,努力工作,快速推进档案管理现代化信息高速公路接轨,使档案信息资源的开发利用走向四面八方,为社会经济的发展作出更大的贡献。