建筑工程档案信息化管理现状及对策探析

蒙燕

摘 要：近年来，我国经济建设飞速发展，施工企业数量日益增长，在施工过程中会形成大量珍贵的资料，其关系着整个建筑工程的质量，因此，档案管理工作越来越受到重视。本文结合档案信息化管理的现状提出合理的解决措施，希望能够加强建筑工程档案信息化管理。

關键词：建筑工程;档案管理;信息化

建筑工程管理中的一项重要内容即是档案管理，工程建筑各个环节的进度、消耗等都记录在工程档案中，工程档案能够反映整个工程建设的质量。近些年，随着档案资料管理理论的发展与信息化在各个领域的普及，人们开始意识到建筑工程档案信息化管理的重要性。文章通过分析建筑工程档案信息化管理现状及其存在的问题提出建议，希望能促进其发展。

1 建筑工程档案信息化管理的优势及意义

建筑工程档案对于一个建筑工程来说就像是其灵魂一样重要，包括了上级部门审批文件、施工设计方案、项目协议合同书、施工现场地质与环境情况等重要信息，而且多数情况下会包含很多更重要的第三方信息、竣工报告等。同时建筑工程档案还具有一次性特征，即从建筑工程开始实施直至其竣工投入使用的期间里，只有一套相关档案。而传统的手工档案管理容易出现资料丢失、损坏等现象。此外，由于建筑工程档案数量多、类型多、体积大，管理难度极大，使得纸质档案管理模式效率低。由此，如何提升档案管理质量成为了需要重点思考的问题。建筑工程档案的管理必须要有一个安全、方便、可行性高的管理模式使其由手工管理进化为更高级的管理方式，基于此，档案信息化管理逐渐兴起。建筑工程档案信息化管理实现了集中储存、快速检索的功能，而且使用信息化管理对档案原件起到了很大的保护作用，并且还可以防止丢失让各档案资料更加完整与准确。随着经济不断发展，建筑工程的施工数量及其规模也在扩大，对于信息化管理的要求也越发严格，为了不出现建筑工程档案缺失使得在建设环节重新进行分析、测量与勘察，让项目建设周期延长，给城市建设整体部署带来不利影响，加快信息档案建设是当务之急。建筑工程档案信息化管理是档案管理工作迈向现代化建设的必经之路。

2 建筑工程档案信息化管理建设现状及其存在的问题

2.1 缺乏高端科技人员带领，浪费资源精力

档案信息化管理编研的面窄而且难度大，专业性极强，大多数人在学习过程中选择发展道路时很少选择这个方向，这也就使得这方面人才紧缺，企业档案种类繁多，所以档案部门人员要熟知档案专业知识以防混淆档案。很多企业的档案室虽然已经配备了相关的硬件设备，但是其工作人员缺乏相关知识储备，许多工作人员只会一些基于单机的操作和简单的网上操作，不会利用软件或利用效率极低。由于缺乏相关领头人，许多企业的档案信息化建设滞后，出现单位间各自为政的现象，资源的整合在不同区域进行，形成诸多的“信息孤岛”。一些企业盲目的投入人力物力开发相关管理系统，带来不必要的人力物资浪费的同时还降低了整合工作的效率。

2.2 缺乏较强的档案管理意识，工作人员管理力度不足

档案部门工作人员没有意识到建筑工程档案的重要性，而且在一个工程建设中，参与人员众多、岗位流动大，使得责任无法有效落实。当前的档案管理制度尚不完善，很少有专人去管理档案的企业，这就使得很多重要的建筑工程档案无法及时进行整理，不能保证档案的质量与安全，而且信息化档案库允许用户跨地域跨时间访问数据库，容易遭受不法分子远程非法入侵，档案资源泄漏的可能性极大。此外，也有很多单位日常不注重管理，录入资料不全面，遇到检查就临时突击建设，还有一些单位，管理部门对于档案资料不会进行定期检查和反馈，工作人员不负责，从而导致档案信息化管理工作难以有效开展。

2.3 档案信息化程度不高

现如今时代飞速发展，建筑工程建设作为社会基石也在不断进行，但是由于施工企业的档案管理意识不强，再加上一个建筑工程的建造周期较长，档案的收集管理工作很难进行。一方面，企业的档案信息化意识淡薄，现阶段建筑工程档案的管理主要还是纸质文件管理，由人工进行档案的收集、整理和储存工作，信息化水平不高。

3 促进档案信息化管理建设的对策

3.1  转变人才培养模式，统一规划实施

由于一些历史原因，我国在档案管理方面发展起步较晚，人才培养滞后，这就使得档案管理专业的人才十分稀缺。对于档案管理的信息化建设来说，重要的即是人才培养，因此对于档案从业人员，培养过程最好是老带新，培养他们的创新精神、激发工作积极性。此外，企业单位要加强顶层设计、统一规划实施，避免出现各个部门各自为政的情况，在一些公共数据管理方面，可以确定一个总部门进行管理，其他部门需要使用信息时，可以进行申请访问。如果涉及到各部门专属机密数据采集管理，可由相关部门独立管理。

3.2改进管理系统，规范档案管理工作

建筑工程档案管理工作是重中之重，因此，必须有一套相应的规则体系引导管理工作向好的方向发展。在建筑工程档案管理过程中，对信息系统进行升级要有一个具体的周期。因为当前形势下，许多档案管理类软件的适用范围广通用性却不强，数据库类型、数据存储格式等方面差异非常明显。因此需要准确的认识建筑工程档案特征，开发独立、专门的档案信息管理系统，让不同企业、部门间的档案数据信息能够更有效的互动与交流。

3.3 加快档案信息化进程

现如今，信息化遍布各个领域，建筑工程档案由纸质档案向电子化、信息化过渡是必然趋势。为了提升建筑工程档案管理的工作效率，工作人员需要有较强的信息化管理意识，主动将收集到的档案资料转为数据存储起来，将施工过程中录制的视频资料、实地勘察数据、地质资料等存入相关系统，方便日后城市规划、项目改造升级时进行参考。

4 结语

在信息时代背景下，对工程档案建设进行创新的重要内容即是将信息化管理应用到建筑工程档案管理工作中，这对于提高建筑工程档案管理的工作效率、保证档案的质量与安全有着重大意义。加快建筑工程档案信息化管理进程，需要档案部门管理人员增强档案信息化意识、改进管理系统，保证数据的质量与安全，从而加快信息化进程，实现建筑工程档案信息化管理。

参考文献

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