大数字背景下高校档案数字化管理研究

黄林

关键词：高校档案;数字化;管理

随着大数据时代的到来，社会经济的发展对高校档案管理提出了更高的要求，对高校的发展起着非常重要的作用。然而，当前高校档案管理中存在的诸多问题，制约着高校档案管理的进一步发展。

高校档案数字化管理的重要性

有利于管理资源的有效配置。通过建立档案数字资源数据库来存储档案，通过档案管理系统对档案进行管理，通过档案利用平台实现档案的网上利用，这对资源的有效配置非常有利：首先，它减少了人工投入在文件管理方面。传统的档案管理需要档案人员从收集到利用的全过程，以手工为主，而数字化管理模式可以利用计算机技术自动分类、识别、存储，实现在线检索和利用，大大减轻了档案人员的工作量，节约了人力资源。另外，数字化管理模式下的信息存储密度大，可以大大减少文件的存储空间，利用数字档案可以有效避免对原始文件的破坏。

提高高校档案管理效率。进入21世纪后，我国教育改革与发展逐渐呈现出白热化状态。在此背景下，高校必须加大扩招力度，才能获得相应的经济效益和社会效益。随着高校学生人数的不断增加，高校档案信息也越来越接近大数据的性质，相对而言，这将给高校档案管理工作带来很大的挑战。传统的纸质档案管理模式已不能满足档案信息管理的巨大需求。因此，为了实现高校的可持续发展，有必要从加强高校档案管理数字化建设入手，引入现代数字化档案信息管理系统。只有这样，才能提高高校档案管理的效率，有效地完成大数据档案信息的管理任务。因此，高校档案数字化建设对提高高校档案管理效率具有十分现实的意义。

提高高校档案服务质量。通过引进先进的电子信息技术和专业的档案管理软件，可以提高高校档案管理的工作效率，使其从传统的纸质档案管理模式成功地向自动化管理模式转变。这样既可以缩短档案检索时间，又可以提高高校档案馆的服务质量，从而为提高高校档案馆的服务质量案例的开发利用创造了良好的条件。在数字化建设资金的基础上，对现有档案馆工作人员进行专业培训，进一步提高其数字化管理能力，更好地开展高校档案数字化管理。

高校档案管理数字化进程的优化措施

建立现代档案信息管理服务中心。为了在高校档案数字化管理中发挥最有效的作用，真正实现学校档案资源的广泛共享，首要任务是利用先进的网络信息技术，建立专门的档案信息管理服务中心，并加强沟通与交流通过中心与社会机构和其他高校协商，在协商的基础上达成共同目标，完善学校档案信息管理系统，建立统一的数字档案建设标准，提高学校档案信息服务质量。另外，要保证高校档案信息管理服务中心功能的丰富性和多样性，使其能够满足高校可持续发展的需要，进而保证所提供的档案信息服务既能满足不同用户的需求，又能满足不同用户的需求弥补了以往档案信息服务的不足，使用户可以在短时间内通过简单的检索程序获得所需信息。同时，通过互联网，用户还可以实现跨区域、跨空间的文件查询和检索，解决了档案信息利用的诸多问题。目前，这种现代档案信息管理服务模式已被大多数高校所采用，收获效果也十分显著，对推动高校档案管理数字化进程起到了很大的推动作用。

制定档案数字化标准。数字化建设需要相对完善的数字化建设标准来指导，但现行标准的缺失也阻碍了这项工作的进程，因此有必要制定高校档案数字化标准。但制定标准并不容易，需要注意以下几点：一是遵循法律法规和标准。如《中华人民共和国档案法》《电子档案归档管理办法》《档案信息系统运行》等维护标准，音视频文件数字化规范等。第二，多方联动。标准的颁布涉及档案行政管理机构、教育部门、本科或高职院校、科研院所等单位。制定相应标准的前提是要形成有效的各方联动机制，协调各方关系。三是兼顾共性和特点。不同省份的高校和高职院校在办学水平上存在差异，其档案管理工作也有其自身的特点。

配备数字档案设施和设备。数字化设施设备是保证档案数字化进程的必要保障。具体来说，首先是普通办公设备。如计算机、扫描仪、复印机、打印机等;其次是仓库中的常用设备。如恒湿恒温控制系统、智能档案压缩架、防磁柜、除尘器等;第三，购买或自主开发符合高校档案数字化管理实际的档案管理软件，确保档案与档案的有效衔接学校档案系统、OA系统及教务、科研、财务、工程等业务系统，规范电子文件、电子档案管理。重要的电子文件、资料应备份或异地保存，以防风险。四是做好信息服务工作。通过档案利用平台开展档案网上利用，通过网上利用——网上审核，核心在线利用的在线使用流程，为用户提供便捷优质的服务，打破了时间和空间的限制。此外，通过档案网站公开常见问题和信息，主动服务，提高档案用户的获取体验和意识。

综上所述，随着信息技术在我国的全面普及和应用，高校档案管理工作亟待调整和完善。在具体实施过程中，既要大力加强数字档案馆建设，树立正確的数字档案观念，构建完善的数字档案管理体系，建立高水平的档案管理队伍，才能提高高校档案的利用价值，实现数字化档案管理的目标，从而在提升高校档案管理服务水平的基础上，更好地适应时代的需要。

参考文献

[1]李洁.高校档案管理数字化建设探析[J]智库时代，2019（07）：112，114.

[2]葛咏.高校档案管理数字化发展面临的问题及应对措施[J]技术与市场，2019（09）：50-52.