利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力

张金安

摘 要：随着大数据时代的来临，为档案管理工作提供了较好的发展机遇，为使档案管理工作效率得到有效提升，就需要依靠大数据技术来管理档案信息资源，将档案信息管理模式进行优化，使档案信息资源的服务能力增强。本文就综述如何利用大数据来创新档案管理模式，提升其服务能力。

关键词：大数据;档案管理模式;创新;服务能力

档案信息管理工作是一项繁杂的工作，为促进档案信息管理效率提升，就需要对目前应用的档案信息管理方法进行优化，基于大数据技术，将档案信息资源的管理模式进行简化，使档案管理流程更为规范，建立信息管理中心，由此保障管理目标的顺利实现[1]。

1 大数据时代的作用

随着网络通信以及计算机技术的不断发展，信息社会来临，大数据具备的特点包括数据全面、种类繁多（文本、图片、电子图纸、音频、视频等）、信息数据处理速度快[2]。如能在档案管理工作中有效应用大数据技术，档案管理人员自身具备较高的信息技术发展敏感性，能够及时掌握信息技术的发展趋势，那么就可使档案信息资源管理的效果提高。

2 大数据档案管理工作开展的要求

2.1 管理人员需将自身的大数据意识不断提升

在管理档案信息资源的过程中，管理人员需更加重视大数据资源，借助先进的大数据技术来管理档案信息资源，使档案信息资源的载体得到创新，将数据转化工作做好，促使信息资源向数据资源转化，依靠各类工具开展档案信息管理工作，并研究档案信息数据资源，对科学管理方法予以制定，使档案信息资源管理工作的效率不断提升。

2.2 对创新性档案管理体系进行制定

处于大数据信息时代，在管理档案信息资源的过程中，需要对档案信息资源管理体系进行不断创新，通过对先进的管理技术进行应用，使目前应用的网络信息技术管理理念得到更新，在管理工作中有效融入共享以及开放的理念，从而充分发挥大数据信息资源具备的优势。同时在管理方法上，可采用多样化方式，使管理能够达到预期的目的。

2.3 实施数字化管理

随着大数据技术的不断发展，人们对于档案信息资源提出的要求也明显提高。因此档案管理工作中，需要将档案资源具备的数据化水平提高，依靠网络覆盖的模式来管理档案信息资源，通过对智能搜索技术进行应用，由此使资源得到准确快速的检索[3]。在档案信息资源管理的过程中，有效应用图形以及表格等工具，使目前具备的档案数据资源变得更为完善，使档案信息资源的共享效率得以提高。

3 依靠大数据使档案管理模式得到创新、服务能力得以提升的措施

3.1 需在档案管理过程中始终保持大数据思想

在应用大数据技术来管理档案信息资源时，需要在管理工作中有效落实大数据技术，将档案信息资源的监督工作引起重视，将传统的档案信息资源认知进行更新，对数据化管理模式进行建立，依靠大数据来实施档案信息资源管理，并考虑用户自身的具体需求，由此取得更高的用户满意度。除此之外，还需要通过培训，使档案信息资源管理人员的大数据意识得到提升，使其自身能够不断学习，提升自身的专业素养，在档案管理工作中发挥主动性与积极性[4]。

档案管理人员需详细了解大数据的概念、技术和应用方法，对档案信息资源数据库进行建立，将可能对档案管理工作产生不良反应的因素减少，对目前应用的档案资源检索工具进行优化，并对共享系统平台予以建立，做好档案信息资源的安全性保障，防止档案受到破坏。除此之外，档案管理人员还需要对目前应用的档案管理制度进行创新，在档案管理中应用大数据技术，使档案管理方式变得更为完善，做好数字化建设工作，对档案管理理念进行更新，保障档案信息管理的质量。

3.2 健全档案管理体系，将数字资源管理时间延长

目前我国档案管理部门所使用的系统大多存在缺陷或是漏洞，不具备较高的运行效率，在管理档案信息资源的过程中，容易出现效率低下的情况[5]。因此为了提升档案管理工作的效率，就需要对共享管理理念予以应用，将档案信息管理系统进行完善，使档案信息资源管理能够高效开展。在创新管理平台时，需要参照档案信息资源具备的实际情况，来对相应管理措施进行制定，做好档案信息资源的开发、交流以及共享工作，从而使档案信息资源能够更好满足用户需求。在管理不同类型的档案信息时，需要了解档案信息资源的特点，对交互系统进行建立，从而使档案管理后续工作能够顺利开展。

3.3 开展档案与档案信息的双向数字化建设

档案管理工作中，需要开展档案与档案信息的双向数字化建设，严格管理档案信息数据，优化档案信息管理模式。根據存在的具体问题来进行制定措施，更新档案信息资源，做好档案资源备份，避免档案出现丢失。在档案信息资源管理中，应用先进数据处理和数据分析技术，转换文件格式，由此实现数字化管理的效果。为促使用户能够在最短时间内获取需要的档案信息资源，需要不断优化搜索工具，同时为保障用户搜索的资源满足自身需求，就需要做好用户的随机调查工作，有效发挥数据管理体系的作用。目前通过不断总结经验，开展双向数字化建设，可对相对完善的管理体系进行建立，使档案管理工作更为全面有效，符合档案信息资源管理的需求。

4 小结

相较于西方发达国家，我国的大数据技术起步较晚，目前档案信息资源管理过程中应用的管理技术仍较为落实，管理人员大多不具备充足的大数据认知，管理思想较为落后，因此需做好档案管理人员的培训工作，依靠大数据技术使档案信息管理模式得到创新，使档案信息资源的服务水平提高。

[参考文献]

[1]郑海红.医疗保险档案管理与服务能力的提升分析[J].才智，2019，25（08）：225.

[2]马小平.提升人事档案管理公共服务能力研究[J].山西档案，2017，36（02）：62-64.

[3]时静.浅析提升医疗保险档案管理水平和服务能力的具体策略[J].管理观察，2015，11（34）：186-187.

[4]董宇，安小米，白文琳，等.档案资源整合视角下的数字档案资源公共服务能力评价指标构建[J].档案学研究，2015，25（04）：58-63.

[5]黄梦华.如何提升高职院校档案管理工作的服务能力和水平[J].漯河职业技术学院学报，2013，12（03）：186-188.

（作者单位：自然资源部陕西基础地理信息中心，陕西 西安 710054）