事业单位档案管理信息化建设研究

任咏梅

摘 要：随着社会时代的发展，信息化已经成为了各个行业发展的主流，其改变了人们的生活工作和学习。事业单位也必须认识到档案管理的重要性，认识到以往档案管理工作模式已经很难满足当前工作的实际需要，必须根据社会时代的形式来变革。事业单位进行档案管理的时候，必须和信息化结合在一起，这样不但能够永久的保存档案资料，还能够快速的调查相关的资料，切实提高工作的效率，给事业单位更好的发展奠定基础。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

随着社会时代的发展，信息资源不但的增加，事业单位在面临发展机遇的同时也面临着新的挑战，以往的档案管理方式已经无法满足事业单位当前发展的需要，这也给档案管理有效性提高造成了极大影响。事业单位必须认识到档案管理信息化建设的重要，认识到信息化建设对于档案管理的重要，并根据实际情况和需要制定科学有效的档案管理信息化策略，落实相关的工作，希望能够提高档案管理信息化建设的效率，将档案管理的价值和作用真正的发挥出来。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性分析

首先，事业单位做好档案管理信息化建设能够让档案管理工作更加的完善和成熟。以往的档案管理模式往往是纸质档案管理模式，存在的弊端比较多，这也导致了档案管理工作发展需求很難得到满足。档案管理信息化建设能够将以往的纸质档案管理模式转变成为电子档案管理模式，能够降低档案空间占有率，切实提高档案管理工作的效率[1]。其次，事业单位档案管理信息化建设的实现，能够帮助事业单位更好的查找相关的档案信息。以往进行档案管理的时候，资料查找的流程比较的繁琐并且效率比较低下，档案管理信息化实现之后，人们能够通过关键词的输入找到自己所需要的档案内容，不断能够提高档案工作的效率，还能够节约档案查阅的时间，提高信息的精确度。

二、 事业单位档案管理信息化建设存在的主要问题

（一）事业单位不够重视信息化建设

现在很多事业单位并没有真正的认识到做好档案管理对于自身发展的重要性，甚至有些管理人员认为档案管理成果不会给单位发展造成影响，这也导致了事业单位进行档案管理的时候，工作目标没有明确，相关的工作流程不够规范，这也导致了事业单位档案管理的作用和职能很难得到发挥，这种认知上的错误直接导致了事业单位不够重视档案管理信息化建设。事业单位档案管理部门的相关负责人为了节约资金，对于档案管理信息化建设不够重视，投入的人力、资金以及物力资源很难满足档案管理信息化建设的实际需要。

（二）档案信息资源没有得到很好的开发

事业单位档案管理工作开展的时候，信息资源的实际开发程度会直接给档案管理的质量和完整性造成影响。但是，现在很多事业单位进行档案管理的时候，规划不够合理，信息化建设存在较大的问题，这也导致了信息资源开发的时候存在的问题较多[2]。首先，收集信息资源的时候不够全面，相关录入人员只是简单的将纸质档案复制成为电子档案，没有做好验证和调查工作，这也导致了档案信息准确性没有保证，甚至录入的时候，纸质档案出现模糊和破损的情况，管理人员也没有进行调查，将这样的信息录入数据库之后，导致档案信息残缺的情况出现，会导致后续管理问题出现。此外，数据库档案信息存在较多的重复内容，若是没有做好分析和整合，很容易导致信息混乱资料不全的情况出现，会给档案资料的使用造成极大的影响。

（三）档案管理人员本身的专业素养欠缺

事业单位进行档案管理信息化建设的时候，管理人员专业素养较差也给事业单位档案管理信息化的实现造成了极大的影响。比如有些事业单位中，档案管理人员没有很好的掌握信息化手段和信息技术，依旧根据传统的理念开展档案管理工作，这些工作人员操作能力非常有限，很难深层次的对档案进行信息化的管理。此外，还有些信息化管理理念出色的年轻人在上岗前，没有接受上岗培训工作，这也导致了年轻人的信息化建设以及档案管理经验欠缺，在遇到问题的时候，问题解决能力较差，这也给事业单位档案管理信息化建设更好的进行造成了较大的影响。档案管理人员欠缺以及人才培养制度的不健全也直接导致了事业单位进行档案管理信息化建设的时候存在的问题较多，没有人才作为支撑，档案管理信息化建设的水平很难真正的提高。

（四）数据库本身的检索功能比较落后

进行档案管理信息化建设的时候，档案信息往往会存储在计算机中，但是由于硬件设施和软件设施功能受到限制，这也直接导致了档案检索的效率比较低下，若是需要调取相关的人员档案或者是材料，那么很难及时的检索到需要的档案，这也会给其他工作工作效率的提高造成一定的影响。现在进行档案检索的时候，方式主要包含了两种，首先是计算机检索，这对于那些没有很好掌握计算机知识，专业素养较差的管理人员而言，很难快速的进行检索。其次便是人工手动的进行检索，这种方式进行档案查找的时候速度非常慢，信息化建设的实际效果很难真正的提高，并且事业单位进行档案管理的时候还存在软硬件不适应、信息化设备落后的情况，这也直接导致了档案信息检索的时候效率比较低下，这也给事业单位档案管理信息化建设更好的进行造成了较大的影响。

三、 新时期事业单位做好档案管理信息化建设的策略

（一）事业单位必须认识到档案管理信息化建设的重要性

首先，事业单位的管理者必须从单位的建设和发展出发，认识到档案管理工作中将信息化手段运用进去的重要性和作用。其次，必须认识到档案管理工作对于事业单位长远发展的意义，虽然档案管理工作无法直接决定事业单位的收益，但是能够给事业单位发展战略制定和相关活动开展提供依据，和事业单位工作之间的关系非常密切。做好档案管理信息化建设能够在一定程度上提高事业单位的工作效率和质量，这便要求必须根据实际情况和需要来制定档案管理的目标和相关的制度，给信息化建设更好的进行提供制度保证，确保相关领导人员认识到档案管理信息化建设的重要性[3]。此外，还应该加大人力资源、资金资源以及设备方面的投入，推动档案管理信息化建设的进行，给事业单位更好的发展提供制度方面的保证。

（二）做好档案信息化推广平台的建设

事业单位档案管理信息化实现需要各个部门之间更好的配合和参与，进行档案信息推广平台能够帮助事业单位不同部门之间更好的进行交流和沟通，确保档案信息资料真正的准确和完整，给信息化建设更好的进行提供保证。并且，还可以通过信息推广平台来进行人员和活动信息资料的收集，在审核后可以将其录入到数据库中去，形成电子档案，这样档案的真实性和完整性也会有保证，档案利用率也会真正的提高[4]。这个过程中，管理人员必须进行数字管理观念的形成，通过专业信息化的知识进行档案信息推广平台的完善，给事业单位档案管理和档案利用更好的进行提供便利。

（三）重视管理人员培训的强化

首先，在进行档案管理人员招聘和选用的时候，需要重视其专业素养，要求其具备计算机操作能力及信息化管理的意识，要求其档案管理经验比较丰富，在遇到问题的时候，能够独立的处理。其次，事业单位应该组织档案管理人员定期的培训，做好上岗前的培训，确保其管理能力和素质能够满足当前时代发展的需要，整个较快的掌握信息化建设的新技术和方法。最后，需要完善管理团队，发挥年轻员工和老员工的优势，年轻员工新鲜事物接受速度较快，能够弥补老员工信息技术掌握方面的缺陷，老员工的档案管理经验比较丰富，能够将档案管理的相关技巧传授给年轻人员，这样能够提高档案管理队伍的素质和水平。

（四）重视新设备的引进，及时的进行软件系统更新

想要实现事业单位档案管理信息化，便必须有足够的设备，事业单位应该根据档案管理的需要进行计算机设备及软件系统的引进，定期的做好软硬件的维护和升级，确保事业单位档案管理信息化建设能够不断的进步和优化。事业单位还应该关注档案管理的软硬件发展情况，确保设备的先

进[5]。此外，事业单位还应该做好档案信息化的研发和探索，确保信息化建设符合单位的实际需要，在做好档案管理的同时，将档案的作用真正的发挥出来。

结语：

对于事业单位而言，档案管理是非常重要的组成部分，其对于单位发展非常重要。事業单位必须认识到档案管理的重要性，真正的做到与时俱进，做好信息化建设，做好人员的培训和管理，引进新的设备和软件，解决信息化建设中存在的问题，推动事业单位档案管理工作更好的发展。

[参考文献]

[1]孙迎夏.提升事业单位档案管理信息化建设的策略[J].办公室业务，2020（08）：82-83.

[2]杜小龙.提升事业单位档案管理信息化建设的方法研究[J].兰台内外，2020（10）：9-10.

[3]姜玉洁.论互联网+背景下行政事业单位档案管理信息化建设[J].人力资源，2020（02）：77.

[4]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环渤海经济瞭望，2020（01）：97.

[5]杨金明.事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J].办公室业务，2020（01）：150+152.

（作者单位：菏泽市福利彩票销售管理中心，山东 菏泽 274000）