关于做好新形势下行政事业单位办公室管理的几点思考

庞银华

摘 要：行政事业单位办公室兼顾综合事务管理多项职能，是单位的核心和关键部门，本文就如何做好新形势下行政事业单位办公室管理提出相应的对策。

关键词：行政事业单位;办公室;综合管理

从办公室的职能来看，它主要是发挥参谋助手、综合协调、督查督导、服务保障等作用，是行政事业单位体系中一个关键性的桥梁部门，作用发挥的好坏，关系着单位日常运转能否高效、参谋决策能否见效、制度执行能否实效、服务保障能否有成效。在新形势下，提升行政事业单位办公室管理水平，是深化行政体制改革，转变职能、理顺关系、优化结构、提高效能的现实需要。

一、行政事业单位办公室三大特点

（一）综合服务性。主要体现在机关后勤服务保障和加强内部沟通，如搞好后勤接待工作，做好食堂建设和公车管理，加强各部门的联系与对其日常事务的管理。

（二）复杂多样性。主要是结合办公室日常工作，它所涉及的部门、内容多而复杂，如文字材料、文件上传下达、制度印发、综合协调、会务保障、后勤保障、车辆调度等等。

（三）困难琐碎性。办公室行政事务管理存在任务重、工作时间长、突发性等问题，而这些问题也决定了开展办公室行政事务管理的困难和多变性，办公室人员存在经常加班的情况。

二、行政事业单位办公室四大职能

一是参谋助手职能。办公室是行政事业单位一个重要的辅助决策机构，主要是为领导决策提供更多前瞻性、创造性的合理化意见，准确传达上级有关精神，经常深入基层调查研究，把当前出现的新情况、新问题、新矛盾如实反馈给领导，为领导决策提供有价值信息。

二是综合协调职能。办公室行政管理一个最主要的职责是沟通上下，联系各方，协调统筹。发挥办公室牵头抓总作用，处理好各单位各部门问题，形成工作合力。同时要敢于协调，善于协调，当好总调度。通过建立合理化制度，促进工作效率提升。

三是督查督导职能。办公室有一项重要的职责就是确保工作督导督查到位，保障上级部门和本单位领导的重要决策得到快速落实，把上级安排的工作和本单位领导安排的工作任务分解落实到具体部门和具体责任人，同时加强过程督导，及时发现决策实施过程中的各种问题，认真分析原因，采取有力举措，切实把任务执行到位。

四是服务保障职能。这也是行政事务管理工作的重点内容，办公室服务保障工作质量的高低直接关系机关能否正常高效运转，除了做好领导和机关内部服务保障外，还要为广大人民群众做好服务保障工作，如对内做好食堂、办公设备、公车等服务，对外做好便民服务等。

三、办公室行政事务管理工作存在的三大问题

一是行政管理制度还有待完善。虽然为促进经济持续发展，政府机构进行了大量改革，也获得了部分成效，但是单位办公室行政管理体制明显滞后于社会经济体制改革，出现了工作过程中秩序混乱、各个部门岗位职责划分不清等现象，都是由于管理制度不够完善所导致。同时由于管理制度的缺失，使得相关工作人员在工作过程中，出现自由散漫的工作心态，从而严重影响了办公室行政事务管理的正常运行与开展，进而使得行政事务管理工作的效率与质量无法得到有效提升。

二是管理人员素质还有待提升。办公室行政事务有效开展，很大一部分因素取决于办公人员的综合素质，但就当前现状来说，还存在管理人员与工作人员对于行政事务管理工作的重视程度不足、认识不够，办公室管理人员缺乏较高的行政管理水平和综合素质，在专业技能方面存在不足。虽然有的行政事业单位对办公室人员开展了专项技能知识培训与教育，取得了一定的成效，但有的问题依旧存在。根本原因还是管理人员个人工作能力与综合素质过低，无法适应办公室工作的复杂性、困难性、服务性要求。

三是行政管理水平还有待提高。办公室的行政事务较为零散，繁琐，在办公室行政事务管理工作过程中，存在办公人员工作积极性不高，工作处于被动，负面情绪较多，从而对工作过程中所出现的其他问题表现出一种漠视的态度。而出现这种现象的主要原因是由于相关管理者自身管理水平不足，没有通过科学的方法将办公室行政事务管理的各项工作进行协调与沟通，进而使办公室行政事务管理的效率与质量不能得到有效提升。

四、新形势下做好行政事业单位办公室管理三点举措

一是完善行政事务相关管理制度。通过科学合理的手段在办公室行政事务管理的过程中构建完善的规章制度，确保行政事务开展高质高效。一方面要精细岗位职责，通过明确细化岗位职责，杜绝分工模糊现象，做到任务细分到人，责任细化到岗，即使面对办公室日常行政管理复杂、临时交办事情突发的情况也可以从容面对，使得每个管理人员通过定人定岗，充分发挥岗位价值，从而不断提升行政事务办事效率。另一方面要创新制度管理，从管理学角度来看，事业单位的组织结构比较紧密，呈金子塔型，这样的组织方式导致横向沟通不足，无法有效互动。因此要加强管理模式创新，建立使用现代化时代发展需要的扁平式管理模式，加强内部人员信息有效传递，内部机构双向联动。

二是提升行政事务人员素质水平。一方面在办公室人员选拔上严格控制，着重考察人员的专业能力、政治素养，对于最终进入办公室的人员要加大培训力度，主要侧重在政治理论培训、专业技能培训、文字材料功底等方面的教育。另一方面要加强管理人员思想作风建设，提升服务水平和大局观念。无论是在办公室日常事务处理或文字材料撰写方面，都需要发挥勇于钻研、埋头苦干的工作作风。

三是加强行政事务管理模式创新。要不断推进办公室工作科学化、精细化管理。一要提高工作标准，按照局部功能最优化，整体功能最大化的要求，将各项管理标准细化到每一个岗位上，形成工作规范;二要优化工作流程，按照目标明确、环节清晰的要求，不断简化优化工作流程，确保各部门工作衔接有序，互相配合。三要突出智能运用，主动运用新技术、大数据等智能手段，不断提升办公效率，促进办公系统改造提升，做到工作内容全覆盖、工作流程全监督、目标任务全闭环。

五、结束语

通过上文分析，聚焦行政事务管理重点环节，着力解决管理过程中的难点、堵点问题，切实提升行政事务管理效率，真正发挥好行政事业单位办公室在協调领导、部门之间的桥梁纽带作用。

参考文献

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